Numera Wiki - User contributions [en]

Back Office

2025-09-09T17:16:11Z

Tatiana García: /* Validaciones de la Conciliación Automática */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa.
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual".
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto.
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP.
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total débitos de apuntes contables de odoo es igual al valor de líneas de factura multiplicada por la trm del día del documento (aquí se valida internamente que exista la Tasa de cambio para el día, si no existe la auditoría se marcará como mala hasta crear la tasa). (EN DESARROLLO)
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. NA
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian".
* Auditoría 10. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

* Notificación 1. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, vy el valor del campo 'Monto Libre de Impuestos' en la pestaña líneas de factura es superior a 4 UVT, valida e indica cuando no se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa.
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría es opcional.
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP.
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total débitos de apuntes contables de odoo es igual al valor de líneas de factura multiplicada por la trm del día del documento (aquí se valida internamente que exista la Tasa de cambio para el día, si no existe la auditoría se marcará como mala hasta crear la tasa).
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría es opcional.
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple".
* Auditoría 8. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.
* Auditoría 9. Que valida e indica si no se escribió cuenta retención en la fuente, es decir las que empiezan por 135515, en un documento cuyo tercero tiene una posición fiscal que comience por PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA y cuyo nit tiene 9 dígitos que comiencen por 8 ó por 9 (esto es para detectar posiciones fiscales incorrectas). (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar.
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

Nota: Para conciliación por terceros y valores, adicional a lo anterior, también se evalúan las fechas tanto del movimiento a conciliar como de la factura por pagar o por cobrar, de modo que se tome la factura con fecha de emisión menor y más cercana a la fecha del movimiento bancario.

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2025-09-09T17:13:46Z

Tatiana García: /* Validaciones de la Conciliación Automática */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa.
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual".
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto.
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP.
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total débitos de apuntes contables de odoo es igual al valor de líneas de factura multiplicada por la trm del día del documento (aquí se valida internamente que exista la Tasa de cambio para el día, si no existe la auditoría se marcará como mala hasta crear la tasa). (EN DESARROLLO)
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. NA
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian".
* Auditoría 10. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

* Notificación 1. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, vy el valor del campo 'Monto Libre de Impuestos' en la pestaña líneas de factura es superior a 4 UVT, valida e indica cuando no se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa.
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría es opcional.
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP.
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total débitos de apuntes contables de odoo es igual al valor de líneas de factura multiplicada por la trm del día del documento (aquí se valida internamente que exista la Tasa de cambio para el día, si no existe la auditoría se marcará como mala hasta crear la tasa).
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría es opcional.
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple".
* Auditoría 8. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.
* Auditoría 9. Que valida e indica si no se escribió cuenta retención en la fuente, es decir las que empiezan por 135515, en un documento cuyo tercero tiene una posición fiscal que comience por PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA y cuyo nit tiene 9 dígitos que comiencen por 8 ó por 9 (esto es para detectar posiciones fiscales incorrectas). (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"

Nota: Adicional a lo anterior, para conciliación por terceros y valores, también se evalúan las fechas tanto del movimiento a conciliar como de la factura por pagar o por cobrar, de modo que se tome la factura con fecha de emisión menor y más cercana a la fecha del movimiento bancario.

# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar.
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Herramienta de Interpretación de documentos

2025-09-01T23:57:29Z

Tatiana García: /* Activación de beneficio art. 383 */

Es la forma en la que en [[Numera]] hemos empezado a recopilar datos sobre el comportamiento de los documentos, especialmente [[factura de compra]] y [[documento equivalente a factura]], para lograr [[leer los documentos]] sin intervención humana.

=¿Para qué sirve?=
Su meta es interpretar los campos que hacen parte de un [[documento]] radicado en la [[VURV]] y que [[Intellectio]] pretende leer. Cuando decimos interpretar estamos tratando de exponer que con la herramienta esperamos encontrar guias y coincidencias que nos permitan usar el [[raw text]] que entrega [[Textract]] y que son solo datos para convertirlo en información. Hoy interpretamos factura de compra, factura de venta y documento soporte

=¿Cómo lo hace?=
Cuando un [[usuario]] culmina el proceso de [[radicar]], visualiza el [[raw text]], que contiene los datos organizados del [[documento]] extraída por [[Textract]]. [[Intellectio]] pretende leer qué datos contiene el [[documento]] y la convierte en información al categorizarla en [[campos]] como :[[datos]] del [[proveedor]], [[concepto]], [[valor]], [[impuestos]], [[centros de costos]], etc.

Con la [[Herramienta de Interpretación de documentos]] esperamos construir un algoritmo que sea capaz de leer facturas en Colombia. Para que esto pase estamos llenando con [[torque mecánico]] la [[Interpretación máquina]] y la [[Interpretación humano]]

=Interpretación máquina=

Contiene lo que la [[Intellectio]] pudo extraer y categorizar de la información del [[documento]] sin ningún cambio respecto de los datos del [[raw text]]. La interpretación máquina, además, aprende de experiencias en otras facturas interpretadas y mejoras generales a [[Intellectio]] para utilizar información pasada que aumente la confiabilidad de los [[registros contables]] que se generarán.

=[[Interpretación humano]]=

Permite que un humano corrija la información generada por la interpretación máquina. El objetivo es darle elementos de aprendizaje a [[Intellectio]] para estandarizar la información y llevar a la [[contabilidad]] los registros con calidad.

==Aprobación de Documentos==

Esta tarea se hace posterior a verificar que todos los campos habilitados para registrar la información del documento a radicar, tanto en el campo '''''Interpretación máquina''''' con la información que se visualiza en el [[raw text]] del documento cargado y que la '''''Interpretación humano''''' estén debidamente diligenciados y con la información que se visualiza en el [[documento]] cargado.

===Forma de lectura de [[documentos de compra]]===

Las validaciones que hacen los humanos y la máquina en el proceso de aprobación de documentos incluyen:

#Documentos sin Nit o Razón social (Aplica para FC, FV y DS)
## Cuando un documento viene sin NIT se envía al NIT 222222222 (9 números 2)
## Cuando viene sin razón social la razón social es CUANTIAS MENORES
## Cuando el documento es un formulario de impuestos de vehículos o predial, que son los únicos formularios interpretables, y no indica el Nit, este se busca en base de terceros de Numera de acuerdo a la razón social.
#Revisiones generales:
##Los campos de la interpretación máquina son fiel copia de toda la línea copiada del raw text, y no de un extracto de la línea.
##No deben haber campos vacíos en la interpretación que estén disponibles en la factura.
##Facturas con saldos anteriores: Si el saldo es negativo (a favor del comprador) no se interpreta como un concepto ni se homologa porque esos saldos normalmente son pagos en exceso de facturas anteriores que el cliente ya tiene en su contabilidad y que pueden dar lugar a que el valor a pagar en la factura que se está interpretando sea negativo y cause error. Si el saldo es positivo (a favor del vendedor), este saldo no se interpreta ni homologa porque la factura anterior ya está contabilizada, sumando en el valor a pagar al proveedor.
##[[Reembolso de caja]]: Cada factura de compra debe radicarse como documento de compra el documento donde se relaciona el cobro de estos documentos, como un tipo de documento "Reembolso".
##Los adjuntos que incluyen varios [[documentos de compra]] son rechazados ya que la [[radicación]] debe ser uno a uno.
#Ciudad donde se prestó el servicio en compras (Aplica para FC, DEF y DS)
##Cuando en alguna parte del concepto se especifica la ciudad donde se prestó el servicio, esta es la que se debe tomar.
##En caso de que no se especifique la ciudad en alguna parte del concepto, se tomará la ciudad del Vendedor (en los DS el vendedor es el mismo beneficiario del pago).
##Cuando no se encuentra ciudad en el concepto y en los datos del vendedor tampoco está reportada, se debe tomar la ciudad del comprador. En FC y DEF el comprador es la misma empresa que radica. En FV, el comprador es el tercero, del documento.
##Para el caso de facturas de servicios públicos domiciliarios la ciudad a tomar siempre debe ser la del comprador a menos que se detalle algo diferente en el concepto.
#Ciudad donde se prestó el servicio en ventas (Aplica para Facturas de Venta - FV)
##La ciudad deberá ser tomada de los datos del comprador. En FV, el comprador es el tercero, del documento.
##Cuando no se encuentra ciudad en los datos del comprador, se debe tomar la ciudad del vendedor.
#Número de factura
##En los [[documentos equivalentes a factura]], como los tiquetes de avión, el número de documento o factura será el no. de tiquete o el no. de recibo de máquina registradora.
##En los [[documentos equivalentes a factura]], como los extractos de leasing, el número de documento o factura será el no. de estado de cuenta.
##El número de documento de las pólizas de seguros es el número de recibo de pago, o referencia de pago, o el número de certificado; en el entendido que la póliza mantiene el mismo número en varios recibos de pago.
##El no. de factura es el que esté después de la denominación "factura de venta", "recibo", "tiquete", etc; incluyendo el prefijo.
##Si un documento de compra no especifica el número, no se rechaza por [[Numera]], en "humano" se interpreta la fecha del documento como número de factura.
##En los Documentos Soporte Dian, el número del documento estará conformado por: número interno (si lo tiene) espacio fecha del documento espacio valor total del documento. Ej: 016 17022022 200000
#CUFE
##Este campo es de obligatorio diligenciamiento para documentos del tipo 'Factura de compra' y 'Factura de venta'
##Si el Cufe es completamente legible al ojo humano y no fue leído por el Raw Text se puede copiar y pegar directamente del documento en el lado humano. Si es legible pero no es posible copiarlo, se debe colocar la expresión 'Cufe ilegible' y procesar con normalidad.
##Cuando el Cufe no es leído por el Raw Text y no es posible leerlo con ojo humano, se debe colocar la expresión 'Cufe ilegible' en el campo Cufe y rechazar la interpretación.
##Si un doc. no tiene Cufe aunque si tenga código QR, se debe rechazar.
#Fecha
##Si un documento de compra no detalla la fecha en el soporte, no es rechazado por [[Numera]], interpretamos como "humano" que la fecha es la del día que se radicó el documento, sin embargo el campo fecha en "máquina" queda vacío. El usuario decidirá si esa factura se rechaza en su estado de radicación.
##Si el documento de compra detalla una fecha futura o que no ha pasado, no es rechazado por [[Numera]], interpretamos como "humano" que la fecha es la del día que se radicó el documento y el campo fecha en "máquina" queda vacío.
#Fecha de pago
##Si un documento detalla la fecha de vencimiento “A 30, 60 ó 90 días” se debe hacer el cálculo manual y colocar la fecha de vencimiento sumando los días que se indiquen. Ej. si el doc. tiene fecha 01-02-2023 y dice vencimiento a 60 días, la fecha de pago será: 01-04-2023.
##La fecha de pago puede ser identificada por las expresiones: 'fecha de pago', 'fecha límite de pago' o 'fecha de vencimiento' (dd-mm-aa) o (aa-mm-dd).
##Cuando existen dos fechas (fecha límite de pago y fecha de vencimiento), siempre se interpreta la que está más próxima al día actual.
##Si un documento no detalla la fecha de vencimiento, en el lado humano se debe colocar la 'fecha' del documento. El campo 'Fecha de pago' nunca puede quedar vacío.
#NIT
## Los terceros se crean por el NIT o RUT (sin [[dígito de verificación]]), independiente de su nombre, dirección, teléfono u otros datos, por consiguiente, si se cambia algún número en el NIT o RUT, el sistema crea un tercero nuevo. Es de anotar que el campo de NIT no permite ingresar espacios.
##Si es una empresa, contiene 9 dígitos (no incluye Dígito de Verificación).
##Si la información que está en la cuenta de cobro es diferente a la del RUT se rechaza el documento, porque se crearía mal el tercero (esto procede en el caso que el ser humano que interpreta compare aleatoriamente el RUT con la cuenta de cobro, pues la validación de la información está a cargo del usuario cliente)
##En los [[documento soporte]] en adquisición a no obligados a facturar, si bien el documento soporte lo emite el mismo comprador(por ley), la compra se registra con el tercero que vendió el bien o servicio.
##El campo permite de 7 a 10 dígitos para terceros nacionales. Es esencial que un tercero esté marcado como internacional para que permita digitar cualquier tipo de dígitos y número de caracteres
##Cuando en un documento nacional el tercero esté identificado con Nit de 6 dígitos o menos se registrará en cabeza del tercero CUANTIAS MENORES con Nit 222222222 (9 números 2)
#Razón social
##El tercero o proveedor es una "razón social" sólo si el NIT es de una empresa, de lo contrario debería ser el nombre de una persona. Sin embargo, si el proveedor no detalla el nombre, se crea con el nombre comercial que este en la factura, documento equivalente o documento soporte.
##Nuestra comprobación de terceros es por el NIT o el RUT, y los datos adicionales como nombre o dirección del tercero se interpretan tal cual está en la factura. Si hay tildes en los terceros se dejan.
##Las facturas multi-tercero por el momento, asocian al tercero principal de la factura o el que tenga un monto mayor. Por ejemplo, la factura de Codensa + Aseo se asociará el tercero Codensa.
#Dirección
##Si la factura incluye en la dirección el barrio, ciudad, municipio, departamento, entre otros, se incluye en el campo de dirección, de lo contrario se deja vacío.
#Teléfono
##Se deben tomar todos los números que la factura contiene (línea completa)
##El campo permite 20 dígitos, si el [[documento]] tiene números que superen este límite, se toma el primero.
#Conceptos
##Si la factura viene con diferentes conceptos en diferentes líneas, así mismo se detallarán en la interpretación cada uno de los conceptos. Para facturas que tienen más de 10 conceptos se hace una valoración para optar por consolidar en un solo concepto; para optar por esta opción se evalúan diferentes aspectos entre los que se incluyen el tipo de concepto y los impuestos aplicados. Esta autorización es otorgada por un humano.
##El valor del concepto corresponde al valor total de la línea del concepto, antes de cualquier impuesto IVA. Si el valor de la linea de la factura no tiene el valor total antes de IVA, se toma el valor después de IVA. Se debe garantizar que todas las líneas de una misma factura se interpreten de la misma forma, con el valor antes de IVA o todas con el valor incluyendo el IVA.
##En un futuro llevaremos control de unidades. Mientras tanto, las facturas con unidades se diligencian como un valor total.
##La [[propina]] no se crea como un concepto para interpretar, bajo la lógica actual, cuando se despliega el impuesto al consumo aparece el campo de [[propina]] en la interpretación y es allí donde se diligencia. Esta [[propina]] no se homologa, llega a contabilidad como un producto específico sin IVA ni impuestos.
#IVA
## Siempre se debe diligenciar por separado el [[IVA]] y el [[impuesto al consumo]].
##Si el iva viene en la línea de cada concepto (en frente), este impuesto debe ir dentro de cada concepto, así mismo si el iva viene discriminado al final de la factura, este también se coloca al final de la interpretación.
## Si el [[IVA]] viene discriminado en la línea de cada concepto en porcentaje (19% 5% 0%) y en valor unitario, se debe llevar siempre el porcentaje (19% 5% 0%), si no tiene el porcentaje se determina manualmente, en ningún caso tomamos el valor unitario. Si existen conceptos que no tienen [[IVA]], se debe colocar el valor de concepto y en el campo IVA el porcentaje 0%.
## Cuando un documento no tenga [[IVA]], ni impuesto al consumo, ni propina, se debe borrar la información de los campos IVA, Impuesto al consumo, Propina, y se debe seleccionar de la lista de despliegue IMPUESTO "Ninguno".
#Total
##En el campo "total" se debe colocar el valor total que aparezca en la factura. Lo ideal es que sea el valor después del IVA, pero antes de cualquier retención. Sin embargo, si la factura no detalla el valor total antes de retenciones, el total será el que evidencie la factura después de retenciones.
##¿Los decimales se deben separar con coma o punto? Se deben separar con punto (.)

===Validaciones de datos en los [[documentos de compra]]===

====Validaciones de [[Factura de Compra]] o [[Facturas de proveedores]]====

Deben cumplir todas las siguientes características.
* Fecha del documento
* El texto que indique que es "factura electrónica de venta".
* Tener resolución de autorización de facturación de la Dian.
* Tener código CUFE y Código QR, deben existir los dos.
* Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
* Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Consecutivo: Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas electrónicas de venta.
* Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación e iva
* Dirección, ciudad, teléfono

====Validaciones de [[cuenta de cobro]] o [[documento soporte DIAN]]====

Aquí incluimos:
* Documentos de personas naturales (personas como ustedes o yo) que no están obligadas a expedir factura, por Ej, las cuentas de cobro, los recibos de caja por compras y/o transportes, tiquetes de compras y demás.
* Documentos de terceros internacionales que no cumplen con las condiciones de Factura de Compra.
* Documentos de empresas del estado como alcaldías y gobernaciones que facturen conceptos de impuestos. Con excepción de las siguientes empresas que se procesan como DEF:
# SERAMBIENTE,
# SATSUMAX,
# NANIBA,
# MUSAINC,
# AZIONE,
# INMOCAPITAL SAS,
# ELIAS 1 COLOMBIA S.A.S.,
# GALGALA COLOMBIA S.A.S.,
# GESTION DE RIESGO S. A. S,
# HOLOMEDICAL CENTER
# GOMEZ CONSULTORES
# ACONTRIBUT S.A.S.
# ADVANTIS CONSULTORIA GERENCIAL S.A.S
# ALSOLOMA SAS
# ALTALUNA S.A.S.
# ALTO ACCESO SAS
# ARACNIASTUDIOS LTDA
# ARCADIA CAPITAL PARTNERS SAS
# ARIZA SANCHEZ CAROLINA
# AVANTI IMPORTACIONES Y REPRESENTACIONES S A S
# BEATRIZ HELENA LUNA
# BIENCONCRETO SAS
# CADALE S. A. S.
# CERRITO CAPITAL S.A.S
# CHENG & CIA SAS
# CLOUDFOUR TECH SAS
# COMERCIAL SANZEREP S.A.S
# DENTONS CARDENAS & CARDENAS ABOGADOS S.A.S
# DENTONS CARDENAS & CARDENAS ABOGADOS PROPIEDAD INTELECTUAL S.A.S
# EFFICAX GROUP EFX SAS
# FÒS FEMINISTA
# FULL INVESTMENTS SAS
# FUNDACION EL OLIVO NATURAL
# FUNDACION INTERCLUBES
# GOLLY Y CIA SCA
# GONZALEZ AMAYA ABOGADOS SAS
# GRABIT SAS
# GRUPO E 3 SAS
# GRW SECURITIES S.A.S.
# HOMINUM S&E S.A.S
# IMPORTADORA Y COMERCIALIZADORA CHENG SAS
# IND CAPITAL S.A.S.
# INNOVISION LTDA
# INSTITUTO DE EMPRESA COLOMBIA SUCURSAL
# INVERSANCOL SAS
# INVERSIONES DALUCA SAS
# INVERSIONES FALUN SAS
# INVERSIONES JUST GO
# INVERSIONES LEART SAS
# INVERSIONES LUIZA S A
# INVERSIONES MELIOR S.A.S.
# INVERSIONES MOJO CL ES SAS
# INVERSIONES MOJO CL FA S.A.S.
# INVERSIONES PCF SAS
# INVERSIONES SAARA SAS
# INVERSIONES SAMAPI COLOMBIA SAS
# INVERSIONES SH S.A.S
# INVESTIGACION DE MERCADOS INNOVADORES
# ITSC COLOMBIA SAS
# JAECKEL MONTOYA ABOGADOS SAS
# JOSE IGNACIO LUNA
# JPH S A S
# KOKY NEAT S A S
# KUKLI COLOMBIA S.A.S.
# LEMON CONSULTING SAS
# LIVEVOX COLOMBIA S.A.S.
# LSA PRIVATE S A S
# LUNA CORDOVEZ SAS
# LUNGI S.A.S.
# MAJU CAPITAL SAS
# MARIA VICTORIA LUNA
# MASTER PLASTER S.A.S
# MOJO VENTURES SAS
# NBC SEGUROS Y CAPITALIZACION LTDA
# NOVOPAN COLOMBIA S A S
# OPTIMAL SOLUTIONS CONSULTING SAS
# OVAL CONSULTORIA GERENCIAL SAS
# PACHON UJUETA Y CIA S EN C S
# PEDETOU S.A.S.
# POMES S.A.S.
# PROMOTORA VIVENDUM S.A.
# PROSPERIDAD 2080 SAS
# QUADRAS S.A.S.
# QUEVEDO CORPORATION Y CIA S EN C S
# RISK SOLUTIONS SERVICES SAS
# ROMILE S A S
# RUTH CORDOVEZ
# SANTA BARBARA INVESTMENTS SUCURSAL COLOMBIA
# SOCIEDAD TECNICA COLOMBIANA S A S Y PODRA USAR LA ABREVIATURA SOTECOL S A S
# SOMMET SC S.A.S
# SS CONSULTORES S.A.S.
# SUMATORIA SAS
# TORONHILL S.A.S.
# UT AGROSOLUCIONES AMBIENTALES
# VACHARCHENG S A S
# VALENZUELA HOLGUIN SAS
# VENTISQUERO S A S

Cuando un documento tiene los datos del tercero en la firma (parte inferior del documento), pero a la vez de cuantía menor en “Debe a”, tomamos el beneficiario a quien se debe; es decir, cuantía menor y su numero de NIT correspondiente.

