Duda de pagos a reportar nómina electrónica

Opinión Numera 02 Noviembre 2021

A raíz del Oficio 912416 del 06 de octubre 2021 de la DIAN, ha estado circulando un comunicado sobre la forma como se deben tratar las cesantías y sus intereses. No es un comunicado oficial de la DIAN, es la respuesta a una consulta. En varias ocasiones la DIAN ha afirmado que este tipo de respuestas no oficiales, no constituyen soporte normativo, y no deben ser usadas como referencia porque dependen del criterio del consultor de la DIAN. En consecuencia, recomendamos que este oficio no se use como base para determinar la forma como se reportan los conceptos de nómina electrónica.

Si bien somos un proveedor de software que no puede resolver este tipo de dilemas, ni recomendar cómo realizar el reporte, nuestro Equipo de producto opina que el reporte de nómina electrónica no debe incluir las prestaciones sociales consolidadas en diciembre. La DIAN ha fallado en las definiciones utilizadas en los comunicados y resoluciones generando confusión. Aquí exponemos las razones:

1. Desde el Título de la resolución y el nombre del reporte podemos apreciar que los valores a reportar son los pagados: "RESOLUCIÓN NÚMERO 000013 ( 11 FEB 2021 ) Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica, la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento"
2. En el anexo técnico las descripciones de todos los campos a reportar de prestaciones sociales mencionan que es el pago. Uno de los ejemplos es el campo Cesantías / Pago, que tiene como descripción " Pago de la Cesantía otorgada por Ley" y como Observaciones "Valor Pagado por Cesantías".
3. La resolución menciona la definición de "devengo" como ingresos para el trabajador y los ingresos para un trabajador, por ejemplo de cesantías, son reportados cuando por él cuando el empleador se los consigna (a menos que esté obligado a llevar contabilidad). No es tácito en la resolución que habla de devengo contable, todo lo contrario, realiza su propia definición de devengo (ingresos para el trabajador) que podríamos denominar "laboral".
4. En todo caso, si tocara reportar las prestaciones sociales no consideramos adecuado reportar todos los valores consolidados en diciembre. Tendría que emitir notas de ajuste o eliminación para los meses anteriores que reportó, pues teóricamente no habría reportado el devengo en el mes que corresponde.

De todas formas, es tu empresa quien debe establecer cuando informar a la DIAN, de acuerdo con el concepto de devengo y a la forma como realiza dicho gasto. Ten presente que la resolución no menciona que es un devengo contable. Recomendamos usar el concepto de Devengo definido en la resolución 000013 (ver numeral 18 del artículo 1) que tiene prelación sobre el oficio 912416.

"18.Valor devengado de nómina: Son los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago que hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento, conforme a lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»"

La mejor opción en este momento es esperar un concepto oficial de la DIAN, ya que no hay total claridad sobre este tema. Ahora bien, si tu decisión es transmitir en este momento la nómina electrónica de diciembre, el mejor camino podría ser mantener el modelo que has venido trabajando para transmitir la información en meses anteriores. Es decir, si estás transmitiendo lo pagado o abonado a la cuenta, mantener ese mismo camino y por tanto transmitiría cuando sean pagadas las prestaciones sociales.

De todas formas, si deseas reportar las prestaciones sociales no pagadas en diciembre, Numera pondrá a su disposición el 11 de enero las novedades de prestaciones consolidadas (cesantías, intereses y vacaciones), que deben ser incluídas en las nómina de diciembre. Si tienes alguna duda puedes comentarnos en nomina@esnumera.com

Si ya trasmitiste tu nómina o no vas a esperar concepto de la DIAN y posteriormente tu envío presenta diferencias porque las conclusiones de la DIAN van en otra vía, sería necesario que luego nos solicites crear una Nota de Eliminación y volver a emitir la nómina de diciembre para cualquier corrección que haya lugar.

Materiales de referencia:

Opinión Aliado Facture Opinión Dr Corredor RESOLUCIÓN NÚMERO 000013

Actualización opinión Numera 02 Marzo de 2022

En nuestra opinión anterior recomendamos esperar un concepto emitido por la DIAN que aclarara su posición respecto al Oficio 912416 del 06 de octubre 2021.

A través del concepto 00202208-08 del 31 de enero de 2022 la DIAN ratificó que en el reporte de nómina electrónica se deben incluir todos los devengos de nómina realizados por el empleador (causados), y no sólo los pagos recibidos por el empleado. Hemos observado que gran porcentaje de nuestros clientes manifestaron que no atenderán este concepto en tanto sobrepasa los requerimientos de una legislación mayor (Resoluciones). Por otro lado, tenemos empresas que para la nómina electrónica de marzo desean que se reporte todo lo causado. Finalmente es el contribuyente el responsable de definir los valores a reportar y para ambos casos tenemos solución.

La nómina electrónica desarrollada por Numera, desde septiembre 2021 está parametrizada en función al “espíritu” de la resolución inicial: reportar los valores pagados en el mes. Estamos desarollando una solución que permita con un click indicar si reportará lo causado.

Mientras llegamos a ello, nuestro equipo ajustará la parametrización particular de las empresas que deseen atender los requerimientos del concepto citado. En tal caso, enviar a nomina@esnumera.com un correo con el NIT y el/los nombres de las empresas en las que quiere realizar el cambio. En el mail confirme qué conceptos de nómina desea reportar como devengados en la nómina electrónica de acuerdo a la siguiente lista (o agregar lo que consideren necesario):

• Aporte Salud empresa
• Aporte Pensión empresa
• Prestación social Cesantías
• Prestación social Intereses de Cesantías
• Prestación social Primas
• Prestación social Vacaciones