Difference between revisions of "Gestión documental"
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Revision as of 03:06, 11 July 2022
La gestión documental son las técnicas usadas para administrar los documentos de una empresa. Las técnicas definen como se reciben, gestionan y conservan los documentos en corto y largo plazo.
Si bien la gestión documental es la vértebra de las compañías, nos enfrentarnos a que las empresas son muy tímidas a la automatización de dicha gestión. El 90% de las transacciones tienen soporte físico y encontrar un documento cuando se necesita es una odisea.
El mundo empresarial Colombiano está acostumbrado a que el manejo de los documentos es muy complejo. El verdadero impacto recae en un empresario sin control, que no puede tomar desiciones porque la información no está en línea.
En Numera enfrentamos estos problemas a través de filosofía de negocios y tecnología. En esta página te contamos cómo 1.500 usuarios de 600 empresas han transformado la forma en la que gestionan sus documentos, a través de Numera.
Contents
Lineamientos de gestión documental
Los documentos sostienen todas las transacciones de una empresa. No somos ajenos en que se debe cumplir ciertos lineamientos para que el activo más importante de la compañía no estén es riesgo.
Estos lineamientos permiten que el flujo de un documento sea lógico y útil para la empresa. Por ello, hemos construído una herramienta de Gestión Documental que cubre las necesidades de producción, recepción, distribución, organización y conservación de documentos.
Producción
Recepción
La documentación en Numera se recibe a partir de todos los agentes que intervienen en los documentos. Esto es, empleados, proveedores, clientes etc.
Roles
Cada usuario en Numera adquiere un rol cuando se registra en Numera. Al administrador de usuarios le llega un mail para asignar un rol a los usuarios que se registran y con ello se activan los permisos de radicación y demás funciones de Numera.
Una vez asignados los permisos, al nuevo usuario le lega un correo electrónico informando que ya puede utilizar Numera
Radicación
La Ventanilla Virtual o la VURV remplaza la gestión de la recepción física de los documentos. Con esta herramienta le permitimos a los usuarios recibir todos los documentos que requiere una organización y administrar su gestión a través de un radicado con un código único usando un UUID.
El sistema permite agregar anexos al radicado, tiene un home de radicado y tiene un sistema de notificaciones para informar al usuario de los cambios que sufre en el proceso el documento y sus soportes.
Los usuarios que tienen permisos para radicar ingresan a Numera y hacen el proceso de radicación. Todos los documentos quedan en estado recibido hasta que la compañía los apruebe.
Registro
Distribución
Documentos externos recibidos
Documentos internos
Documentos enviados
Trámite de los documentos
Recepción de solicitud o trámite
Respuesta
La gestión de los documentos y fundamentalmente los que representan compras o salidas de dinero requieren de una aprobación por parte de actores que no están en los equipos contables. Este proceso se realiza a través de un flujo de aprobación virtual, basado en roles y permisos que permite aprobar o rechazar los documentos y con esto llevar un control de los estados del mismo.
En esta funcionalidad se agrega un estado del documento que representa que ha sido aprobado o rechazado y la trasabilidad de los actores del mismo