Deben cumplir todas las siguientes características.
* Fecha del documento
* Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
* Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación
* Dirección, ciudad, teléfono
* Que el monto en letras sea igual al monto en números.

====Activación de beneficio art. 383====

Posterior a la aprobación de los DS o [[documento soporte DIAN]] se debe evaluar si es necesario activar el beneficio del articulo 383. Se activa sólo si el concepto o la descripción es por HONORARIOS, SERVICIOS, PAGO QUINCENA.

EXCEPCIONES:
* No se activa para ninguno de estos conceptos:
#Compra/venta de bienes o elementos de cualquier tipo
#Arriendos, arrendamientos, alquiler, ni servicio de hospedaje, porque el hospedaje es igual a un arrendamiento.
#Comisiones.
#Acarreos, servicio de transporte.

* No se activa si el tercero es CUANTIAS MENORES o si es un TERCERO INTERNACIONAL

* Tampoco se activa si se encuentra algún texto que diga que bajo la gravedad de juramento SI se tomarán costos o deducciones asociados a las rentas.

Ya NO se requiere que indique que se acoge al art. 383 o si vinculó o no trabajadores a su actividad.

====Validaciones de [[Documento equivalente a factura]]====
* Son únicamente los 13 tipos que están detallados aquí [[Documento equivalente a factura]]
* Documentos de empresas del estado como alcaldías y gobernaciones que facturen conceptos de impuestos.

====Validaciones de Facturas de venta====

Deben cumplir todas las siguientes características.
* El texto que indique que es "factura electrónica de venta".
* Tener resolución de autorización de facturación de la Dian.
* Tener código CUFE o Código QR, cualquiera de los dos es válido.
* Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
* Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Consecutivo: Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas electrónicas de venta.
* Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación e iva
* Dirección, ciudad, teléfono

====Validaciones de Certificados Tributarios====

* Los Certificados Tributarios se puede procesar con valor $0 (cero). NO se pueden rechazar por la causal de tener valor $0 (cero).

==Motivos de rechazo==

¿Cuándo un documento es rechazado por Numera?

1. Cuando se radica un soporte contable en un tipo de documento que no corresponde, y son de naturaleza distinta.

Ejemplo: Radicar una factura de venta con el tipo de documento Factura de compra o viceversa

* excepción: Cuando se radiquen 10 o mas documentos con el tipo de documento que no correspondiente, no se rechaza. Un humano lo modifica.

2. Que un documento interpretable lo radiquen con clave: el principal motivo es porque el documento al tener clave no permite la lectura del [[RAW Text]]. [https://wiki.esnumera.com/wiki/PDF#Quitar_la_clave_a_PDF Ver aquí como quitar la clave a un pdf]

3. En el proceso de validación del rut (que se hace de forma aleatoria) si la información que está en la cuenta de cobro es diferente a la del RUT, se rechaza ya que se crearía mal el tercero.

4. Cuando el documento es ilegible en los campos esenciales como son: CUFE, Nit o Razón social del tercero o en los conceptos o en los valores.

5. Cuando el documento es radicado incompleto, sin las páginas que contienen los datos necesarios para la interpretación.

6. Cuando ya se ha radicado y procesado el mismo documento con otro id.

7. Cuando se radican varios documentos con el mismo id.

8. Si el documento se encuentra a nombre de un tercero diferente a la empresa receptora, con excepción de las facturas de servicios públicos y cobros por concepto de administración que si se interpretan.

Otros links

[[¿Cómo editar en el Wiki?]]

Herramienta de Interpretación de documentos

2025-08-29T20:01:29Z

Tatiana García: /* Activación de beneficio art. 383 */

Es la forma en la que en [[Numera]] hemos empezado a recopilar datos sobre el comportamiento de los documentos, especialmente [[factura de compra]] y [[documento equivalente a factura]], para lograr [[leer los documentos]] sin intervención humana.

=¿Para qué sirve?=
Su meta es interpretar los campos que hacen parte de un [[documento]] radicado en la [[VURV]] y que [[Intellectio]] pretende leer. Cuando decimos interpretar estamos tratando de exponer que con la herramienta esperamos encontrar guias y coincidencias que nos permitan usar el [[raw text]] que entrega [[Textract]] y que son solo datos para convertirlo en información. Hoy interpretamos factura de compra, factura de venta y documento soporte

=¿Cómo lo hace?=
Cuando un [[usuario]] culmina el proceso de [[radicar]], visualiza el [[raw text]], que contiene los datos organizados del [[documento]] extraída por [[Textract]]. [[Intellectio]] pretende leer qué datos contiene el [[documento]] y la convierte en información al categorizarla en [[campos]] como :[[datos]] del [[proveedor]], [[concepto]], [[valor]], [[impuestos]], [[centros de costos]], etc.

Con la [[Herramienta de Interpretación de documentos]] esperamos construir un algoritmo que sea capaz de leer facturas en Colombia. Para que esto pase estamos llenando con [[torque mecánico]] la [[Interpretación máquina]] y la [[Interpretación humano]]

=Interpretación máquina=

Contiene lo que la [[Intellectio]] pudo extraer y categorizar de la información del [[documento]] sin ningún cambio respecto de los datos del [[raw text]]. La interpretación máquina, además, aprende de experiencias en otras facturas interpretadas y mejoras generales a [[Intellectio]] para utilizar información pasada que aumente la confiabilidad de los [[registros contables]] que se generarán.

=[[Interpretación humano]]=

Permite que un humano corrija la información generada por la interpretación máquina. El objetivo es darle elementos de aprendizaje a [[Intellectio]] para estandarizar la información y llevar a la [[contabilidad]] los registros con calidad.

==Aprobación de Documentos==

Esta tarea se hace posterior a verificar que todos los campos habilitados para registrar la información del documento a radicar, tanto en el campo '''''Interpretación máquina''''' con la información que se visualiza en el [[raw text]] del documento cargado y que la '''''Interpretación humano''''' estén debidamente diligenciados y con la información que se visualiza en el [[documento]] cargado.

===Forma de lectura de [[documentos de compra]]===

Las validaciones que hacen los humanos y la máquina en el proceso de aprobación de documentos incluyen:

#Documentos sin Nit o Razón social (Aplica para FC, FV y DS)
## Cuando un documento viene sin NIT se envía al NIT 222222222 (9 números 2)
## Cuando viene sin razón social la razón social es CUANTIAS MENORES
## Cuando el documento es un formulario de impuestos de vehículos o predial, que son los únicos formularios interpretables, y no indica el Nit, este se busca en base de terceros de Numera de acuerdo a la razón social.
#Revisiones generales:
##Los campos de la interpretación máquina son fiel copia de toda la línea copiada del raw text, y no de un extracto de la línea.
##No deben haber campos vacíos en la interpretación que estén disponibles en la factura.
##Facturas con saldos anteriores: Si el saldo es negativo (a favor del comprador) no se interpreta como un concepto ni se homologa porque esos saldos normalmente son pagos en exceso de facturas anteriores que el cliente ya tiene en su contabilidad y que pueden dar lugar a que el valor a pagar en la factura que se está interpretando sea negativo y cause error. Si el saldo es positivo (a favor del vendedor), este saldo no se interpreta ni homologa porque la factura anterior ya está contabilizada, sumando en el valor a pagar al proveedor.
##[[Reembolso de caja]]: Cada factura de compra debe radicarse como documento de compra el documento donde se relaciona el cobro de estos documentos, como un tipo de documento "Reembolso".
##Los adjuntos que incluyen varios [[documentos de compra]] son rechazados ya que la [[radicación]] debe ser uno a uno.
#Ciudad donde se prestó el servicio en compras (Aplica para FC, DEF y DS)
##Cuando en alguna parte del concepto se especifica la ciudad donde se prestó el servicio, esta es la que se debe tomar.
##En caso de que no se especifique la ciudad en alguna parte del concepto, se tomará la ciudad del Vendedor (en los DS el vendedor es el mismo beneficiario del pago).
##Cuando no se encuentra ciudad en el concepto y en los datos del vendedor tampoco está reportada, se debe tomar la ciudad del comprador. En FC y DEF el comprador es la misma empresa que radica. En FV, el comprador es el tercero, del documento.
##Para el caso de facturas de servicios públicos domiciliarios la ciudad a tomar siempre debe ser la del comprador a menos que se detalle algo diferente en el concepto.
#Ciudad donde se prestó el servicio en ventas (Aplica para Facturas de Venta - FV)
##La ciudad deberá ser tomada de los datos del comprador. En FV, el comprador es el tercero, del documento.
##Cuando no se encuentra ciudad en los datos del comprador, se debe tomar la ciudad del vendedor.
#Número de factura
##En los [[documentos equivalentes a factura]], como los tiquetes de avión, el número de documento o factura será el no. de tiquete o el no. de recibo de máquina registradora.
##En los [[documentos equivalentes a factura]], como los extractos de leasing, el número de documento o factura será el no. de estado de cuenta.
##El número de documento de las pólizas de seguros es el número de recibo de pago, o referencia de pago, o el número de certificado; en el entendido que la póliza mantiene el mismo número en varios recibos de pago.
##El no. de factura es el que esté después de la denominación "factura de venta", "recibo", "tiquete", etc; incluyendo el prefijo.
##Si un documento de compra no especifica el número, no se rechaza por [[Numera]], en "humano" se interpreta la fecha del documento como número de factura.
##En los Documentos Soporte Dian, el número del documento estará conformado por: número interno (si lo tiene) espacio fecha del documento espacio valor total del documento. Ej: 016 17022022 200000
#CUFE
##Este campo es de obligatorio diligenciamiento para documentos del tipo 'Factura de compra' y 'Factura de venta'
##Si el Cufe es completamente legible al ojo humano y no fue leído por el Raw Text se puede copiar y pegar directamente del documento en el lado humano. Si es legible pero no es posible copiarlo, se debe colocar la expresión 'Cufe ilegible' y procesar con normalidad.
##Cuando el Cufe no es leído por el Raw Text y no es posible leerlo con ojo humano, se debe colocar la expresión 'Cufe ilegible' en el campo Cufe y rechazar la interpretación.
##Si un doc. no tiene Cufe aunque si tenga código QR, se debe rechazar.
#Fecha
##Si un documento de compra no detalla la fecha en el soporte, no es rechazado por [[Numera]], interpretamos como "humano" que la fecha es la del día que se radicó el documento, sin embargo el campo fecha en "máquina" queda vacío. El usuario decidirá si esa factura se rechaza en su estado de radicación.
##Si el documento de compra detalla una fecha futura o que no ha pasado, no es rechazado por [[Numera]], interpretamos como "humano" que la fecha es la del día que se radicó el documento y el campo fecha en "máquina" queda vacío.
#Fecha de pago
##Si un documento detalla la fecha de vencimiento “A 30, 60 ó 90 días” se debe hacer el cálculo manual y colocar la fecha de vencimiento sumando los días que se indiquen. Ej. si el doc. tiene fecha 01-02-2023 y dice vencimiento a 60 días, la fecha de pago será: 01-04-2023.
##La fecha de pago puede ser identificada por las expresiones: 'fecha de pago', 'fecha límite de pago' o 'fecha de vencimiento' (dd-mm-aa) o (aa-mm-dd).
##Cuando existen dos fechas (fecha límite de pago y fecha de vencimiento), siempre se interpreta la que está más próxima al día actual.
##Si un documento no detalla la fecha de vencimiento, en el lado humano se debe colocar la 'fecha' del documento. El campo 'Fecha de pago' nunca puede quedar vacío.
#NIT
## Los terceros se crean por el NIT o RUT (sin [[dígito de verificación]]), independiente de su nombre, dirección, teléfono u otros datos, por consiguiente, si se cambia algún número en el NIT o RUT, el sistema crea un tercero nuevo. Es de anotar que el campo de NIT no permite ingresar espacios.
##Si es una empresa, contiene 9 dígitos (no incluye Dígito de Verificación).
##Si la información que está en la cuenta de cobro es diferente a la del RUT se rechaza el documento, porque se crearía mal el tercero (esto procede en el caso que el ser humano que interpreta compare aleatoriamente el RUT con la cuenta de cobro, pues la validación de la información está a cargo del usuario cliente)
##En los [[documento soporte]] en adquisición a no obligados a facturar, si bien el documento soporte lo emite el mismo comprador(por ley), la compra se registra con el tercero que vendió el bien o servicio.
##El campo permite de 7 a 10 dígitos para terceros nacionales. Es esencial que un tercero esté marcado como internacional para que permita digitar cualquier tipo de dígitos y número de caracteres
##Cuando en un documento nacional el tercero esté identificado con Nit de 6 dígitos o menos se registrará en cabeza del tercero CUANTIAS MENORES con Nit 222222222 (9 números 2)
#Razón social
##El tercero o proveedor es una "razón social" sólo si el NIT es de una empresa, de lo contrario debería ser el nombre de una persona. Sin embargo, si el proveedor no detalla el nombre, se crea con el nombre comercial que este en la factura, documento equivalente o documento soporte.
##Nuestra comprobación de terceros es por el NIT o el RUT, y los datos adicionales como nombre o dirección del tercero se interpretan tal cual está en la factura. Si hay tildes en los terceros se dejan.
##Las facturas multi-tercero por el momento, asocian al tercero principal de la factura o el que tenga un monto mayor. Por ejemplo, la factura de Codensa + Aseo se asociará el tercero Codensa.
#Dirección
##Si la factura incluye en la dirección el barrio, ciudad, municipio, departamento, entre otros, se incluye en el campo de dirección, de lo contrario se deja vacío.
#Teléfono
##Se deben tomar todos los números que la factura contiene (línea completa)
##El campo permite 20 dígitos, si el [[documento]] tiene números que superen este límite, se toma el primero.
#Conceptos
##Si la factura viene con diferentes conceptos en diferentes líneas, así mismo se detallarán en la interpretación cada uno de los conceptos. Para facturas que tienen más de 10 conceptos se hace una valoración para optar por consolidar en un solo concepto; para optar por esta opción se evalúan diferentes aspectos entre los que se incluyen el tipo de concepto y los impuestos aplicados. Esta autorización es otorgada por un humano.
##El valor del concepto corresponde al valor total de la línea del concepto, antes de cualquier impuesto IVA. Si el valor de la linea de la factura no tiene el valor total antes de IVA, se toma el valor después de IVA. Se debe garantizar que todas las líneas de una misma factura se interpreten de la misma forma, con el valor antes de IVA o todas con el valor incluyendo el IVA.
##En un futuro llevaremos control de unidades. Mientras tanto, las facturas con unidades se diligencian como un valor total.
##La [[propina]] no se crea como un concepto para interpretar, bajo la lógica actual, cuando se despliega el impuesto al consumo aparece el campo de [[propina]] en la interpretación y es allí donde se diligencia. Esta [[propina]] no se homologa, llega a contabilidad como un producto específico sin IVA ni impuestos.
#IVA
## Siempre se debe diligenciar por separado el [[IVA]] y el [[impuesto al consumo]].
##Si el iva viene en la línea de cada concepto (en frente), este impuesto debe ir dentro de cada concepto, así mismo si el iva viene discriminado al final de la factura, este también se coloca al final de la interpretación.
## Si el [[IVA]] viene discriminado en la línea de cada concepto en porcentaje (19% 5% 0%) y en valor unitario, se debe llevar siempre el porcentaje (19% 5% 0%), si no tiene el porcentaje se determina manualmente, en ningún caso tomamos el valor unitario. Si existen conceptos que no tienen [[IVA]], se debe colocar el valor de concepto y en el campo IVA el porcentaje 0%.
## Cuando un documento no tenga [[IVA]], ni impuesto al consumo, ni propina, se debe borrar la información de los campos IVA, Impuesto al consumo, Propina, y se debe seleccionar de la lista de despliegue IMPUESTO "Ninguno".
#Total
##En el campo "total" se debe colocar el valor total que aparezca en la factura. Lo ideal es que sea el valor después del IVA, pero antes de cualquier retención. Sin embargo, si la factura no detalla el valor total antes de retenciones, el total será el que evidencie la factura después de retenciones.
##¿Los decimales se deben separar con coma o punto? Se deben separar con punto (.)

