Helisa
Es un software contable colombiano y que estamos conectando a Numera a través de archivos planos pues no recibe APIS. En este orden de ideas, no podemos integrar todas las funciones de Numera al sistema contable, sino efectuar una importación de datos.
Exportar historia de Helisa
Para exportar toda su historia (registros contables) de Helisa, debe ingresar en el panel principal a Administrador / Movimiento, ingresar las fechas de inicio y fin de los registros que desea exportar y click en continuar y aceptar. Con este archivo puede organizar su archivo de historia contable
Importar datos a Helisa
Helisa permite importar movimientos de contabilidad por medio de archivos planos. Una de la forma más sencilla es trabajando en Excel para organizar la información.
Formato de los archivos planos
Una vez se tengan los archivos se sugiere nombrarlo y guardarlo como: Tipodedocumento_Empresa_fecha.xls, ejemplo: FEV_Consulting_20201212.xls
Las columnas principales para la importación son las siguientes (pueden varias respecto a la parametrización de cada empresa dentro del sistema, por ejemplo si la compañía maneja o no centros de costos).
- TIPO DOC: "Alfabético", corresponde a las siglas de tipo de comprobante que se va a subir. Ejemplo para recaudos corresponde a REC, para facturas FEV, notas crédito NC, Varia de como estén creados en la empresa en Helisa.
- NÚMERO DE DOC: "Numérico", corresponde al número consecutivo del documento que se quiere registrar.
- FECHA: "Fecha" fecha en el formato aaaa/mm/dd, fecha del movimiento, ejemplo fecha de la factura de compra.
- CUENTA: "Numérico", corresponde a la codificación de la cuenta contable según el PUC.
- CONCEPTO: "Alfanumérico", corresponde al mensaje que se quiera poner ejemplo “Factura de venta No 3345”.
- CENTRO DE COSTO: "Numérico", corresponde al centro o centros de costo creados en el sistema.
- VALOR: "Numérico", corresponde al valor en pesos del registro.
- NATURALEZA: "Alfabético", corresponde a la letra D si es un movimiento débito, o, C si es un movimiento crédito.
- IDENTIDAD TERCERO: "Numérico", corresponde al número de identificación del tercero.
- NOMBRE DEL TERCERO: "Alfanumérico", corresponde al nombre del tercero.
- CUENTA BANCARIA: "Numérico", corresponde al número de cuenta corriente donde ingresan los pagos por concepto, se debe validar en algunos casos no es necesaria.
- DOC FUENTE.: "Numérico", corresponde a una referencia guía para cuentas por cobrar o por pagar del documento que se está subiendo.
- CODIGO DEL TERCERO.: "Numérico", corresponde al código que asigna el sistema al crear el tercero.
- BASE.: "Numérico", corresponde a impuestos, se diligencia con la base cuando se genera impuestos.
- CLASE MOVIMIENTO.: "Alfabético", se debe registrar la letra F si es un movimiento local o N si es NIIF.
El archivo debe guardarse como libro de Excel versión 97– 2003
Puntos clave en el formato
- El archivo con el movimiento contable debe ser del mismo mes, no se deben mezclar meses en un mismo archivo.
- Cantidad de decimales recomendada: 2.
- Tener en cuenta que tipo de documento maneja cada empresa, así mismo varían las columnas o datos a ingresar.
- Todas las empresas no manejan centros de costo o tienen diferente identificación.
