Gestión documental
La gestión documental son las técnicas usadas para administrar los documentos de una empresa. Las técnicas definen como se reciben, gestionan y conservan los documentos en corto y largo plazo.
Si bien la gestión documental es la vértebra de las compañías, nos enfrentarnos a que las empresas son muy tímidas a la automatización de dicha gestión. El 90% de las transacciones tienen soporte físico y encontrar un documento cuando se necesita es una odisea.
El mundo empresarial Colombiano está acostumbrado a que el manejo de los documentos es muy complejo. El verdadero impacto recae en un empresario sin control, que no puede tomar desiciones porque la información no está en línea.
En Numera enfrentamos estos problemas a través de filosofía de negocios y tecnología. En esta página te contamos cómo 1.500 usuarios de 600 empresas han transformado la forma en la que gestionan sus documentos, a través de Numera.
Contents
Lineamientos de gestión documental
Los documentos sostienen todas las transacciones de una empresa. No somos ajenos en que se debe cumplir ciertos lineamientos para que el activo más importante de la compañía no estén es riesgo.
Estos lineamientos permiten que el flujo de un documento sea lógico y útil para la empresa. Por ello, hemos construído una herramienta de Gestión Documental que cubre las necesidades de producción, recepción, distribución, organización y conservación de documentos.
Producción
Recepción
La documentación en Numera se recibe a partir de todos los agentes que intervienen en los documentos. Esto es, empleados, proveedores, clientes etc.
Roles
Cada usuario en Numera adquiere un rol cuando se registra en Numera. Al administrador de usuarios le llega un mail para asignar un rol a los usuarios que se registran y con ello se activan los permisos de radicación y demás funciones de Numera.
Una vez asignados los permisos, al nuevo usuario le lega un correo electrónico informando que ya puede utilizar Numera
Radicación
Los usuarios que tienen permisos para radicar ingresan a Numera y hacen el proceso de radicación. Todos los documentos quedan en estado recibido hasta que la compañía los apruebe.