===Validaciones de datos en los [[documentos de compra]]===

====Validaciones de [[Factura de Compra]] o [[Facturas de proveedores]]====

Deben cumplir todas las siguientes características.
* Fecha del documento
* El texto que indique que es "factura electrónica de venta".
* Tener resolución de autorización de facturación de la Dian.
* Tener código CUFE y Código QR, deben existir los dos.
* Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
* Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Consecutivo: Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas electrónicas de venta.
* Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación e iva
* Dirección, ciudad, teléfono

====Validaciones de [[cuenta de cobro]] o [[documento soporte DIAN]]====

Aquí incluimos:
* Documentos de personas naturales (personas como ustedes o yo) que no están obligadas a expedir factura, por Ej, las cuentas de cobro, los recibos de caja por compras y/o transportes, tiquetes de compras y demás.
* Documentos de terceros internacionales que no cumplen con las condiciones de Factura de Compra.
* Documentos de empresas del estado como alcaldías y gobernaciones que facturen conceptos de impuestos. Con excepción de las siguientes empresas que se procesan como DEF:
# SERAMBIENTE,
# SATSUMAX,
# NANIBA,
# MUSAINC,
# AZIONE,
# INMOCAPITAL SAS,
# ELIAS 1 COLOMBIA S.A.S.,
# GALGALA COLOMBIA S.A.S.,
# GESTION DE RIESGO S. A. S,
# HOLOMEDICAL CENTER
# GOMEZ CONSULTORES
# ACONTRIBUT S.A.S.
# ADVANTIS CONSULTORIA GERENCIAL S.A.S
# ALSOLOMA SAS
# ALTALUNA S.A.S.
# ALTO ACCESO SAS
# ARACNIASTUDIOS LTDA
# ARCADIA CAPITAL PARTNERS SAS
# ARIZA SANCHEZ CAROLINA
# AVANTI IMPORTACIONES Y REPRESENTACIONES S A S
# BEATRIZ HELENA LUNA
# BIENCONCRETO SAS
# CADALE S. A. S.
# CERRITO CAPITAL S.A.S
# CHENG & CIA SAS
# CLOUDFOUR TECH SAS
# COMERCIAL SANZEREP S.A.S
# DENTONS CARDENAS & CARDENAS ABOGADOS S.A.S
# DENTONS CARDENAS & CARDENAS ABOGADOS PROPIEDAD INTELECTUAL S.A.S
# EFFICAX GROUP EFX SAS
# FÒS FEMINISTA
# FULL INVESTMENTS SAS
# FUNDACION EL OLIVO NATURAL
# FUNDACION INTERCLUBES
# GOLLY Y CIA SCA
# GONZALEZ AMAYA ABOGADOS SAS
# GRABIT SAS
# GRUPO E 3 SAS
# GRW SECURITIES S.A.S.
# HOMINUM S&E S.A.S
# IMPORTADORA Y COMERCIALIZADORA CHENG SAS
# IND CAPITAL S.A.S.
# INNOVISION LTDA
# INSTITUTO DE EMPRESA COLOMBIA SUCURSAL
# INVERSANCOL SAS
# INVERSIONES DALUCA SAS
# INVERSIONES FALUN SAS
# INVERSIONES JUST GO
# INVERSIONES LEART SAS
# INVERSIONES LUIZA S A
# INVERSIONES MELIOR S.A.S.
# INVERSIONES MOJO CL ES SAS
# INVERSIONES MOJO CL FA S.A.S.
# INVERSIONES PCF SAS
# INVERSIONES SAARA SAS
# INVERSIONES SAMAPI COLOMBIA SAS
# INVERSIONES SH S.A.S
# INVESTIGACION DE MERCADOS INNOVADORES
# ITSC COLOMBIA SAS
# JAECKEL MONTOYA ABOGADOS SAS
# JOSE IGNACIO LUNA
# JPH S A S
# KOKY NEAT S A S
# KUKLI COLOMBIA S.A.S.
# LEMON CONSULTING SAS
# LIVEVOX COLOMBIA S.A.S.
# LSA PRIVATE S A S
# LUNA CORDOVEZ SAS
# LUNGI S.A.S.
# MAJU CAPITAL SAS
# MARIA VICTORIA LUNA
# MASTER PLASTER S.A.S
# MOJO VENTURES SAS
# NBC SEGUROS Y CAPITALIZACION LTDA
# NOVOPAN COLOMBIA S A S
# OPTIMAL SOLUTIONS CONSULTING SAS
# OVAL CONSULTORIA GERENCIAL SAS
# PACHON UJUETA Y CIA S EN C S
# PEDETOU S.A.S.
# POMES S.A.S.
# PROMOTORA VIVENDUM S.A.
# PROSPERIDAD 2080 SAS
# QUADRAS S.A.S.
# QUEVEDO CORPORATION Y CIA S EN C S
# RISK SOLUTIONS SERVICES SAS
# ROMILE S A S
# RUTH CORDOVEZ
# SANTA BARBARA INVESTMENTS SUCURSAL COLOMBIA
# SOCIEDAD TECNICA COLOMBIANA S A S Y PODRA USAR LA ABREVIATURA SOTECOL S A S
# SOMMET SC S.A.S
# SS CONSULTORES S.A.S.
# SUMATORIA SAS
# TORONHILL S.A.S.
# UT AGROSOLUCIONES AMBIENTALES
# VACHARCHENG S A S
# VALENZUELA HOLGUIN SAS
# VENTISQUERO S A S

Cuando un documento tiene los datos del tercero en la firma (parte inferior del documento), pero a la vez de cuantía menor en “Debe a”, tomamos el beneficiario a quien se debe; es decir, cuantía menor y su numero de NIT correspondiente.

Deben cumplir todas las siguientes características.
* Fecha del documento
* Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
* Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación
* Dirección, ciudad, teléfono
* Que el monto en letras sea igual al monto en números.

====Activación de beneficio art. 383====

Posterior a la aprobación de los DS o [[documento soporte DIAN]] se debe evaluar si es necesario activar el beneficio del articulo 383. Se activa sólo si el concepto o la descripción es por HONORARIOS, SERVICIOS, PAGO QUINCENA.

EXCEPCIONES:
* No se activa para ninguno de estos conceptos:
#Compra/venta de bienes o elementos de cualquier tipo
#Arriendos, arrendamientos, alquiler, ni servicio de hospedaje, porque el hospedaje es igual a un arrendamiento.
#Comisiones.
#Acarreos, servicio de transporte.

* Tampoco se activa si el tercero es CUANTIAS MENORES o si es un TERCERO INTERNACIONAL

Ya NO se requiere que indique que se acoge al art. 383 o si vinculó o no trabajadores a su actividad.

====Validaciones de [[Documento equivalente a factura]]====
* Son únicamente los 13 tipos que están detallados aquí [[Documento equivalente a factura]]
* Documentos de empresas del estado como alcaldías y gobernaciones que facturen conceptos de impuestos.

====Validaciones de Facturas de venta====

Deben cumplir todas las siguientes características.
* El texto que indique que es "factura electrónica de venta".
* Tener resolución de autorización de facturación de la Dian.
* Tener código CUFE o Código QR, cualquiera de los dos es válido.
* Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
* Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Consecutivo: Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas electrónicas de venta.
* Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación e iva
* Dirección, ciudad, teléfono

====Validaciones de Certificados Tributarios====

* Los Certificados Tributarios se puede procesar con valor $0 (cero). NO se pueden rechazar por la causal de tener valor $0 (cero).

==Motivos de rechazo==

¿Cuándo un documento es rechazado por Numera?

1. Cuando se radica un soporte contable en un tipo de documento que no corresponde, y son de naturaleza distinta.

Ejemplo: Radicar una factura de venta con el tipo de documento Factura de compra o viceversa

* excepción: Cuando se radiquen 10 o mas documentos con el tipo de documento que no correspondiente, no se rechaza. Un humano lo modifica.

2. Que un documento interpretable lo radiquen con clave: el principal motivo es porque el documento al tener clave no permite la lectura del [[RAW Text]]. [https://wiki.esnumera.com/wiki/PDF#Quitar_la_clave_a_PDF Ver aquí como quitar la clave a un pdf]

3. En el proceso de validación del rut (que se hace de forma aleatoria) si la información que está en la cuenta de cobro es diferente a la del RUT, se rechaza ya que se crearía mal el tercero.

4. Cuando el documento es ilegible en los campos esenciales como son: CUFE, Nit o Razón social del tercero o en los conceptos o en los valores.

5. Cuando el documento es radicado incompleto, sin las páginas que contienen los datos necesarios para la interpretación.

6. Cuando ya se ha radicado y procesado el mismo documento con otro id.

7. Cuando se radican varios documentos con el mismo id.

8. Si el documento se encuentra a nombre de un tercero diferente a la empresa receptora, con excepción de las facturas de servicios públicos y cobros por concepto de administración que si se interpretan.

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Back Office

2025-07-14T15:57:47Z

Tatiana García: /* Facturas de Venta */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa.
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual".
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto.
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP.
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total débitos de apuntes contables de odoo es igual al valor de líneas de factura multiplicada por la trm del día del documento (aquí se valida internamente que exista la Tasa de cambio para el día, si no existe la auditoría se marcará como mala hasta crear la tasa). (EN DESARROLLO)
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. NA
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian".
* Auditoría 10. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

* Notificación 1. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, vy el valor del campo 'Monto Libre de Impuestos' en la pestaña líneas de factura es superior a 4 UVT, valida e indica cuando no se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa.
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría es opcional.
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP.
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total débitos de apuntes contables de odoo es igual al valor de líneas de factura multiplicada por la trm del día del documento (aquí se valida internamente que exista la Tasa de cambio para el día, si no existe la auditoría se marcará como mala hasta crear la tasa).
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría es opcional.
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple".
* Auditoría 8. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.
* Auditoría 9. Que valida e indica si no se escribió cuenta retención en la fuente, es decir las que empiezan por 135515, en un documento cuyo tercero tiene una posición fiscal que comience por PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA y cuyo nit tiene 9 dígitos que comiencen por 8 ó por 9 (esto es para detectar posiciones fiscales incorrectas). (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar. (DESARROLLADO CON FRONT EN CONSTRUCCIÓN)
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2025-03-18T20:36:49Z

Tatiana García: /* Documentos de Compras */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa.
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual".
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto.
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP.
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total débitos de apuntes contables de odoo es igual al valor de líneas de factura multiplicada por la trm del día del documento (aquí se valida internamente que exista la Tasa de cambio para el día, si no existe la auditoría se marcará como mala hasta crear la tasa). (EN DESARROLLO)
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. NA
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian".
* Auditoría 10. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

* Notificación 1. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, vy el valor del campo 'Monto Libre de Impuestos' en la pestaña líneas de factura es superior a 4 UVT, valida e indica cuando no se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total débitos de apuntes contables de odoo es igual al valor de líneas de factura multiplicada por la trm del día del documento (aquí se valida internamente que exista la Tasa de cambio para el día, si no existe la auditoría se marcará como mala hasta crear la tasa). (EN DESARROLLO)
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8.Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar. (DESARROLLADO CON FRONT EN CONSTRUCCIÓN)
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2025-03-18T20:34:05Z

Tatiana García: /* Documentos de Compras */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa.
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual".
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto.
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP.
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total débitos de apuntes contables de odoo es igual al valor de la factura en moneda extranjera multiplicada por la trm del día del documento (aquí se valida internamente que exista la Tasa de cambio para el día, si no existe la auditoría se marcará como mala hasta crear la tasa). (EN DESARROLLO)
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. NA
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian".
* Auditoría 10. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

* Notificación 1. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, vy el valor del campo 'Monto Libre de Impuestos' en la pestaña líneas de factura es superior a 4 UVT, valida e indica cuando no se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8.Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar. (DESARROLLADO CON FRONT EN CONSTRUCCIÓN)
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2025-03-17T21:20:45Z

Tatiana García: /* Documentos de Compras */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa.
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual".
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto.
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP.
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
* 6.3 Valida si existe una tasa de cambio para la fecha del documento. (EN DESARROLLO)
* 6.4 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. NA
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian".
* Auditoría 10. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

* Notificación 1. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, vy el valor del campo 'Monto Libre de Impuestos' en la pestaña líneas de factura es superior a 4 UVT, valida e indica cuando no se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8.Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar. (DESARROLLADO CON FRONT EN CONSTRUCCIÓN)
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2025-03-17T21:11:18Z

Tatiana García: /* Documentos de Compras */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa.
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual".
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto.
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP.
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. NA
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian".
* Auditoría 10. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

* Notificación 1. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, vy el valor del campo 'Monto Libre de Impuestos' en la pestaña líneas de factura es superior a 4 UVT, valida e indica cuando no se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8.Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar. (DESARROLLADO CON FRONT EN CONSTRUCCIÓN)
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2024-10-21T21:46:27Z

Tatiana García: /* Documentos de Compras */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto.
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP. (EN DESARROLLO)
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera.
* Auditoría 7. NA
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 10. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

* Notificación 1. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, vy el valor del campo 'Monto Libre de Impuestos' en la pestaña líneas de factura es superior a 4 UVT, valida e indica cuando no se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365. (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8.Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar. (DESARROLLADO CON FRONT EN CONSTRUCCIÓN)
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Herramienta de Interpretación de documentos

2024-10-21T20:40:16Z

Tatiana García: Undo revision 8861 by Tatiana García (talk)

Es la forma en la que en [[Numera]] hemos empezado a recopilar datos sobre el comportamiento de los documentos, especialmente [[factura de compra]] y [[documento equivalente a factura]], para lograr [[leer los documentos]] sin intervención humana.

=¿Para qué sirve?=
Su meta es interpretar los campos que hacen parte de un [[documento]] radicado en la [[VURV]] y que [[Intellectio]] pretende leer. Cuando decimos interpretar estamos tratando de exponer que con la herramienta esperamos encontrar guias y coincidencias que nos permitan usar el [[raw text]] que entrega [[Textract]] y que son solo datos para convertirlo en información. Hoy interpretamos factura de compra, factura de venta y documento soporte

=¿Cómo lo hace?=
Cuando un [[usuario]] culmina el proceso de [[radicar]], visualiza el [[raw text]], que contiene los datos organizados del [[documento]] extraída por [[Textract]]. [[Intellectio]] pretende leer qué datos contiene el [[documento]] y la convierte en información al categorizarla en [[campos]] como :[[datos]] del [[proveedor]], [[concepto]], [[valor]], [[impuestos]], [[centros de costos]], etc.

Con la [[Herramienta de Interpretación de documentos]] esperamos construir un algoritmo que sea capaz de leer facturas en Colombia. Para que esto pase estamos llenando con [[torque mecánico]] la [[Interpretación máquina]] y la [[Interpretación humano]]

=Interpretación máquina=

Contiene lo que la [[Intellectio]] pudo extraer y categorizar de la información del [[documento]] sin ningún cambio respecto de los datos del [[raw text]]. La interpretación máquina, además, aprende de experiencias en otras facturas interpretadas y mejoras generales a [[Intellectio]] para utilizar información pasada que aumente la confiabilidad de los [[registros contables]] que se generarán.

=[[Interpretación humano]]=

Permite que un humano corrija la información generada por la interpretación máquina. El objetivo es darle elementos de aprendizaje a [[Intellectio]] para estandarizar la información y llevar a la [[contabilidad]] los registros con calidad.

==Aprobación de Documentos==

Esta tarea se hace posterior a verificar que todos los campos habilitados para registrar la información del documento a radicar, tanto en el campo '''''Interpretación máquina''''' con la información que se visualiza en el [[raw text]] del documento cargado y que la '''''Interpretación humano''''' estén debidamente diligenciados y con la información que se visualiza en el [[documento]] cargado.

===Forma de lectura de [[documentos de compra]]===

Las validaciones que hacen los humanos y la máquina en el proceso de aprobación de documentos incluyen:

#Documentos sin Nit o Razón social (Aplica para FC, FV y DS)
## Cuando un documento viene sin NIT se envía al NIT 222222222 (9 números 2)
## Cuando viene sin razón social la razón social es CUANTIAS MENORES
## Cuando el documento es un formulario de impuestos de vehículos o predial, que son los únicos formularios interpretables, y no indica el Nit, este se busca en base de terceros de Numera de acuerdo a la razón social.
#Revisiones generales:
##Los campos de la interpretación máquina son fiel copia de toda la línea copiada del raw text, y no de un extracto de la línea.
##No deben haber campos vacíos en la interpretación que estén disponibles en la factura.
##Facturas con saldos anteriores: Si el saldo es negativo (a favor del comprador) no se interpreta como un concepto ni se homologa porque esos saldos normalmente son pagos en exceso de facturas anteriores que el cliente ya tiene en su contabilidad y que pueden dar lugar a que el valor a pagar en la factura que se está interpretando sea negativo y cause error. Si el saldo es positivo (a favor del vendedor), este saldo no se interpreta ni homologa porque la factura anterior ya está contabilizada, sumando en el valor a pagar al proveedor.
##[[Reembolso de caja]]: Cada factura de compra debe radicarse como documento de compra el documento donde se relaciona el cobro de estos documentos, como un tipo de documento "Reembolso".
##Los adjuntos que incluyen varios [[documentos de compra]] son rechazados ya que la [[radicación]] debe ser uno a uno.
#Ciudad donde se prestó el servicio en compras (Aplica para FC, DEF y DS)
##Cuando en alguna parte del concepto se especifica la ciudad donde se prestó el servicio, esta es la que se debe tomar.
##En caso de que no se especifique la ciudad en alguna parte del concepto, se tomará la ciudad del Vendedor (en los DS el vendedor es el mismo beneficiario del pago).
##Cuando no se encuentra ciudad en el concepto y en los datos del vendedor tampoco está reportada, se debe tomar la ciudad del comprador. En FC y DEF el comprador es la misma empresa que radica. En FV, el comprador es el tercero, del documento.
##Para el caso de facturas de servicios públicos domiciliarios la ciudad a tomar siempre debe ser la del comprador a menos que se detalle algo diferente en el concepto.
#Ciudad donde se prestó el servicio en ventas (Aplica para Facturas de Venta - FV)
##La ciudad deberá ser tomada de los datos del comprador. En FV, el comprador es el tercero, del documento.
##Cuando no se encuentra ciudad en los datos del comprador, se debe tomar la ciudad del vendedor.
#Número de factura
##En los [[documentos equivalentes a factura]], como los tiquetes de avión, el número de documento o factura será el no. de tiquete o el no. de recibo de máquina registradora.
##En los [[documentos equivalentes a factura]], como los extractos de leasing, el número de documento o factura será el no. de estado de cuenta.
##El número de documento de las pólizas de seguros es el número de recibo de pago, o referencia de pago, o el número de certificado; en el entendido que la póliza mantiene el mismo número en varios recibos de pago.
##El no. de factura es el que esté después de la denominación "factura de venta", "recibo", "tiquete", etc; incluyendo el prefijo.
##Si un documento de compra no especifica el número, no se rechaza por [[Numera]], en "humano" se interpreta la fecha del documento como número de factura.
##En los Documentos Soporte Dian, el número del documento estará conformado por: número interno (si lo tiene) espacio fecha del documento espacio valor total del documento. Ej: 016 17022022 200000
#CUFE
##Este campo es de obligatorio diligenciamiento para documentos del tipo 'Factura de compra' y 'Factura de venta'
##Si el Cufe es completamente legible al ojo humano y no fue leído por el Raw Text se puede copiar y pegar directamente del documento en el lado humano. Si es legible pero no es posible copiarlo, se debe colocar la expresión 'Cufe ilegible' y procesar con normalidad.
##Cuando el Cufe no es leído por el Raw Text y no es posible leerlo con ojo humano, se debe colocar la expresión 'Cufe ilegible' en el campo Cufe y rechazar la interpretación.
##Si un doc. no tiene Cufe aunque si tenga código QR, se debe rechazar.
#Fecha
##Si un documento de compra no detalla la fecha en el soporte, no es rechazado por [[Numera]], interpretamos como "humano" que la fecha es la del día que se radicó el documento, sin embargo el campo fecha en "máquina" queda vacío. El usuario decidirá si esa factura se rechaza en su estado de radicación.
##Si el documento de compra detalla una fecha futura o que no ha pasado, no es rechazado por [[Numera]], interpretamos como "humano" que la fecha es la del día que se radicó el documento y el campo fecha en "máquina" queda vacío.
#Fecha de pago
##Si un documento detalla la fecha de vencimiento “A 30, 60 ó 90 días” se debe hacer el cálculo manual y colocar la fecha de vencimiento sumando los días que se indiquen. Ej. si el doc. tiene fecha 01-02-2023 y dice vencimiento a 60 días, la fecha de pago será: 01-04-2023.
##La fecha de pago puede ser identificada por las expresiones: 'fecha de pago', 'fecha límite de pago' o 'fecha de vencimiento' (dd-mm-aa) o (aa-mm-dd).
##Cuando existen dos fechas (fecha límite de pago y fecha de vencimiento), siempre se interpreta la que está más próxima al día actual.
##Si un documento no detalla la fecha de vencimiento, en el lado humano se debe colocar la 'fecha' del documento. El campo 'Fecha de pago' nunca puede quedar vacío.
#NIT
## Los terceros se crean por el NIT o RUT (sin [[dígito de verificación]]), independiente de su nombre, dirección, teléfono u otros datos, por consiguiente, si se cambia algún número en el NIT o RUT, el sistema crea un tercero nuevo. Es de anotar que el campo de NIT no permite ingresar espacios.
##Si es una empresa, contiene 9 dígitos (no incluye Dígito de Verificación).
##Si la información que está en la cuenta de cobro es diferente a la del RUT se rechaza el documento, porque se crearía mal el tercero (esto procede en el caso que el ser humano que interpreta compare aleatoriamente el RUT con la cuenta de cobro, pues la validación de la información está a cargo del usuario cliente)
##En los [[documento soporte]] en adquisición a no obligados a facturar, si bien el documento soporte lo emite el mismo comprador(por ley), la compra se registra con el tercero que vendió el bien o servicio.
##El campo permite de 7 a 10 dígitos para terceros nacionales. Es esencial que un tercero esté marcado como internacional para que permita digitar cualquier tipo de dígitos y número de caracteres
##Cuando en un documento nacional el tercero esté identificado con Nit de 6 dígitos o menos se registrará en cabeza del tercero CUANTIAS MENORES con Nit 222222222 (9 números 2)
#Razón social
##El tercero o proveedor es una "razón social" sólo si el NIT es de una empresa, de lo contrario debería ser el nombre de una persona. Sin embargo, si el proveedor no detalla el nombre, se crea con el nombre comercial que este en la factura, documento equivalente o documento soporte.
##Nuestra comprobación de terceros es por el NIT o el RUT, y los datos adicionales como nombre o dirección del tercero se interpretan tal cual está en la factura. Si hay tildes en los terceros se dejan.
##Las facturas multi-tercero por el momento, asocian al tercero principal de la factura o el que tenga un monto mayor. Por ejemplo, la factura de Codensa + Aseo se asociará el tercero Codensa.
#Dirección
##Si la factura incluye en la dirección el barrio, ciudad, municipio, departamento, entre otros, se incluye en el campo de dirección, de lo contrario se deja vacío.
#Teléfono
##Se deben tomar todos los números que la factura contiene (línea completa)
##El campo permite 20 dígitos, si el [[documento]] tiene números que superen este límite, se toma el primero.
#Conceptos
##Si la factura viene con diferentes conceptos en diferentes líneas, así mismo se detallarán en la interpretación cada uno de los conceptos. Para facturas que tienen más de 10 conceptos se hace una valoración para optar por consolidar en un solo concepto; para optar por esta opción se evalúan diferentes aspectos entre los que se incluyen el tipo de concepto y los impuestos aplicados. Esta autorización es otorgada por un humano.
##El valor del concepto corresponde al valor total de la línea del concepto, antes de cualquier impuesto IVA. Si el valor de la linea de la factura no tiene el valor total antes de IVA, se toma el valor después de IVA. Se debe garantizar que todas las líneas de una misma factura se interpreten de la misma forma, con el valor antes de IVA o todas con el valor incluyendo el IVA.
##En un futuro llevaremos control de unidades. Mientras tanto, las facturas con unidades se diligencian como un valor total.
##La [[propina]] no se crea como un concepto para interpretar, bajo la lógica actual, cuando se despliega el impuesto al consumo aparece el campo de [[propina]] en la interpretación y es allí donde se diligencia. Esta [[propina]] no se homologa, llega a contabilidad como un producto específico sin IVA ni impuestos.
#IVA
## Siempre se debe diligenciar por separado el [[IVA]] y el [[impuesto al consumo]].
##Si el iva viene en la línea de cada concepto (en frente), este impuesto debe ir dentro de cada concepto, así mismo si el iva viene discriminado al final de la factura, este también se coloca al final de la interpretación.
## Si el [[IVA]] viene discriminado en la línea de cada concepto en porcentaje (19% 5% 0%) y en valor unitario, se debe llevar siempre el porcentaje (19% 5% 0%), si no tiene el porcentaje se determina manualmente, en ningún caso tomamos el valor unitario. Si existen conceptos que no tienen [[IVA]], se debe colocar el valor de concepto y en el campo IVA el porcentaje 0%.
## Cuando un documento no tenga [[IVA]], ni impuesto al consumo, ni propina, se debe borrar la información de los campos IVA, Impuesto al consumo, Propina, y se debe seleccionar de la lista de despliegue IMPUESTO "Ninguno".
#Total
##En el campo "total" se debe colocar el valor total que aparezca en la factura. Lo ideal es que sea el valor después del IVA, pero antes de cualquier retención. Sin embargo, si la factura no detalla el valor total antes de retenciones, el total será el que evidencie la factura después de retenciones.
##¿Los decimales se deben separar con coma o punto? Se deben separar con punto (.)

===Validaciones de datos en los [[documentos de compra]]===

====Validaciones de [[Factura de Compra]] o [[Facturas de proveedores]]====

Deben cumplir todas las siguientes características.
* Fecha del documento
* El texto que indique que es "factura electrónica de venta".
* Tener resolución de autorización de facturación de la Dian.
* Tener código CUFE y Código QR, deben existir los dos.
* Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
* Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Consecutivo: Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas electrónicas de venta.
* Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación e iva
* Dirección, ciudad, teléfono

====Validaciones de [[cuenta de cobro]] o [[documento soporte DIAN]]====

Aquí incluimos:
* Documentos de personas naturales (personas como ustedes o yo) que no están obligadas a expedir factura, por Ej, las cuentas de cobro, los recibos de caja por compras y/o transportes, tiquetes de compras y demás.
* Documentos de terceros internacionales que no cumplen con las condiciones de Factura de Compra.
* Documentos de empresas del estado como alcaldías y gobernaciones que facturen conceptos de impuestos. Con excepción de las siguientes empresas que se procesan como DEF:
# SERAMBIENTE,
# SATSUMAX,
# NANIBA,
# MUSAINC,
# AZIONE,
# INMOCAPITAL SAS,
# ELIAS 1 COLOMBIA S.A.S.,
# GALGALA COLOMBIA S.A.S.,
# GESTION DE RIESGO S. A. S,
# HOLOMEDICAL CENTER
# GOMEZ CONSULTORES
# ACONTRIBUT S.A.S.
# ADVANTIS CONSULTORIA GERENCIAL S.A.S
# ALSOLOMA SAS
# ALTALUNA S.A.S.
# ALTO ACCESO SAS
# ARACNIASTUDIOS LTDA
# ARCADIA CAPITAL PARTNERS SAS
# ARIZA SANCHEZ CAROLINA
# AVANTI IMPORTACIONES Y REPRESENTACIONES S A S
# BEATRIZ HELENA LUNA
# BIENCONCRETO SAS
# CADALE S. A. S.
# CERRITO CAPITAL S.A.S
# CHENG & CIA SAS
# CLOUDFOUR TECH SAS
# COMERCIAL SANZEREP S.A.S
# DENTONS CARDENAS & CARDENAS ABOGADOS S.A.S
# DENTONS CARDENAS & CARDENAS ABOGADOS PROPIEDAD INTELECTUAL S.A.S
# EFFICAX GROUP EFX SAS
# FÒS FEMINISTA
# FULL INVESTMENTS SAS
# FUNDACION EL OLIVO NATURAL
# FUNDACION INTERCLUBES
# GOLLY Y CIA SCA
# GONZALEZ AMAYA ABOGADOS SAS
# GRABIT SAS
# GRUPO E 3 SAS
# GRW SECURITIES S.A.S.
# HOMINUM S&E S.A.S
# IMPORTADORA Y COMERCIALIZADORA CHENG SAS
# IND CAPITAL S.A.S.
# INNOVISION LTDA
# INSTITUTO DE EMPRESA COLOMBIA SUCURSAL
# INVERSANCOL SAS
# INVERSIONES DALUCA SAS
# INVERSIONES FALUN SAS
# INVERSIONES JUST GO
# INVERSIONES LEART SAS
# INVERSIONES LUIZA S A
# INVERSIONES MELIOR S.A.S.
# INVERSIONES MOJO CL ES SAS
# INVERSIONES MOJO CL FA S.A.S.
# INVERSIONES PCF SAS
# INVERSIONES SAARA SAS
# INVERSIONES SAMAPI COLOMBIA SAS
# INVERSIONES SH S.A.S
# INVESTIGACION DE MERCADOS INNOVADORES
# ITSC COLOMBIA SAS
# JAECKEL MONTOYA ABOGADOS SAS
# JOSE IGNACIO LUNA
# JPH S A S
# KOKY NEAT S A S
# KUKLI COLOMBIA S.A.S.
# LEMON CONSULTING SAS
# LIVEVOX COLOMBIA S.A.S.
# LSA PRIVATE S A S
# LUNA CORDOVEZ SAS
# LUNGI S.A.S.
# MAJU CAPITAL SAS
# MARIA VICTORIA LUNA
# MASTER PLASTER S.A.S
# MOJO VENTURES SAS
# NBC SEGUROS Y CAPITALIZACION LTDA
# NOVOPAN COLOMBIA S A S
# OPTIMAL SOLUTIONS CONSULTING SAS
# OVAL CONSULTORIA GERENCIAL SAS
# PACHON UJUETA Y CIA S EN C S
# PEDETOU S.A.S.
# POMES S.A.S.
# PROMOTORA VIVENDUM S.A.
# PROSPERIDAD 2080 SAS
# QUADRAS S.A.S.
# QUEVEDO CORPORATION Y CIA S EN C S
# RISK SOLUTIONS SERVICES SAS
# ROMILE S A S
# RUTH CORDOVEZ
# SANTA BARBARA INVESTMENTS SUCURSAL COLOMBIA
# SOCIEDAD TECNICA COLOMBIANA S A S Y PODRA USAR LA ABREVIATURA SOTECOL S A S
# SOMMET SC S.A.S
# SS CONSULTORES S.A.S.
# SUMATORIA SAS
# TORONHILL S.A.S.
# UT AGROSOLUCIONES AMBIENTALES
# VACHARCHENG S A S
# VALENZUELA HOLGUIN SAS
# VENTISQUERO S A S

Cuando un documento tiene los datos del tercero en la firma (parte inferior del documento), pero a la vez de cuantía menor en “Debe a”, tomamos el beneficiario a quien se debe; es decir, cuantía menor y su numero de NIT correspondiente.

Deben cumplir todas las siguientes características.
* Fecha del documento
* Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
* Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación
* Dirección, ciudad, teléfono
* Que el monto en letras sea igual al monto en números.

====Activación de beneficio art. 383====

Posterior a la aprobación de los DS o [[documento soporte DIAN]] se debe evaluar si es necesario activar el beneficio del articulo 383. Se activa sólo si el concepto o la descripción es por HONORARIOS, SERVICIOS, PAGO QUINCENA.

EXCEPCIONES:
* No se activa para ninguno de estos conceptos:
#Compra/venta de bienes o elementos de cualquier tipo
#Arriendos, arrendamientos, alquiler, ni servicio de hospedaje, porque el hospedaje es igual a un arrendamiento.
#Comisiones.
#Acarreos, servicio de transporte o de conducción.

* Tampoco se activa si el tercero es CUANTIAS MENORES o si es un TERCERO INTERNACIONAL

Ya NO se requiere que indique que se acoge al art. 383 o si vinculó o no trabajadores a su actividad.

====Validaciones de [[Documento equivalente a factura]]====
* Son únicamente los 13 tipos que están detallados aquí [[Documento equivalente a factura]]
* Documentos de empresas del estado como alcaldías y gobernaciones que facturen conceptos de impuestos.

====Validaciones de Facturas de venta====

Deben cumplir todas las siguientes características.
* El texto que indique que es "factura electrónica de venta".
* Tener resolución de autorización de facturación de la Dian.
* Tener código CUFE o Código QR, cualquiera de los dos es válido.
* Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
* Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Consecutivo: Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas electrónicas de venta.
* Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación e iva
* Dirección, ciudad, teléfono

====Validaciones de Certificados Tributarios====

* Los Certificados Tributarios se puede procesar con valor $0 (cero). NO se pueden rechazar por la causal de tener valor $0 (cero).

==Motivos de rechazo==

¿Cuándo un documento es rechazado por Numera?

1. Cuando se radica un soporte contable en un tipo de documento que no corresponde, y son de naturaleza distinta.

Ejemplo: Radicar una factura de venta con el tipo de documento Factura de compra o viceversa

* excepción: Cuando se radiquen 10 o mas documentos con el tipo de documento que no correspondiente, no se rechaza. Un humano lo modifica.

2. Que un documento interpretable lo radiquen con clave: el principal motivo es porque el documento al tener clave no permite la lectura del [[RAW Text]]. [https://wiki.esnumera.com/wiki/PDF#Quitar_la_clave_a_PDF Ver aquí como quitar la clave a un pdf]

3. En el proceso de validación del rut (que se hace de forma aleatoria) si la información que está en la cuenta de cobro es diferente a la del RUT, se rechaza ya que se crearía mal el tercero.

4. Cuando el documento es ilegible en los campos esenciales como son: CUFE, Nit o Razón social del tercero o en los conceptos o en los valores.

5. Cuando el documento es radicado incompleto, sin las páginas que contienen los datos necesarios para la interpretación.

6. Cuando ya se ha radicado y procesado el mismo documento con otro id.

7. Cuando se radican varios documentos con el mismo id.

8. Si el documento se encuentra a nombre de un tercero diferente a la empresa receptora, con excepción de las facturas de servicios públicos y cobros por concepto de administración que si se interpretan.

Otros links

[[¿Cómo editar en el Wiki?]]

Back Office

2024-10-21T20:37:53Z

Tatiana García: /* Documentos de Compras */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP. (EN DESARROLLO)
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera.
* Auditoría 7. NA
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 10. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

* Notificación 1. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, vy el valor del campo 'Monto Libre de Impuestos' en la pestaña líneas de factura es superior a 4 UVT, valida e indica cuando no se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365. (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8.Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar. (DESARROLLADO CON FRONT EN CONSTRUCCIÓN)
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2024-10-21T19:01:47Z

Tatiana García: /* Documentos de Compras */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367 (esta última cuenta esta EN DESARROLLO), son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP. (EN DESARROLLO)
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera.
* Auditoría 7. NA
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 10. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

* Notificación 1. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, vy el valor del campo 'Monto Libre de Impuestos' en la pestaña líneas de factura es superior a 4 UVT, valida e indica cuando no se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365. (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8.Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar. (DESARROLLADO CON FRONT EN CONSTRUCCIÓN)
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Herramienta de Interpretación de documentos

2024-09-19T17:43:33Z

Tatiana García: /* Forma de lectura de documentos de compra */

Es la forma en la que en [[Numera]] hemos empezado a recopilar datos sobre el comportamiento de los documentos, especialmente [[factura de compra]] y [[documento equivalente a factura]], para lograr [[leer los documentos]] sin intervención humana.

=¿Para qué sirve?=
Su meta es interpretar los campos que hacen parte de un [[documento]] radicado en la [[VURV]] y que [[Intellectio]] pretende leer. Cuando decimos interpretar estamos tratando de exponer que con la herramienta esperamos encontrar guias y coincidencias que nos permitan usar el [[raw text]] que entrega [[Textract]] y que son solo datos para convertirlo en información. Hoy interpretamos factura de compra, factura de venta y documento soporte

=¿Cómo lo hace?=
Cuando un [[usuario]] culmina el proceso de [[radicar]], visualiza el [[raw text]], que contiene los datos organizados del [[documento]] extraída por [[Textract]]. [[Intellectio]] pretende leer qué datos contiene el [[documento]] y la convierte en información al categorizarla en [[campos]] como :[[datos]] del [[proveedor]], [[concepto]], [[valor]], [[impuestos]], [[centros de costos]], etc.

Con la [[Herramienta de Interpretación de documentos]] esperamos construir un algoritmo que sea capaz de leer facturas en Colombia. Para que esto pase estamos llenando con [[torque mecánico]] la [[Interpretación máquina]] y la [[Interpretación humano]]

=Interpretación máquina=

Contiene lo que la [[Intellectio]] pudo extraer y categorizar de la información del [[documento]] sin ningún cambio respecto de los datos del [[raw text]]. La interpretación máquina, además, aprende de experiencias en otras facturas interpretadas y mejoras generales a [[Intellectio]] para utilizar información pasada que aumente la confiabilidad de los [[registros contables]] que se generarán.

=[[Interpretación humano]]=

Permite que un humano corrija la información generada por la interpretación máquina. El objetivo es darle elementos de aprendizaje a [[Intellectio]] para estandarizar la información y llevar a la [[contabilidad]] los registros con calidad.

==Aprobación de Documentos==

Esta tarea se hace posterior a verificar que todos los campos habilitados para registrar la información del documento a radicar, tanto en el campo '''''Interpretación máquina''''' con la información que se visualiza en el [[raw text]] del documento cargado y que la '''''Interpretación humano''''' estén debidamente diligenciados y con la información que se visualiza en el [[documento]] cargado.

===Forma de lectura de [[documentos de compra]]===

Las validaciones que hacen los humanos y la máquina en el proceso de aprobación de documentos incluyen:

#Documentos sin Nit o Razón social (Aplica para FC, FV y DS)
## Cuando un documento viene sin NIT se envía al NIT 222222222 (9 números 2)
## Cuando viene sin razón social la razón social es CUANTIAS MENORES
## Cuando el documento es un formulario de impuestos de vehículos o predial, que son los únicos formularios interpretables, y no indica el Nit, este se busca en base de terceros de Numera de acuerdo a la razón social.
#Revisiones generales:
##Los campos de la interpretación máquina son fiel copia de toda la línea copiada del raw text, y no de un extracto de la línea.
##No deben haber campos vacíos en la interpretación que estén disponibles en la factura.
##Facturas con saldos anteriores: Si el saldo es negativo (a favor del comprador) no se interpreta como un concepto ni se homologa porque esos saldos normalmente son pagos en exceso de facturas anteriores que el cliente ya tiene en su contabilidad y que pueden dar lugar a que el valor a pagar en la factura que se está interpretando sea negativo y cause error. Si el saldo es positivo (a favor del vendedor), este saldo no se interpreta ni homologa porque la factura anterior ya está contabilizada, sumando en el valor a pagar al proveedor.
##[[Reembolso de caja]]: Cada factura de compra debe radicarse como documento de compra el documento donde se relaciona el cobro de estos documentos, como un tipo de documento "Reembolso".
##Los adjuntos que incluyen varios [[documentos de compra]] son rechazados ya que la [[radicación]] debe ser uno a uno.
#Ciudad donde se prestó el servicio en compras (Aplica para FC, DEF y DS)
##Cuando en alguna parte del concepto se especifica la ciudad donde se prestó el servicio, esta es la que se debe tomar.
##En caso de que no se especifique la ciudad en alguna parte del concepto, se tomará la ciudad del Vendedor (en los DS el vendedor es el mismo beneficiario del pago).
##Cuando no se encuentra ciudad en el concepto y en los datos del vendedor tampoco está reportada, se debe tomar la ciudad del comprador. En FC y DEF el comprador es la misma empresa que radica. En FV, el comprador es el tercero, del documento.
##Para el caso de facturas de servicios públicos domiciliarios la ciudad a tomar siempre debe ser la del comprador a menos que se detalle algo diferente en el concepto.
#Ciudad donde se prestó el servicio en ventas (Aplica para Facturas de Venta - FV)
##La ciudad deberá ser tomada de los datos del comprador. En FV, el comprador es el tercero, del documento.
##Cuando no se encuentra ciudad en los datos del comprador, se debe tomar la ciudad del vendedor.
#Número de factura
##En los [[documentos equivalentes a factura]], como los tiquetes de avión, el número de documento o factura será el no. de tiquete o el no. de recibo de máquina registradora.
##En los [[documentos equivalentes a factura]], como los extractos de leasing, el número de documento o factura será el no. de estado de cuenta.
##El número de documento de las pólizas de seguros es el número de recibo de pago, o referencia de pago, o el número de certificado; en el entendido que la póliza mantiene el mismo número en varios recibos de pago.
##El no. de factura es el que esté después de la denominación "factura de venta", "recibo", "tiquete", etc; incluyendo el prefijo.
##Si un documento de compra no especifica el número, no se rechaza por [[Numera]], en "humano" se interpreta la fecha del documento como número de factura.
##En los Documentos Soporte Dian, el número del documento estará conformado por: número interno (si lo tiene) espacio fecha del documento espacio valor total del documento. Ej: 016 17022022 200000
#CUFE
##Este campo es de obligatorio diligenciamiento para documentos del tipo 'Factura de compra' y 'Factura de venta'
##Si el Cufe es completamente legible al ojo humano y no fue leído por el Raw Text se puede copiar y pegar directamente del documento en el lado humano. Si es legible pero no es posible copiarlo, se debe colocar la expresión 'Cufe ilegible' y procesar con normalidad.
##Cuando el Cufe no es leído por el Raw Text y no es posible leerlo con ojo humano, se debe colocar la expresión 'Cufe ilegible' en el campo Cufe y rechazar la interpretación.
##Si un doc. no tiene Cufe aunque si tenga código QR, se debe rechazar.
#Fecha
##Si el documento es FV, FC o DEF
###Si un documento de compra no detalla la fecha en el soporte, no es rechazado por [[Numera]], interpretamos como "humano" que la fecha es la del día que se radicó el documento, sin embargo el campo fecha en "máquina" queda vacío. El usuario decidirá si esa factura se rechaza en su estado de radicación.
###Si el documento de compra detalla una fecha futura o que no ha pasado, no es rechazado por [[Numera]], interpretamos como "humano" que la fecha es la del día que se radicó el documento y el campo fecha en "máquina" queda vacío.
##Si el documento es Documento Soporte Dian - DS (EN DESARROLLO, AÚN NO OPERA ASÍ SERVICES/1348)
###Si un DS no detalla la fecha en el soporte, el DS será rechazado en interpretación
###Si un DS detalla una fecha futura o que no ha pasado y la empresa No tiene activo procesar con fechas futuras, el DS será rechazado en interpretación.

#Fecha de pago
##Si un documento detalla la fecha de vencimiento “A 30, 60 ó 90 días” se debe hacer el cálculo manual y colocar la fecha de vencimiento sumando los días que se indiquen. Ej. si el doc. tiene fecha 01-02-2023 y dice vencimiento a 60 días, la fecha de pago será: 01-04-2023.
##La fecha de pago puede ser identificada por las expresiones: 'fecha de pago', 'fecha límite de pago' o 'fecha de vencimiento' (dd-mm-aa) o (aa-mm-dd).
##Cuando existen dos fechas (fecha límite de pago y fecha de vencimiento), siempre se interpreta la que está más próxima al día actual.
##Si un documento no detalla la fecha de vencimiento, en el lado humano se debe colocar la 'fecha' del documento. El campo 'Fecha de pago' nunca puede quedar vacío.
#NIT
## Los terceros se crean por el NIT o RUT (sin [[dígito de verificación]]), independiente de su nombre, dirección, teléfono u otros datos, por consiguiente, si se cambia algún número en el NIT o RUT, el sistema crea un tercero nuevo. Es de anotar que el campo de NIT no permite ingresar espacios.
##Si es una empresa, contiene 9 dígitos (no incluye Dígito de Verificación).
##Si la información que está en la cuenta de cobro es diferente a la del RUT se rechaza el documento, porque se crearía mal el tercero (esto procede en el caso que el ser humano que interpreta compare aleatoriamente el RUT con la cuenta de cobro, pues la validación de la información está a cargo del usuario cliente)
##En los [[documento soporte]] en adquisición a no obligados a facturar, si bien el documento soporte lo emite el mismo comprador(por ley), la compra se registra con el tercero que vendió el bien o servicio.
##El campo permite de 7 a 10 dígitos para terceros nacionales. Es esencial que un tercero esté marcado como internacional para que permita digitar cualquier tipo de dígitos y número de caracteres
##Cuando en un documento nacional el tercero esté identificado con Nit de 6 dígitos o menos se registrará en cabeza del tercero CUANTIAS MENORES con Nit 222222222 (9 números 2)
#Razón social
##El tercero o proveedor es una "razón social" sólo si el NIT es de una empresa, de lo contrario debería ser el nombre de una persona. Sin embargo, si el proveedor no detalla el nombre, se crea con el nombre comercial que este en la factura, documento equivalente o documento soporte.
##Nuestra comprobación de terceros es por el NIT o el RUT, y los datos adicionales como nombre o dirección del tercero se interpretan tal cual está en la factura. Si hay tildes en los terceros se dejan.
##Las facturas multi-tercero por el momento, asocian al tercero principal de la factura o el que tenga un monto mayor. Por ejemplo, la factura de Codensa + Aseo se asociará el tercero Codensa.
#Dirección
##Si la factura incluye en la dirección el barrio, ciudad, municipio, departamento, entre otros, se incluye en el campo de dirección, de lo contrario se deja vacío.
#Teléfono
##Se deben tomar todos los números que la factura contiene (línea completa)
##El campo permite 20 dígitos, si el [[documento]] tiene números que superen este límite, se toma el primero.
#Conceptos
##Si la factura viene con diferentes conceptos en diferentes líneas, así mismo se detallarán en la interpretación cada uno de los conceptos. Para facturas que tienen más de 10 conceptos se hace una valoración para optar por consolidar en un solo concepto; para optar por esta opción se evalúan diferentes aspectos entre los que se incluyen el tipo de concepto y los impuestos aplicados. Esta autorización es otorgada por un humano.
##El valor del concepto corresponde al valor total de la línea del concepto, antes de cualquier impuesto IVA. Si el valor de la linea de la factura no tiene el valor total antes de IVA, se toma el valor después de IVA. Se debe garantizar que todas las líneas de una misma factura se interpreten de la misma forma, con el valor antes de IVA o todas con el valor incluyendo el IVA.
##En un futuro llevaremos control de unidades. Mientras tanto, las facturas con unidades se diligencian como un valor total.
##La [[propina]] no se crea como un concepto para interpretar, bajo la lógica actual, cuando se despliega el impuesto al consumo aparece el campo de [[propina]] en la interpretación y es allí donde se diligencia. Esta [[propina]] no se homologa, llega a contabilidad como un producto específico sin IVA ni impuestos.
#IVA
## Siempre se debe diligenciar por separado el [[IVA]] y el [[impuesto al consumo]].
##Si el iva viene en la línea de cada concepto (en frente), este impuesto debe ir dentro de cada concepto, así mismo si el iva viene discriminado al final de la factura, este también se coloca al final de la interpretación.
## Si el [[IVA]] viene discriminado en la línea de cada concepto en porcentaje (19% 5% 0%) y en valor unitario, se debe llevar siempre el porcentaje (19% 5% 0%), si no tiene el porcentaje se determina manualmente, en ningún caso tomamos el valor unitario. Si existen conceptos que no tienen [[IVA]], se debe colocar el valor de concepto y en el campo IVA el porcentaje 0%.
## Cuando un documento no tenga [[IVA]], ni impuesto al consumo, ni propina, se debe borrar la información de los campos IVA, Impuesto al consumo, Propina, y se debe seleccionar de la lista de despliegue IMPUESTO "Ninguno".
#Total
##En el campo "total" se debe colocar el valor total que aparezca en la factura. Lo ideal es que sea el valor después del IVA, pero antes de cualquier retención. Sin embargo, si la factura no detalla el valor total antes de retenciones, el total será el que evidencie la factura después de retenciones.
##¿Los decimales se deben separar con coma o punto? Se deben separar con punto (.)

===Validaciones de datos en los [[documentos de compra]]===

====Validaciones de [[Factura de Compra]] o [[Facturas de proveedores]]====

Deben cumplir todas las siguientes características.
* Fecha del documento
* El texto que indique que es "factura electrónica de venta".
* Tener resolución de autorización de facturación de la Dian.
* Tener código CUFE y Código QR, deben existir los dos.
* Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
* Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Consecutivo: Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas electrónicas de venta.
* Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación e iva
* Dirección, ciudad, teléfono

====Validaciones de [[cuenta de cobro]] o [[documento soporte DIAN]]====

Aquí incluimos:
* Documentos de personas naturales (personas como ustedes o yo) que no están obligadas a expedir factura, por Ej, las cuentas de cobro, los recibos de caja por compras y/o transportes, tiquetes de compras y demás.
* Documentos de terceros internacionales que no cumplen con las condiciones de Factura de Compra.
* Documentos de empresas del estado como alcaldías y gobernaciones que facturen conceptos de impuestos. Con excepción de las siguientes empresas que se procesan como DEF:
# SERAMBIENTE,
# SATSUMAX,
# NANIBA,
# MUSAINC,
# AZIONE,
# INMOCAPITAL SAS,
# ELIAS 1 COLOMBIA S.A.S.,
# GALGALA COLOMBIA S.A.S.,
# GESTION DE RIESGO S. A. S,
# HOLOMEDICAL CENTER
# GOMEZ CONSULTORES
# ACONTRIBUT S.A.S.
# ADVANTIS CONSULTORIA GERENCIAL S.A.S
# ALSOLOMA SAS
# ALTALUNA S.A.S.
# ALTO ACCESO SAS
# ARACNIASTUDIOS LTDA
# ARCADIA CAPITAL PARTNERS SAS
# ARIZA SANCHEZ CAROLINA
# AVANTI IMPORTACIONES Y REPRESENTACIONES S A S
# BEATRIZ HELENA LUNA
# BIENCONCRETO SAS
# CADALE S. A. S.
# CERRITO CAPITAL S.A.S
# CHENG & CIA SAS
# CLOUDFOUR TECH SAS
# COMERCIAL SANZEREP S.A.S
# DENTONS CARDENAS & CARDENAS ABOGADOS S.A.S
# DENTONS CARDENAS & CARDENAS ABOGADOS PROPIEDAD INTELECTUAL S.A.S
# EFFICAX GROUP EFX SAS
# FÒS FEMINISTA
# FULL INVESTMENTS SAS
# FUNDACION EL OLIVO NATURAL
# FUNDACION INTERCLUBES
# GOLLY Y CIA SCA
# GONZALEZ AMAYA ABOGADOS SAS
# GRABIT SAS
# GRUPO E 3 SAS
# GRW SECURITIES S.A.S.
# HOMINUM S&E S.A.S
# IMPORTADORA Y COMERCIALIZADORA CHENG SAS
# IND CAPITAL S.A.S.
# INNOVISION LTDA
# INSTITUTO DE EMPRESA COLOMBIA SUCURSAL
# INVERSANCOL SAS
# INVERSIONES DALUCA SAS
# INVERSIONES FALUN SAS
# INVERSIONES JUST GO
# INVERSIONES LEART SAS
# INVERSIONES LUIZA S A
# INVERSIONES MELIOR S.A.S.
# INVERSIONES MOJO CL ES SAS
# INVERSIONES MOJO CL FA S.A.S.
# INVERSIONES PCF SAS
# INVERSIONES SAARA SAS
# INVERSIONES SAMAPI COLOMBIA SAS
# INVERSIONES SH S.A.S
# INVESTIGACION DE MERCADOS INNOVADORES
# ITSC COLOMBIA SAS
# JAECKEL MONTOYA ABOGADOS SAS
# JOSE IGNACIO LUNA
# JPH S A S
# KOKY NEAT S A S
# KUKLI COLOMBIA S.A.S.
# LEMON CONSULTING SAS
# LIVEVOX COLOMBIA S.A.S.
# LSA PRIVATE S A S
# LUNA CORDOVEZ SAS
# LUNGI S.A.S.
# MAJU CAPITAL SAS
# MARIA VICTORIA LUNA
# MASTER PLASTER S.A.S
# MOJO VENTURES SAS
# NBC SEGUROS Y CAPITALIZACION LTDA
# NOVOPAN COLOMBIA S A S
# OPTIMAL SOLUTIONS CONSULTING SAS
# OVAL CONSULTORIA GERENCIAL SAS
# PACHON UJUETA Y CIA S EN C S
# PEDETOU S.A.S.
# POMES S.A.S.
# PROMOTORA VIVENDUM S.A.
# PROSPERIDAD 2080 SAS
# QUADRAS S.A.S.
# QUEVEDO CORPORATION Y CIA S EN C S
# RISK SOLUTIONS SERVICES SAS
# ROMILE S A S
# RUTH CORDOVEZ
# SANTA BARBARA INVESTMENTS SUCURSAL COLOMBIA
# SOCIEDAD TECNICA COLOMBIANA S A S Y PODRA USAR LA ABREVIATURA SOTECOL S A S
# SOMMET SC S.A.S
# SS CONSULTORES S.A.S.
# SUMATORIA SAS
# TORONHILL S.A.S.
# UT AGROSOLUCIONES AMBIENTALES
# VACHARCHENG S A S
# VALENZUELA HOLGUIN SAS
# VENTISQUERO S A S

Cuando un documento tiene los datos del tercero en la firma (parte inferior del documento), pero a la vez de cuantía menor en “Debe a”, tomamos el beneficiario a quien se debe; es decir, cuantía menor y su numero de NIT correspondiente.

Deben cumplir todas las siguientes características.
* Fecha del documento
* Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
* Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación
* Dirección, ciudad, teléfono
* Que el monto en letras sea igual al monto en números.

====Activación de beneficio art. 383====

Posterior a la aprobación de los DS o [[documento soporte DIAN]] se debe evaluar si es necesario activar el beneficio del articulo 383. Se activa sólo si el concepto o la descripción es por HONORARIOS, SERVICIOS, PAGO QUINCENA.

EXCEPCIONES:
* No se activa para ninguno de estos conceptos:
#Compra/venta de bienes o elementos de cualquier tipo
#Arriendos, arrendamientos, alquiler, ni servicio de hospedaje, porque el hospedaje es igual a un arrendamiento.
#Comisiones.
#Acarreos, servicio de transporte o de conducción.

* Tampoco se activa si el tercero es CUANTIAS MENORES o si es un TERCERO INTERNACIONAL

Ya NO se requiere que indique que se acoge al art. 383 o si vinculó o no trabajadores a su actividad.

====Validaciones de [[Documento equivalente a factura]]====
* Son únicamente los 13 tipos que están detallados aquí [[Documento equivalente a factura]]
* Documentos de empresas del estado como alcaldías y gobernaciones que facturen conceptos de impuestos.

====Validaciones de Facturas de venta====

Deben cumplir todas las siguientes características.
* El texto que indique que es "factura electrónica de venta".
* Tener resolución de autorización de facturación de la Dian.
* Tener código CUFE o Código QR, cualquiera de los dos es válido.
* Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
* Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Consecutivo: Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas electrónicas de venta.
* Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación e iva
* Dirección, ciudad, teléfono

====Validaciones de Certificados Tributarios====

* Los Certificados Tributarios se puede procesar con valor $0 (cero). NO se pueden rechazar por la causal de tener valor $0 (cero).

==Motivos de rechazo==

¿Cuándo un documento es rechazado por Numera?

1. Cuando se radica un soporte contable en un tipo de documento que no corresponde, y son de naturaleza distinta.

Ejemplo: Radicar una factura de venta con el tipo de documento Factura de compra o viceversa

* excepción: Cuando se radiquen 10 o mas documentos con el tipo de documento que no correspondiente, no se rechaza. Un humano lo modifica.

2. Que un documento interpretable lo radiquen con clave: el principal motivo es porque el documento al tener clave no permite la lectura del [[RAW Text]]. [https://wiki.esnumera.com/wiki/PDF#Quitar_la_clave_a_PDF Ver aquí como quitar la clave a un pdf]

3. En el proceso de validación del rut (que se hace de forma aleatoria) si la información que está en la cuenta de cobro es diferente a la del RUT, se rechaza ya que se crearía mal el tercero.

4. Cuando el documento es ilegible en los campos esenciales como son: CUFE, Nit o Razón social del tercero o en los conceptos o en los valores.

5. Cuando el documento es radicado incompleto, sin las páginas que contienen los datos necesarios para la interpretación.

6. Cuando ya se ha radicado y procesado el mismo documento con otro id.

7. Cuando se radican varios documentos con el mismo id.

8. Si el documento se encuentra a nombre de un tercero diferente a la empresa receptora, con excepción de las facturas de servicios públicos y cobros por concepto de administración que si se interpretan.

Otros links

[[¿Cómo editar en el Wiki?]]

Activos fijos

2024-10-02T21:01:22Z

Tatiana García: /* Activos fijos en Odoo */

Son aquellos [[activos]] que tienen como fin ser utilizados para el funcionamiento de la empresa y no se destinan a la venta.

El "activo fijo" se clasifica en tres grupos:

1. Tangible: Elementos que pueden ser tocados, tales como los terrenos, los edificios, la maquinaria, etc.

2. Intangible: Elementos que incluyen cosas que no pueden ser tocadas materialmente, tales como los derechos de patente, etc.

3. Las inversiones en compañías.

=Activos fijos en [[Odoo]]=

Para administrar (crear, modificar, cambiar etc) un activo en [[Odoo]] puede ingresar al módulo de contabilidad desde Asesor / Activos.

[[File:Asesor - activos.png|600px]]

Aquí encontrarás toda la información de Odoo para crear, modificar o administrar activos https://www.odoo.com/documentation/13.0/es/applications/finance/accounting/payables/supplier_bills/assets.html?highlight=activos#

==Crear un activo en Odoo==

Desde Asesor /Activos, de click en crear.

Cuando cree el activo Odoo pedirá que asigne un tipo de activo, que a groso modo es una clasificación que ya tiene agrupada toda la parametrización de un grupo de activos, por ejemplo maquinaria y equipo. Tenga presente que en la parametrización realizada por Numera ya están creados los tipos de activos. [https://wiki.esnumera.com/wiki/Tipo_de_activos Aquí] podrá ver qué tipos de activos existen o directamente en Odoo desde Contabilidad / Configuración / Tipos de activos.

Una vez tenga creados los activos basta con un clic para generar el asiento de depreciación. Ingresé [https://wiki.esnumera.com/wiki/Depreciación#Depreciaci.C3.B3n_en_Odoo aquí] para ver cómo generar el asiento mensual de depreciación automáticamente

==Importar activos en Odoo==

[Aquí le explicamos cómo hacer el proceso]

Back Office

2024-09-20T22:18:45Z

Tatiana García: /* Documentos de Compras */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367 (esta última cuenta esta EN DESARROLLO), son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP. (EN DESARROLLO)
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera.
* Auditoría 7. NA
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 10. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado. (EN DESARROLLO)

* Notificación 1. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, vy el valor del campo 'Monto Libre de Impuestos' en la pestaña líneas de factura es superior a 4 UVT, valida e indica cuando no se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365. (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8.Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado. (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar. (DESARROLLADO CON FRONT EN CONSTRUCCIÓN)
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2024-09-09T17:21:22Z

Tatiana García: /* Documentos de Compras */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367 (esta última cuenta esta EN DESARROLLO), son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP. (EN DESARROLLO)
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera.
* Auditoría 7. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, valida e indica si se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 10. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado. (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8.Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado. (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar. (DESARROLLADO CON FRONT EN CONSTRUCCIÓN)
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2024-09-04T21:59:56Z

Tatiana García: /* Validaciones de la Conciliación Automática */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367 (esta última cuenta esta EN DESARROLLO), son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP. (EN DESARROLLO)
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera.
* Auditoría 7. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, valida e indica si se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian". (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple". (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar. (DESARROLLADO CON FRONT EN CONSTRUCCIÓN)
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2024-08-30T22:17:01Z

Tatiana García: /* Auditorías que Realiza Numera */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367 (esta última cuenta esta EN DESARROLLO), son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP. (EN DESARROLLO)
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera.
* Auditoría 7. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, valida e indica si se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian". (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple". (EN DESARROLLO)

''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar.
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática.

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2024-08-30T22:05:02Z

Tatiana García: /* Facturas de Venta */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367 (esta última cuenta esta EN DESARROLLO), son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP. (EN DESARROLLO)
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera.
* Auditoría 7. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, valida e indica si se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian". (EN DESARROLLO)

'''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.'''

====Facturas de Venta====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
* Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa" (en front esto se ve en el home de la empresa), crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
* Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
* Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.
* Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple". (EN DESARROLLO)

'''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.'''

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar.
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática.

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2024-08-30T20:58:45Z

Tatiana García: /* Documentos de Compras */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367 (esta última cuenta esta EN DESARROLLO), son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP. (EN DESARROLLO)
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera.
* Auditoría 7. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, valida e indica si se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian". (EN DESARROLLO)

'''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.'''

====Facturas de Venta====
# Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
# Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
# Auditoría 3. Para las cuentas de retención del punto anterior, se crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención en la fuente (135515) pero si se escribió una cuenta de retención de ica (135518).
# Auditoría 4. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
# Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
# Auditorías 5,1 y 5,2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.

Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar.
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática.

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2024-08-30T19:02:31Z

Tatiana García: /* Documentos de Compras */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
* Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367 (esta última cuenta esta EN DESARROLLO), son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
* Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
* Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual". (EN DESARROLLO)
* Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
* Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
* Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
* Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP. (EN DESARROLLO)
* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada a la empresa X el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en la empresa para cada moneda.
* Auditoría 7. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, valida e indica si se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero. (EN DESARROLLO)
* Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian". (EN DESARROLLO)

'''Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.'''

====Facturas de Venta====
# Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
# Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
# Auditoría 3. Para las cuentas de retención del punto anterior, se crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención en la fuente (135515) pero si se escribió una cuenta de retención de ica (135518).
# Auditoría 4. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
# Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
# Auditorías 5,1 y 5,2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.

Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar.
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática.

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2024-08-30T18:56:54Z

Tatiana García: /* Auditorías que Realiza Numera */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

====Documentos de Compras====
# Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
# Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367 (esta última cuenta esta EN DESARROLLO), son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
# Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
# Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual". (EN DESARROLLO)
# Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
# Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
# Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. (EN DESARROLLO)
# Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
# Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP. (EN DESARROLLO)
6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada a la empresa X el valor de la interpretación humana en Numera. Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en la empresa para cada moneda.
# Auditoría 7. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, valida e indica si se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365. (EN DESARROLLO)
# Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero. (EN DESARROLLO)
# Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian". (EN DESARROLLO)

Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.

====Facturas de Venta====
# Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
# Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
# Auditoría 3. Para las cuentas de retención del punto anterior, se crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención en la fuente (135515) pero si se escribió una cuenta de retención de ica (135518).
# Auditoría 4. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
# Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
# Auditorías 5,1 y 5,2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).
5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.

Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar.
# Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática.

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2024-08-08T16:28:32Z

Tatiana García: /* Auditorías que Realiza Numera */

Back Office

2024-08-08T16:22:52Z

Tatiana García: /* Auditorías que Realiza Numera */

Back Office

2024-07-25T02:13:16Z

Tatiana García: /* Validaciones de la Conciliación Automática */

Back Office

2024-07-25T01:33:40Z

Tatiana García:

Particularidades de Registro

2024-07-17T14:37:48Z

Tatiana García: /* Excepciones en Rechazo de Facturas que son tirillas emitidas por Personas Jurídicas */

===Omitir Validación De Documentos a Nombre de la Empresa Receptora===
Las siguientes empresas no requieren validación de si un documento está a nombre de ella, todos se procesan normalmente, no se rechazan por esa causal.

# ALSOLOMA SAS
# CAMILO REYES Y ASOCIADOS S.A.S
# GALGALA COLOMBIA S.A.S.
# HOLOMEDICAL CENTER
# JIMÉNEZ HIGUITA RODRÍGUEZ & ASOCIADOS S.A.S.. JHR CORP
# LSA PRIVATE
# MY REVENUE S.A.S
# NEOTERRA SERVICE SAS ESP
# REDES y PROYECTOS INTERNACIONALES SAS
# REDES Y PROYECTOS RYP SAS
# SATSUMAX S.A.S.
# TREND FASHION GROUP SAS
# WELLCOME RENTAS VACACIONALES SAS
# Corvi Consultores S.A.S.
# LAILUDI SAS
# GRIGALIUNAS KATILIUS Y CIA EN C
# GESTION DE RIESGO S. A. S
# ACERINOX COLOMBIA S.A.S
# ARTEMISA5 SAS
# BABEL CONSULTING SAS
# BOLSA DE IDEAS SAS
# CUSTO MED LATAM SAS.
# FIDETECH SAS
# FIGUEROA SIERRA Y ASOCIADOS ABOGADOS S.A.S
# GUERRERO VARELA SERVICIOS INTEGRADOS EN SALUD S.A.S
# INVERSIONES Y SERVICIOS MN SAS
# MERCANS COLOMBIA SAS
# NACESTA SAS
# PHB INC. SUCURSAL COLOMBIA
# SOLFAMIL S A S
# UNITED TECHNOLOGIES INTERNATIONAL OPERATIONS INC
# GLOBAL ANALITICS S.A.S.
# KNOW HOW GRUPO CONSULTOR SAS
# MOON Capital de Colombia SAS
# SMART TAP TEAM AND PROCESS S.A.S.
# ANDIRENT SAS
# TUEME SAS

===Cambios Particulares en Tipos de Documento Que no están a Nombre de la Empresa===
En las siguientes empresas o BPO se debe hacer el cambio a DEF y procesar las Facturas electrónicas, cuando no estén a nombre de la empresa receptora.

# UBIQUITY
# SOCIEDAD ANÓNIMA DE OBRAS Y SERVICIOS, COPASA, SUCURSAL DE COLOMBIA

===Reembolsos===

# SERAMBIENTE: RE de Serambiente se podrán procesar sólo cuando el estado actual de legalización sea: "Completamente Aprobado" y que tengan todos los documentos de cruce relacionados y todos tengan el identificador de software contable.
# En las demás empresas el proceso es normal, lo mencionado en el punto anterior no se aplica.

===Cuándo No Hacer Cambios en Tipos de Documento===
Estás empresas requieren procesar los documentos en el mismo tipo que estén radicados, no hacer cambios (Notificado en 24-01-2023).

# JIMÉNEZ HIGUITA RODRÍGUEZ & ASOCIADOS S.A.S.. JHR CORP
# ODEMA COLOMBIA SAS
# DLOCAL COLOMBIA SAS
# TRANSTAR INTERNACIONAL SAS
# KUPA COLOMBIA SAS

===Excepciones en Rechazo de Facturas que No Cumplen con Requisitos de Cufe y Qr===
En las siguientes empresas o BPO se debe hacer el cambio a DEF y procesar las facturas electrónicas que no cumplan con requisitos legales del cufe y qr

# BPO CORVI
# REDES Y PROYECTOS RYP SAS
# REDES y PROYECTOS INTERNACIONALES SAS
# LAILUDI SAS
# GRIGALIUNAS KATILIUS Y CIA EN C
# CATERING GROUP SERVICES SAS
# ARTEMISA5 SAS
# BABEL CONSULTING SAS
# BOLSA DE IDEAS SAS
# CUSTO MED LATAM SAS.
# FIDETECH SAS
# FIGUEROA SIERRA Y ASOCIADOS ABOGADOS S.A.S
# GUERRERO VARELA SERVICIOS INTEGRADOS EN SALUD S.A.S
# GRIGALIUNAS KATILIUS Y CIA EN C
# INVERSIONES Y SERVICIOS MN SAS
# JGC MEDISERVICIOS LTDA
# JORGE EUGENIO GOMEZ CUSNIR
# MERCANS COLOMBIA SAS
# NACESTA SAS
# PHB INC. SUCURSAL COLOMBIA
# RAD- ASOCIACIÓN COLOMBIANA
# SOLFAMIL S A S
# UNITED TECHNOLOGIES INTERNATIONAL OPERATIONS INC
# GLOBAL ANALITICS S.A.S.
# KNOW HOW GRUPO CONSULTOR SAS
# MOON Capital de Colombia SAS
# SMART TAP TEAM AND PROCESS S.A.S.

===Excepciones en Rechazo de Facturas que son tirillas emitidas por Personas Jurídicas===
En las siguientes empresas o BPO se debe hacer el cambio a DEF y procesar las Facturas que son tirillas emitidas por Personas Jurídicas, las cuales (tirillas) no cumplen con Requisitos de Cufe y Qr, no son POS y tampoco tienen resolución de facturación.

# BPO OPTIMAL
# CATERING GROUP SERVICES SAS
# LAS CASAS DE SILVIA
# RUSSELL BEDFORD RBG S.A.S
# ARTEMISA5 SAS
# BABEL CONSULTING SAS
# BOLSA DE IDEAS SAS
# CUSTO MED LATAM SAS.
# FIDETECH SAS
# FIGUEROA SIERRA Y ASOCIADOS ABOGADOS S.A.S
# GRIGALIUNAS KATILIUS Y CIA EN C
# GUERRERO VARELA SERVICIOS INTEGRADOS EN SALUD S.A.S
# INVERSIONES Y SERVICIOS MN SAS
# JGC MEDISERVICIOS LTDA
# JORGE EUGENIO GÓMEZ CUSNIR
# LAILUDI SAS
# MERCANS COLOMBIA SAS
# NACESTA SAS
# PHB INC. SUCURSAL COLOMBIA
# RAD-ASOCIACIÓN COLOMBIANA
# SMART TAP TEAM AND PROCESS S.A.S.
# SOLFAMIL S A S
# UNITED TECHNOLOGIES INTERNATIONAL OPERATIONS INC
# GLOBAL ANALITICS S.A.S.
# KNOW HOW GRUPO CONSULTOR SAS
# MOON Capital de Colombia SAS
# RAD- ASOCIACIÓN COLOMBIANA
# TUEME SAS
# JAIME HERNANDEZ SANTIAGO
# LACCO ABOGADOS S.A.S
# SOCIEDAD ANÓNIMA DE OBRAS Y SERVICIOS, COPASA, SUCURSAL DE COLOMBIA

Particularidades de Registro

2024-07-12T19:50:57Z

Tatiana García: /* Excepciones en Rechazo de Facturas que No Cumplen con Requisitos de Cufe y Qr */

===Omitir Validación De Documentos a Nombre de la Empresa Receptora===
Las siguientes empresas no requieren validación de si un documento está a nombre de ella, todos se procesan normalmente, no se rechazan por esa causal.

# ALSOLOMA SAS
# CAMILO REYES Y ASOCIADOS S.A.S
# GALGALA COLOMBIA S.A.S.
# HOLOMEDICAL CENTER
# JIMÉNEZ HIGUITA RODRÍGUEZ & ASOCIADOS S.A.S.. JHR CORP
# LSA PRIVATE
# MY REVENUE S.A.S
# NEOTERRA SERVICE SAS ESP
# REDES y PROYECTOS INTERNACIONALES SAS
# REDES Y PROYECTOS RYP SAS
# SATSUMAX S.A.S.
# TREND FASHION GROUP SAS
# WELLCOME RENTAS VACACIONALES SAS
# Corvi Consultores S.A.S.
# LAILUDI SAS
# GRIGALIUNAS KATILIUS Y CIA EN C
# GESTION DE RIESGO S. A. S
# ACERINOX COLOMBIA S.A.S
# ARTEMISA5 SAS
# BABEL CONSULTING SAS
# BOLSA DE IDEAS SAS
# CUSTO MED LATAM SAS.
# FIDETECH SAS
# FIGUEROA SIERRA Y ASOCIADOS ABOGADOS S.A.S
# GUERRERO VARELA SERVICIOS INTEGRADOS EN SALUD S.A.S
# INVERSIONES Y SERVICIOS MN SAS
# MERCANS COLOMBIA SAS
# NACESTA SAS
# PHB INC. SUCURSAL COLOMBIA
# SOLFAMIL S A S
# UNITED TECHNOLOGIES INTERNATIONAL OPERATIONS INC
# GLOBAL ANALITICS S.A.S.
# KNOW HOW GRUPO CONSULTOR SAS
# MOON Capital de Colombia SAS
# SMART TAP TEAM AND PROCESS S.A.S.
# ANDIRENT SAS
# TUEME SAS

===Cambios Particulares en Tipos de Documento Que no están a Nombre de la Empresa===
En las siguientes empresas o BPO se debe hacer el cambio a DEF y procesar las Facturas electrónicas, cuando no estén a nombre de la empresa receptora.

# UBIQUITY
# SOCIEDAD ANÓNIMA DE OBRAS Y SERVICIOS, COPASA, SUCURSAL DE COLOMBIA

===Reembolsos===

# SERAMBIENTE: RE de Serambiente se podrán procesar sólo cuando el estado actual de legalización sea: "Completamente Aprobado" y que tengan todos los documentos de cruce relacionados y todos tengan el identificador de software contable.
# En las demás empresas el proceso es normal, lo mencionado en el punto anterior no se aplica.

===Cuándo No Hacer Cambios en Tipos de Documento===
Estás empresas requieren procesar los documentos en el mismo tipo que estén radicados, no hacer cambios (Notificado en 24-01-2023).

# JIMÉNEZ HIGUITA RODRÍGUEZ & ASOCIADOS S.A.S.. JHR CORP
# ODEMA COLOMBIA SAS
# DLOCAL COLOMBIA SAS
# TRANSTAR INTERNACIONAL SAS
# KUPA COLOMBIA SAS

===Excepciones en Rechazo de Facturas que No Cumplen con Requisitos de Cufe y Qr===
En las siguientes empresas o BPO se debe hacer el cambio a DEF y procesar las facturas electrónicas que no cumplan con requisitos legales del cufe y qr

# BPO CORVI
# REDES Y PROYECTOS RYP SAS
# REDES y PROYECTOS INTERNACIONALES SAS
# LAILUDI SAS
# GRIGALIUNAS KATILIUS Y CIA EN C
# CATERING GROUP SERVICES SAS
# ARTEMISA5 SAS
# BABEL CONSULTING SAS
# BOLSA DE IDEAS SAS
# CUSTO MED LATAM SAS.
# FIDETECH SAS
# FIGUEROA SIERRA Y ASOCIADOS ABOGADOS S.A.S
# GUERRERO VARELA SERVICIOS INTEGRADOS EN SALUD S.A.S
# GRIGALIUNAS KATILIUS Y CIA EN C
# INVERSIONES Y SERVICIOS MN SAS
# JGC MEDISERVICIOS LTDA
# JORGE EUGENIO GOMEZ CUSNIR
# LAILUDI SAS
# MERCANS COLOMBIA SAS
# NACESTA SAS
# PHB INC. SUCURSAL COLOMBIA
# RAD- ASOCIACIÓN COLOMBIANA
# SOLFAMIL S A S
# UNITED TECHNOLOGIES INTERNATIONAL OPERATIONS INC
# GLOBAL ANALITICS S.A.S.
# KNOW HOW GRUPO CONSULTOR SAS
# MOON Capital de Colombia SAS
# SMART TAP TEAM AND PROCESS S.A.S.

===Excepciones en Rechazo de Facturas que son tirillas emitidas por Personas Jurídicas===
En las siguientes empresas o BPO se debe hacer el cambio a DEF y procesar las Facturas que son tirillas emitidas por Personas Jurídicas, las cuales (tirillas) no cumplen con Requisitos de Cufe y Qr, no son POS y tampoco tienen resolución de facturación.

# BPO OPTIMAL
# CATERING GROUP SERVICES SAS
# LAS CASAS DE SILVIA
# RUSSELL BEDFORD RBG S.A.S
# ARTEMISA5 SAS
# BABEL CONSULTING SAS
# BOLSA DE IDEAS SAS
# CUSTO MED LATAM SAS.
# FIDETECH SAS
# FIGUEROA SIERRA Y ASOCIADOS ABOGADOS S.A.S
# GUERRERO VARELA SERVICIOS INTEGRADOS EN SALUD S.A.S
# INVERSIONES Y SERVICIOS MN SAS
# MERCANS COLOMBIA SAS
# NACESTA SAS
# PHB INC. SUCURSAL COLOMBIA
# SOLFAMIL S A S
# UNITED TECHNOLOGIES INTERNATIONAL OPERATIONS INC
# GLOBAL ANALITICS S.A.S.
# KNOW HOW GRUPO CONSULTOR SAS
# MOON Capital de Colombia SAS
# RAD- ASOCIACIÓN COLOMBIANA
# TUEME SAS
# JAIME HERNANDEZ SANTIAGO
# LACCO ABOGADOS S.A.S
# SOCIEDAD ANÓNIMA DE OBRAS Y SERVICIOS, COPASA, SUCURSAL DE COLOMBIA

Formulario de Retención de Impuesto de Industria y Comercio

2024-05-21T17:29:43Z

Tatiana García: /* Liquidar el impuesto */

A diferencia del ICA, no hay un formato nacional establecido. Cada municipio elige qué formulario y números de casilla elegir, sin embargo mantienen un estándar en la información que se debe reportar.

Puede contener información de AUTO RETENCION integrada en el mismo formulario o puede ser independiente. El nombre inicia con RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO o con RETENCION Y AUTO RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

=Liquidar el impuesto=

Debes cargar a nuestra plataforma el siguiente archivo/plantilla: https://s3.amazonaws.com/esnumera.com/ica_liquidations/Base_Liquidacion_ReteIca2.xlsx

A continuación te indicamos qué te pide la plantilla:

#Nit empresa (número sin DV): Obligatorio.
#Nombre empresa: Obligatorio.
#Id Wise: No Obligatorio, dejar vacío.
#Municipio (nombre): Obligatorio
#Departamento (nombre): Obligatorio
#Fecha Liquidación: En formato año, mes y día. Obligatorio
#Cuenta contable (número): Obligatorio.
#Concepto Liquidación (número): Obligatorio.
#Descripción: Nombre de la cuenta contable, obligatorio.
#Tercero (número Nit sin DV): Obligatorio
#Nombre tercero: Obligatorio.
#Base Gravable (número): Obligatorio.
#Valor Retención Ica (número): Obligatorio.
#Tarifa (número): Obligatorio.

Formulario de Retención de Impuesto de Industria y Comercio

2024-05-21T17:29:01Z

Tatiana García: /* Liquidar el impuesto */

A diferencia del ICA, no hay un formato nacional establecido. Cada municipio elige qué formulario y números de casilla elegir, sin embargo mantienen un estándar en la información que se debe reportar.

Puede contener información de AUTO RETENCION integrada en el mismo formulario o puede ser independiente. El nombre inicia con RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO o con RETENCION Y AUTO RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

=Liquidar el impuesto=

Debes cargar a nuestra plataforma el siguiente archivo/plantilla: https://s3.amazonaws.com/esnumera.com/ica_liquidations/Base_Liquidacion_ReteIca2.xlsx

A continuación te indicamos qué te pide la plantilla:

#Nit empresa (número sin DV): Obligatorio.
#Nombre empresa: Obligatorio.
#Id Wise: No Obligatorio, dejar vacío.
#Municipio (nombre): Obligatorio
#Departamento (nombre): Obligatorio
#Fecha Liquidación: En formato año, mes y día. Obligatorio
#Cuenta contable (número): Obligatorio.
#Concepto Liquidación (número): Obligatorio.
#Descripción: Nombre de la cuenta contable, obligatorio.
#Tercero (número Nit sin DV): Obligatorio
#Nombre tercero: Obligatorio.
#Base Gravable (número): Obligatorio.
#Valor Retención Ica (número): Obligatorio.
#Tarifa (número): Obligatorio.

Asignación De Municipios A Empresas

2024-05-15T16:41:09Z

Tatiana García: Created page with "Es el proceso de relacionar los municipios a una empresa determinada. Para hacerlo, se ingresa al home de la empresa, en el panel "Gestionar Impuestos" seleccionar la opción..."

Es el proceso de relacionar los municipios a una empresa determinada. Para hacerlo, se ingresa al home de la empresa, en el panel "Gestionar Impuestos" seleccionar la opción "municipios asociados a la empresa" y listo, se pueden ir agregando uno a uno de forma manual.

=Asignación Masiva=

Debes cargar a nuestra plataforma el siguiente archivo/plantilla: https://s3.amazonaws.com/esnumera.com/ica_liquidations/ids_ciudades_cargue_masivo.csv

Este es el único campo que te pide la plantilla:

#City_id: Obligatorio. Es el id de la ciudad en Numera

Formulario de Retención de Impuesto de Industria y Comercio

2024-04-19T18:04:20Z

Tatiana García: /* Liquidar el impuesto */

A diferencia del ICA, no hay un formato nacional establecido. Cada municipio elige qué formulario y números de casilla elegir, sin embargo mantienen un estándar en la información que se debe reportar.

Puede contener información de AUTO RETENCION integrada en el mismo formulario o puede ser independiente. El nombre inicia con RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO o con RETENCION Y AUTO RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

=Liquidar el impuesto=

Debes cargar a nuestra plataforma el siguiente archivo/plantilla: https://s3.amazonaws.com/esnumera.com/ica_liquidations/Base_Liquidacion_ReteICA.xlsx

A continuación te indicamos qué te pide la plantilla:

#Nit empresa (número sin DV): Obligatorio
#Nombre empresa: Obligatorio
#Periodicidad (anual, semestral, cuatrimestral, trimestral,bimestral, mensual): Obligatorio
#Año: Obligatorio
#Periodo: Obligatorio
#Código DANE municipio (número): Obligatorio
#Municipio (nombre): Obligatorio
#CIIU tercero: Obligatorio
#Cuenta contable (número): Obligatorio.
#Nombre de la cuenta contable (nombre): Obligatorio.
#Valor débito (número): Obligatorio.
#Valor crédito (número): Obligatorio.
#Base (número): Obligatorio.
#Tarifa (número): No obligatorio

Formulario de Retención de Impuesto de Industria y Comercio

2024-04-19T18:03:31Z

Tatiana García: /* Liquidar el impuesto */

A diferencia del ICA, no hay un formato nacional establecido. Cada municipio elige qué formulario y números de casilla elegir, sin embargo mantienen un estándar en la información que se debe reportar.

Puede contener información de AUTO RETENCION integrada en el mismo formulario o puede ser independiente. El nombre inicia con RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO o con RETENCION Y AUTO RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

=Liquidar el impuesto=

Debes cargar a nuestra plataforma el siguiente archivo/plantilla:
https://s3.amazonaws.com/esnumera.com/ica_liquidations/Base_Liquidacion_ReteICA.xlsx

A continuación te indicamos qué te pide la plantilla:

#Nit empresa (número sin DV): Obligatorio
#Nombre empresa: Obligatorio
#Periodicidad (anual, semestral, cuatrimestral, trimestral,bimestral, mensual): Obligatorio
#Año: Obligatorio
#Periodo: Obligatorio
#Código DANE municipio (número): Obligatorio
#Municipio (nombre): Obligatorio
#CIIU tercero: Obligatorio
#Cuenta contable (número): Obligatorio.
#Nombre de la cuenta contable (nombre): Obligatorio.
#Valor débito (número): Obligatorio.
#Valor crédito (número): Obligatorio.
#Base (número): Obligatorio.
#Tarifa (número): No obligatorio

Formulario de Retención de Impuesto de Industria y Comercio

2024-04-19T18:02:54Z

Tatiana García:

A diferencia del ICA, no hay un formato nacional establecido. Cada municipio elige qué formulario y números de casilla elegir, sin embargo mantienen un estándar en la información que se debe reportar.

Puede contener información de AUTO RETENCION integrada en el mismo formulario o puede ser independiente. El nombre inicia con RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO o con RETENCION Y AUTO RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

=Liquidar el impuesto=

Debes cargar a nuestra plataforma el siguiente archivo/plantilla:

https://s3.amazonaws.com/esnumera.com/ica_liquidations/Base_Liquidacion_ReteICA.xlsx

A continuación te indicamos qué te pide la plantilla:

#Nit empresa (número sin DV): Obligatorio
#Nombre empresa: Obligatorio
#Periodicidad (anual, semestral, cuatrimestral, trimestral,bimestral, mensual): Obligatorio
#Año: Obligatorio
#Periodo: Obligatorio
#Código DANE municipio (número): Obligatorio
#Municipio (nombre): Obligatorio
#CIIU tercero: Obligatorio
#Cuenta contable (número): Obligatorio.
#Nombre de la cuenta contable (nombre): Obligatorio.
#Valor débito (número): Obligatorio.
#Valor crédito (número): Obligatorio.
#Base (número): Obligatorio.
#Tarifa (número): No obligatorio

Formulario de Retención de Impuesto de Industria y Comercio

2024-04-19T16:59:59Z

Tatiana García: /* Liquidar los impuestos */

A diferencia del ICA, no hay un formato nacional establecido. Cada municipio elige qué formulario y números de casilla elegir, sin embargo mantienen un estándar en la información que se debe reportar.

Puede contener información de AUTO RETENCION integrada en el mismo formulario o puede ser independiente. El nombre inicia con RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO o con RETENCION Y AUTO RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

=Liquidar los impuestos=

Debes cargar a nuestra plataforma el siguiente archivo/plantilla:
https://s3.amazonaws.com/esnumera.com/ica_liquidations/Base_Liquidacion_ReteICA.xlsx

A continuación te indicamos qué te pide la plantilla:

#Nit empresa (número sin DV): Obligatorio
#Nombre empresa: Obligatorio
#Periodicidad (anual, semestral, cuatrimestral, trimestral,bimestral, mensual): Obligatorio
#Año: Obligatorio
#Periodo: Obligatorio
#Código DANE municipio (número): Obligatorio
#Municipio (nombre): Obligatorio
#CIIU tercero: Obligatorio
#Cuenta contable (número): Obligatorio.
#Nombre de la cuenta contable (nombre): Obligatorio.
#Valor débito (número): Obligatorio.
#Valor crédito (número): Obligatorio.
#Base (número): Obligatorio.
#Tarifa (número): No obligatorio

Formulario de Retención de Impuesto de Industria y Comercio

2024-04-19T16:55:19Z

Tatiana García: Created page with "A diferencia del ICA, no hay un formato nacional establecido. Cada municipio elige qué formulario y números de casilla elegir, sin embargo mantienen un estándar en la infor..."

A diferencia del ICA, no hay un formato nacional establecido. Cada municipio elige qué formulario y números de casilla elegir, sin embargo mantienen un estándar en la información que se debe reportar.

Puede contener información de AUTO RETENCION integrada en el mismo formulario o puede ser independiente. El nombre inicia con RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO o con RETENCION Y AUTO RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO.

=Liquidar los impuestos=

Debes cargar a nuestra plataforma el siguiente archivo/plantilla:

A continuación te indicamos qué te pide la plantilla:

#Nit empresa (número sin DV): Obligatorio
#Nombre empresa: Obligatorio
#Periodicidad (anual, semestral, cuatrimestral, trimestral,bimestral, mensual): Obligatorio
#Año: Obligatorio
#Periodo: Obligatorio
#Código DANE municipio (número): Obligatorio
#Municipio (nombre): Obligatorio
#CIIU tercero: Obligatorio
#Cuenta contable (número): Obligatorio.
#Nombre de la cuenta contable (nombre): Obligatorio.
#Valor débito (número): Obligatorio.
#Valor crédito (número): Obligatorio.
#Base (número): Obligatorio.
#Tarifa (número): No obligatorio

Particularidades de Registro

2024-04-16T22:29:33Z

Tatiana García:

Formulario de Autoretencion de Impuesto de Industria y Comercio

2024-03-26T21:16:10Z

Tatiana García:

A diferencia del ICA, no hay un formato nacional establecido. Cada municipio elige qué formulario y números de casilla elegir, sin embargo mantienen un estándar en la información que se debe reportar.

La autoretención se presenta en un formulario independiente cuando en el municipio haya un impuesto que se use en el calendario y que empiece por AUTO RETENCION. Si no, vá en el mismo de retenciones (inicia con RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO o con RETENCION Y AUTO RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO).

=Liquidar los impuestos=

Debes cargar a nuestra plataforma el siguiente archivo/plantilla: https://s3.amazonaws.com/esnumera.com/ica_liquidations/Base_Liquidacion_AutoICA.xlsx

A continuación te indicamos qué te pide la plantilla:

#Nit empresa (número sin DV): Obligatorio
#Nombre empresa: Obligatorio
#Periodicidad (anual, semestral, cuatrimestral, trimestral,bimestral, mensual): Obligatorio
#Año: Obligatorio
#Periodo: Obligatorio
#Código DANE municipio (número): Obligatorio
#Municipio (nombre): No obligatorio
#Departamento (nombre): No obligatorio
#Código CIIU actividad nacional: Obligatorio
#Ingresos totales de la empresa (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Ingresos recibidos en el municipio antes de devoluciones (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Devoluciones en el municipio (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Ingresos por exportaciones (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Ingresos por venta de activos fijos (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Ingresos por actividades excluídas o no sujetas (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Otras actividades exentas por acuerdo (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Vallas publicitarias: Obligatorio (si/no). Si lo entregas vacío asumiremos que es "no"

Formulario de Autoretencion de Impuesto de Industria y Comercio

2024-03-26T21:02:36Z

Tatiana García: /* Liquidar los impuestos */

La retención de ICA es un impuesto distrital que tiene como objetivo retener al que vende un porcentaje del impuesto que él pagará en su declaración de ICA, en un municipio específico. Quien compra retiene el impuesto a su proveedor.

A diferencia del ICA, no hay un formato nacional establecido. Cada municipio elige qué formulario y números de casilla elegir, sin embargo mantienen un estándar en la información que se debe reportar.
La autoretención se presenta en un formulario independiente cuando en el municipio haya un impuesto que se use en el calendario y que empiece por AUTO RETENCION. Si no, vá en el mismo de retenciones (inicia con RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO o con RETENCION Y AUTO RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO).

=Liquidar los impuestos=

Debes cargar a nuestra plataforma el siguiente archivo/plantilla: https://s3.amazonaws.com/esnumera.com/ica_liquidations/Base_Liquidacion_AutoICA.xlsx

A continuación te indicamos qué te pide la plantilla:

#Nit empresa (número sin DV): Obligatorio
#Nombre empresa: Obligatorio
#Periodicidad (anual, semestral, cuatrimestral, trimestral,bimestral, mensual): Obligatorio
#Año: Obligatorio
#Periodo: Obligatorio
#Código DANE municipio (número): Obligatorio
#Municipio (nombre): No obligatorio
#Departamento (nombre): No obligatorio
#Código CIIU actividad nacional: Obligatorio
#Ingresos totales de la empresa (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Ingresos recibidos en el municipio antes de devoluciones (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Devoluciones en el municipio (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Ingresos por exportaciones (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Ingresos por venta de activos fijos (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Ingresos por actividades excluídas o no sujetas (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Otras actividades exentas por acuerdo (número): Obligatorio. Si lo entregas vacío asumiremos que es cero
#Vallas publicitarias: Obligatorio (si/no). Si lo entregas vacío asumiremos que es "no"

Formulario de Autoretencion de Impuesto de Industria y Comercio

2024-03-26T20:57:42Z

Tatiana García: /* Liquidar los impuestos */

Formulario de Autoretencion de Impuesto de Industria y Comercio

2024-03-26T20:53:04Z

Tatiana García: Created page with "La retención de ICA es un impuesto distrital que tiene como objetivo retener al que vende un porcentaje del impuesto que él pagará en su declaración de ICA, en un municipi..."

Back Office

2024-03-21T14:08:20Z

Tatiana García: /* Auditorías que Realiza Numera */

Bases de Liquidación Impuesto de Industria y Comercio, Avisos y Tableros - ICA

2024-03-19T23:57:07Z

Tatiana García:

Aquí te contaremos cuales son las bases de liquidación que operamos actualmente en Numera para la liquidación del Impuesto de Ica en los 1142 municipios de Colombia.

===Ica Topics===
Ubicación en Información ICA / Seleccionar referencias normativas. Si está en verde tiene norma. Si está gris tiene norma pero no artículo y si está rojo no tiene nada.

Se usan como conceptos para “amarrarle” una referencia normativa y un artículo. La meta es que Numera lea cada artículo y entrega la respuesta, ejemplo “la tarifa de anticipo de ICA es el 20%” Para poder tenerlo en un formato estructurado, poblarlo en una tabla, y luego poder calcular el ICA automáticamente Aquí un ejemplo de ICA Topics https://app.esnumera.com/city-ica-ref-laws/2447.

Cada Ica topic tiene como función, mostrarse en cada parte de la plataforma para que los usuarios vean cuál es la norma (referencia normativa), y además que podamos leer el artículo y ejecutar alguna acción desde desarrollo.

Cada Ica topic tiene una lógica independiente, por ejemplo “Sobretasa Bomberil” Numera vá al artículo seleccionado, saca cualquier número antes del signo %. Si vienen 2 tarifas usa la tarifa que esté después de las palabras "impuesto de industria y comercio se gravarán con un"; si no lo dice, después de las palabras "sobre el impuesto liquidado". Si no está presente ese texto, usa la que esté más cerca de al palabra "impuesto de industria y comercio (Hacia atrás).

===Actividades no sujetas===
Muestra las actividades que no aplican para Impuesto ICA. Es decir actividades(city_ciius) que tienen tarifa 0, en la referencia normativa muestra ica Topic ACTIVIDADES NO SUJETAS

===Base gravable===
Indica cuál es la base para cálculo de ICA. Muestra el texto del artículo seleccionado del ica topic BASE GRAVABLE

===Hecho generador===
¿Qué hace que se genere pago de ICA? Muestra el texto del artículo seleccionado del ica topic HECHO GENERADOR

===Sobretasas complementarias al impuesto===
Son las sobretasas que se pagan en el impuesto, distinta a ica. Se ven en los formularios nacionales como valores adicionales que se pagan al ICA, y dependen de los que establezca cada municipio. Se llenan directo en la base, pero también cuando se selecciona el Ica topic de cada uno, vá al artículo seleccionado y lee los porcentajes o la variable (por ejemplo el impuesto mínimo que reconoce por UVT, o salarios diarios).
Complementario de avisos y tableros: Viene del ica topic TARIFA AVISOS Y TABLEROS

====Sobretasa Bomberil====
Busca el porcentaje en el artículo de la referencia normativa asociada al Ica topic TARIFA SOBRETASA BOMBERIL (toma el número que esté antes de un signo de porcentaje) y lo multiplica por la casilla 20. Si hay varios porcentajes toma la que está antes de las palabras "sobre el valor del Impuesto de Industria y Comercio". Si no la encuentra la que está más cercana después. Si no hay ninguno toma la entregada por el usuario en “Tarifa sobretasa bomberil.

====Sobretasa medio ambiente/seguridad====
Viene del ica topic TARIFA SOBRETASA seguridad.
Si el usuario entregó “no” en Vallas publicitarias (si/no) es 0. Si entregó sí, busca el porcentaje en el artículo de la referencia normativa asociada al Ica topic TARIFA SOBRETASA (toma el número que esté antes de un signo de porcentaje) y multiplicarlo por la casilla 20. Si hay varios porcentajes toma el primero e informarlo como auditoría.
Si no tiene tasa, toma la que entregó el cliente en “Tarifa seguridad medioambiental” para la multiplicación a la casilla 17. Si el municipio tiene asociada una sobretasa ambiental, multiplicar la casilla 20 por el % de tasa ambiental ( rate de ica_tax_qualities_city , para el ica_tax_qualities “Sobretasa ambiental). También generar la auditoría.

===Anticipo ICA:===
Viene del ica topic ANTICIPO ICA

===Impuesto mínimo===
Actualmente Viene del ica topic IMPUESTO MINIMO ICA. Se está trabajando en una mejora para establecerla como nueva cualquidad de liquidación ica y que se compare con el renglón 16 de las declaraciones.

===Sujetos pasivos:===
Viene del ica topic SUJETO PASIVO. Se llenan manual en la tabla ica_passive_subjects_city

===Tarifas ICA:===
Muestra todas las tarifas aplicables para ICA en todos los municipios. El reto de esta funcionalidad es tener todas las tarifas que vienen en el formato que el municipio quiere ya la mayoría se están acoplando al CIIU v4 del Dane, pero sigue siendo un reto porque hemos identificado más de 500 tipos de tarifas. En eso estuvimos desde mayo y terminamos en Noviembre. El Equipo e Wise selecciona el ica topic y nosotros la leemos. Viene del ica topic TARIFAS ICA. Se llenan manual o automático en city_ciius

Bases de Liquidación Impuesto de Industria y Comercio, Avisos y Tableros - ICA

2024-03-19T23:55:03Z

Tatiana García: /* Sobretasa medio ambiente/seguridad */

Aquí te contaremos cuales son las bases de liquidación que operamos actualmente en Numera para la liquidación del Impuesto de Ica en los 1142 municipios de Colombia.

===Ica Topics===
Ubicación en Información ICA / Seleccionar referencias normativas. Si está en verde tiene norma. Si está gris tiene norma pero no artículo y si está rojo no tiene nada.

Se usan como conceptos para “amarrarle” una referencia normativa y un artículo. La meta es que Numera lea cada artículo y entrega la respuesta, ejemplo “la tarifa de anticipo de ICA es el 20%” Para poder tenerlo en un formato estructurado, poblarlo en una tabla, y luego poder calcular el ICA automáticamente Aquí un ejemplo de ICA Topics https://app.esnumera.com/city-ica-ref-laws/2447.

Cada Ica topic tiene como función, mostrarse en cada parte de la plataforma para que los usuarios vean cuál es la norma (referencia normativa), y además que podamos leer el artículo y ejecutar alguna acción desde desarrollo.

Cada Ica topic tiene una lógica independiente, por ejemplo “Sobretasa Bomberil” Numera vá al artículo seleccionado, saca cualquier número antes del signo %. Si vienen 2 tarifas usa la tarifa que esté después de las palabras "impuesto de industria y comercio se gravarán con un"; si no lo dice, después de las palabras "sobre el impuesto liquidado". Si no está presente ese texto, usa la que esté más cerca de al palabra "impuesto de industria y comercio (Hacia atrás).

===Actividades no sujetas===
Muestra las actividades que no aplican para Impuesto ICA. Es decir actividades(city_ciius) que tienen tarifa 0, en la referencia normativa muestra ica Topic ACTIVIDADES NO SUJETAS

===Base gravable===
Indica cuál es la base para cálculo de ICA. Muestra el texto del artículo seleccionado del ica topic BASE GRAVABLE

===Hecho generador===
¿Qué hace que se genere pago de ICA? Muestra el texto del artículo seleccionado del ica topic HECHO GENERADOR

===Sobretasas complementarias al impuesto===
Son las sobretasas que se pagan en el impuesto, distinta a ica. Se ven en los formularios nacionales como valores adicionales que se pagan al ICA, y dependen de los que establezca cada municipio. Se llenan directo en la base, pero también cuando se selecciona el Ica topic de cada uno, vá al artículo seleccionado y lee los porcentajes o la variable (por ejemplo el impuesto mínimo que reconoce por UVT, o salarios diarios).
Complementario de avisos y tableros: Viene del ica topic TARIFA AVISOS Y TABLEROS

====Sobretasa Bomberil====
Busca el porcentaje en el artículo de la referencia normativa asociada al Ica topic TARIFA SOBRETASA BOMBERIL (toma el número que esté antes de un signo de porcentaje) y lo multiplica por la casilla 20. Si hay varios porcentajes toma la que está antes de las palabras "sobre el valor del Impuesto de Industria y Comercio". Si no la encuentra la que está más cercana después. Si no hay ninguno toma la entregada por el usuario en “Tarifa sobretasa bomberil.

====Sobretasa medio ambiente/seguridad====
Viene del ica topic TARIFA SOBRETASA seguridad.
Si el usuario entregó “no” en Vallas publicitarias (si/no) es 0. Si entregó sí, busca el porcentaje en el artículo de la referencia normativa asociada al Ica topic TARIFA SOBRETASA (toma el número que esté antes de un signo de porcentaje) y multiplicarlo por la casilla 20. Si hay varios porcentajes toma el primero e informarlo como auditoría.
Si no tiene tasa, toma la que entregó el cliente en “Tarifa seguridad medioambiental” para la multiplicación a la casilla 17. Si el municipio tiene asociada una sobretasa ambiental, multiplicar la casilla 20 por el % de tasa ambiental ( rate de ica_tax_qualities_city , para el ica_tax_qualities “Sobretasa ambiental). También generar la auditoría.

====Anticipo ICA:====
Viene del ica topic ANTICIPO ICA

====Impuesto mínimo====
Actualmente Viene del ica topic IMPUESTO MINIMO ICA. Se está trabajando en una mejora para establecerla como nueva cualquidad de liquidación ica y que se compare con el renglón 16 de las declaraciones.

====Sujetos pasivos:====
Viene del ica topic SUJETO PASIVO. Se llenan manual en la tabla ica_passive_subjects_city

====Tarifas ICA:====
Muestra todas las tarifas aplicables para ICA en todos los municipios. El reto de esta funcionalidad es tener todas las tarifas que vienen en el formato que el municipio quiere ya la mayoría se están acoplando al CIIU v4 del Dane, pero sigue siendo un reto porque hemos identificado más de 500 tipos de tarifas. En eso estuvimos desde mayo y terminamos en Noviembre. El Equipo e Wise selecciona el ica topic y nosotros la leemos. Viene del ica topic TARIFAS ICA. Se llenan manual o automático en city_ciius

Bases de Liquidación Impuesto de Industria y Comercio, Avisos y Tableros - ICA

2024-03-19T23:53:54Z

Tatiana García: Created page with "Aquí te contaremos cuales son las bases de liquidación que operamos actualmente en Numera para la liquidación del Impuesto de Ica en los 1142 municipios de Colombia. ===Ic..."

Aquí te contaremos cuales son las bases de liquidación que operamos actualmente en Numera para la liquidación del Impuesto de Ica en los 1142 municipios de Colombia.

===Ica Topics===
Ubicación en Información ICA / Seleccionar referencias normativas. Si está en verde tiene norma. Si está gris tiene norma pero no artículo y si está rojo no tiene nada.

Se usan como conceptos para “amarrarle” una referencia normativa y un artículo. La meta es que Numera lea cada artículo y entrega la respuesta, ejemplo “la tarifa de anticipo de ICA es el 20%” Para poder tenerlo en un formato estructurado, poblarlo en una tabla, y luego poder calcular el ICA automáticamente Aquí un ejemplo de ICA Topics https://app.esnumera.com/city-ica-ref-laws/2447.

Cada Ica topic tiene como función, mostrarse en cada parte de la plataforma para que los usuarios vean cuál es la norma (referencia normativa), y además que podamos leer el artículo y ejecutar alguna acción desde desarrollo.

Cada Ica topic tiene una lógica independiente, por ejemplo “Sobretasa Bomberil” Numera vá al artículo seleccionado, saca cualquier número antes del signo %. Si vienen 2 tarifas usa la tarifa que esté después de las palabras "impuesto de industria y comercio se gravarán con un"; si no lo dice, después de las palabras "sobre el impuesto liquidado". Si no está presente ese texto, usa la que esté más cerca de al palabra "impuesto de industria y comercio (Hacia atrás).

===Actividades no sujetas===
Muestra las actividades que no aplican para Impuesto ICA. Es decir actividades(city_ciius) que tienen tarifa 0, en la referencia normativa muestra ica Topic ACTIVIDADES NO SUJETAS

===Base gravable===
Indica cuál es la base para cálculo de ICA. Muestra el texto del artículo seleccionado del ica topic BASE GRAVABLE

===Hecho generador===
¿Qué hace que se genere pago de ICA? Muestra el texto del artículo seleccionado del ica topic HECHO GENERADOR

===Sobretasas complementarias al impuesto===
Son las sobretasas que se pagan en el impuesto, distinta a ica. Se ven en los formularios nacionales como valores adicionales que se pagan al ICA, y dependen de los que establezca cada municipio. Se llenan directo en la base, pero también cuando se selecciona el Ica topic de cada uno, vá al artículo seleccionado y lee los porcentajes o la variable (por ejemplo el impuesto mínimo que reconoce por UVT, o salarios diarios).
Complementario de avisos y tableros: Viene del ica topic TARIFA AVISOS Y TABLEROS

====Sobretasa Bomberil====
Busca el porcentaje en el artículo de la referencia normativa asociada al Ica topic TARIFA SOBRETASA BOMBERIL (toma el número que esté antes de un signo de porcentaje) y lo multiplica por la casilla 20. Si hay varios porcentajes toma la que está antes de las palabras "sobre el valor del Impuesto de Industria y Comercio". Si no la encuentra la que está más cercana después. Si no hay ninguno toma la entregada por el usuario en “Tarifa sobretasa bomberil.

====Sobretasa medio ambiente/seguridad====
Viene del ica topic TARIFA SOBRETASA seguridad.
Si el usuario entregó “no” en Vallas publicitarias (si/no) es 0. Si entregó sí, busca el porcentaje en el artículo de la referencia normativa asociada al Ica topic TARIFA SOBRETASA (toma el número que esté antes de un signo de porcentaje) y multiplicarlo por la casilla 20. Si hay varios porcentajes toma el primero e informarlo como auditoría.
Si no tiene tasa, toma la que entregó el cliente en “Tarifa seguridad medioambiental” para la multiplicación a la casilla 17. Si el municipio tiene asociada una sobretasa ambiental, multiplicar la casilla 20 por el % de tasa ambiental ( rate de ica_tax_qualities_city , para el ica_tax_qualities “Sobretasa ambiental). También generar la auditoría.

====Anticipo ICA:==== Viene del ica topic ANTICIPO ICA

====Impuesto mínimo==== Actualmente Viene del ica topic IMPUESTO MINIMO ICA. Se está trabajando en una mejora para establecerla como nueva cualquidad de liquidación ica y que se compare con el renglón 16 de las declaraciones.

====Sujetos pasivos:==== Viene del ica topic SUJETO PASIVO. Se llenan manual en la tabla ica_passive_subjects_city

====Tarifas ICA:==== Muestra todas las tarifas aplicables para ICA en todos los municipios. El reto de esta funcionalidad es tener todas las tarifas que vienen en el formato que el municipio quiere ya la mayoría se están acoplando al CIIU v4 del Dane, pero sigue siendo un reto porque hemos identificado más de 500 tipos de tarifas. En eso estuvimos desde mayo y terminamos en Noviembre. El Equipo e Wise selecciona el ica topic y nosotros la leemos. Viene del ica topic TARIFAS ICA. Se llenan manual o automático en city_ciius

Back Office

2024-03-19T21:02:36Z

Tatiana García: /* Causación Automática */

Back Office

2024-03-19T21:01:54Z

Tatiana García: /* Causación Automática */

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de pruebas con retroalimentación a desarrollo para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

# Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
# Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365 y 2368, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
# Auditoría 3. Para las cuentas de retención del punto anterior, crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de Ica en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente y viceversa.
# Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
# Auditoría 5. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa.
Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa. Está en construcción.
# Auditoría 6. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera.

Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos: Aquí la idea es hacer uso de los modelos de conciliación (MC), estos modelos ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, la idea es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según estas reglas:
## Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar.
## Si la descripción contiene las expresiones "4x1000" o "GMF": busque el MC que tenga el nombre "GMF" y contabilice.
# Parametrización de conceptos para Uso de modelos de conciliación (MC): Se hará que las reglas sean parametrizables y que se puedan hacer tantas como se requiera. La idea es crear una ventana en el home de la empresa en Numera que se llame "Reglas de Conciliación" y que desde allí los usuarios las puedan gestionar. EN ANÁLISIS.

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2024-03-19T20:57:22Z

Tatiana García:

=Causación Automática=
(Este proceso está en fase de pruebas con retroalimentación a desarrollo para mejoras y correcciones)
Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

# Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
# Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365 y 2368, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
# Auditoría 3. Para las cuentas de retención del punto anterior, crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de Ica en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente y viceversa.
# Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
# Auditoría 5. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa.
Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa. Está en construcción.
# Auditoría 6. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera.

Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.

=Conciliación Automática=
(Este proceso está en fase de desarrollo.)
El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

==Validaciones de la Conciliación Automática==

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos: Aquí la idea es hacer uso de los modelos de conciliación (MC), estos modelos ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, la idea es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según estas reglas:
## Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar.
## Si la descripción contiene las expresiones "4x1000" o "GMF": busque el MC que tenga el nombre "GMF" y contabilice.
# Parametrización de conceptos para Uso de modelos de conciliación (MC): Se hará que las reglas sean parametrizables y que se puedan hacer tantas como se requiera. La idea es crear una ventana en el home de la empresa en Numera que se llame "Reglas de Conciliación" y que desde allí los usuarios las puedan gestionar. EN ANÁLISIS.

==Flujo de Conciliación Automática==

# Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
# Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
# Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.

Back Office

2024-03-19T20:38:45Z

Tatiana García: /* Validaciones */

==Causación Automática==
Es el proceso proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

==Flujo de Causación Automática==
Partiremos desde que el documento que se procesó con [[Registro contable automático]] es escrito en odoo en estado borrador.

====Camino Feliz====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
# El resultado de las auditorías es exitoso es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

====Camino con Oportunidades de mejora====
# Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
# Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
# Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo [[Numera]], quien revisará y ajustará lo que se requiera.
# En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
# Se corren las auditorias automáticas.
# El resultado de las auditorías es exitoso es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

==Auditorías que Realiza [[Numera]]==

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

# Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
# Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365 y 2368, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
# Auditoría 3. Para las cuentas de retención del punto anterior, crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de Ica en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente y viceversa.
# Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
# Auditoría 5. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa.
Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa. Está en construcción.
# Auditoría 6. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera.

Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.

==Conciliación Automática==
El objetivo de este proceso es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren EN en estao "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

====Validaciones====

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
# Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
## Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
## Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
# Coincidencia por conceptos: Aquí la idea es hacer uso de los modelos de conciliación (MC), estos modelos ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, la idea es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según estas reglas:
## Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar.
## Si la descripción contiene las expresiones "4x1000" o "GMF": busque el MC que tenga el nombre "GMF" y contabilice.
# Parametrización de conceptos para Uso de modelos de conciliación (MC): Se hará que las reglas sean parametrizables y que se puedan hacer tantas como se requiera. La idea es crear una ventana en el home de la empresa en Numera que se llame "Reglas de Conciliación" y que desde allí los usuarios las puedan gestionar. EN ANÁLISIS.