Estados Financieros

¿Qué son?

Los Estados Financieros (también conocidos como Informes contables o cuentas anuales) son documentos o informes que muestran la información económica y financiera de una empresa, y que nos permiten interpretar y analizar dicho datos para tomar decisiones que beneficien a la entidad. Además, en Colombia son un requisito legal que la mayoría de entidades deben preparar bajo las NIIF como un deber formal antes del 31 de marzo de cada año.

EEFF en Numera

Numera te prepara en línea los EEFF a partir de la información de Odoo. Aunque sí tenemos como objetivo cumplir con el deber legal, nuestros Estados Financieros tienen un enfoque hacia el administrador; es decir, que cumplan su función de ser útiles para la toma de decisiones. En esta página te explicamos qué te entregamos en lo que llamamos "Conjunto completo de Estados Financieros".

Inicialmente revisamos si la entidad es grupo 2 o 3 NIIF, en la casilla 89 del RUT. Esto es determinante porque lo que te entregamos depende del grupo NIIF que apliques:

1. Código 79 para grupo 1. Aplica las NIIF Completas pero actualmente te entregamos lo aplicable a grupo 2 que es muy similar.
2. Código 80 para grupo 2. Aplica las NIIF Pymes.
3. Código 81 para grupo 3. Aplica las NIF para microempresas. En esta categoría también incluímos a las empresas que no tienen la casilla 89 actualizada con el grupo NIIF, es decir que no tienen un código 79 a 84 en ella.
4. Códigos del 82 al 84 que son entidades del sector publico pero actualmente te entregamos lo aplicable a grupo 2 que es muy similar.

A continuación te explicamos el "paquete" que genera Numera para grupo 2 (NIIF pymes) y para grupo 3 (NIF para microempresas).

EEFF para grupo 2 - NIIF Pymes

Las empresas grupo 2 aplican la NIIF para las PYMES, emitida por el International Accounting Standards Board y adoptada en Colombia mediante el Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios. Para estas empresas se entregan 5 Estados Financieros, cada uno con información comparativa en las mismas clasificaciones del periodo anterior y con un encabezado que incluye:

• Nombre de la entidad,
• Fecha de corte o periodo cubierto,
• Moneda de presentación,
• Información comparativa para el periodo anterior,
• Firma del Representante Legal y Contador Público (y cuando aplique Revisor Fiscal).
• Para el Estado de Resultados se informa que es por función y el Estado de Flujos de efectivo por el método indirecto (se pone justo al lado del nombre del estado financiero.)

1. Estado de Situación Financiera

Aquí verás los activos y pasivos clasificados en corrientes y no corrientes y los movimientos patrimoniales. Cada clasificación presentada indica el número de nota al que está asociado (incluyendo el patrimonio).

Las categorías son de acuerdo a grupos de cuentas de 2 dígitos (entre paréntesis te decimos cuál):

• Activos: Efectivo y equivalentes al efectivo (11), Inversiones (12), Cuentas por cobrar (13 excepto 1355), Activos por impuestos (1355), Inventarios (14), Propiedades, planta y equipo (15), Propiedades de Inversión, Arrendamientos, Intangibles (16), Diferidos (17 excepto impuesto Diferido), Impuesto Diferido y Otros activos (18 y 19)

• Pasivos: Obligaciones financieras (21), Proveedores y cuentas por pagar (22 y 23), Pasivos por impuestos corrientes (24), Impuesto de renta , Beneficios a empleados (25), Provisiones (26), Diferidos (27 excepto impuestos diferidos), Impuesto diferido, Otros pasivos (28 y 29)

• Patrimonio: Capital social (31 y 32), Reservas (33), Resultados del ejercicio, Resultados/Pérdidas de ejercicios anteriores (37), Otros resultados Integrales (38) y Otros activos netos (34, 35, 36 y 39)

2. Estado de Resultado Integral

Se presentas los ingresos y gastos presentados por naturaleza según el área o propósito donde se usan (ingreso de ventas, costo de ventas, gastos de administración y ventas, y otros ingresos y gastos); de acuerdo a los grupos de cuentas de 2 dígitos mencionados anteriormente. Los ingresos por venta de bienes y servicios se muestran de manera separada y los gastos financieros y costos financieros también se presentan en categorías independientes.

3. Estado de Cambios en el Patrimonio

Presenta de forma comparativa:

• Resultado del periodo
• Cada partida de Otro Resultado Integral
• Transacciones con propietarios (aportes, dividendos, readquisiciones)
• Conciliación detallada de cada componente del patrimonio entre el inicio y el cierre del periodo

4. Estado de Flujos de Efectivo

Clasificado en:

• Actividades de operación
• Actividades de inversión
• Actividades de financiación

Debe conciliar el efectivo inicial y final con el Estado de Situación Financiera.

5. Notas

El número de nota es una secuencia lógica que sigue el mismo orden de los rubros de los estados financieros. Las primeras notas identifican el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables, declaración explícita y sin reservas de cumplimiento con NIIF para las PYMES, asuntos de importancia relativa y la hipótesis de negocio en marcha (capacidad que tiene la pyme para continuar en funcionamiento en los próximos 12 meses) . Las notas siguientes corresponden a las clasificaciones de los dos estados financieros anteriores.

Para cada partida del Estado de Situación y del Resultado se revelan sub-clasificaciones tipo grupo de cuentas 4 dígitos, de manera comparativa que comprueban el saldo de la nota con el del estado financiero. Por ejemplo para el efectivo que es el grupo de cuentas 11, las clasificaciones comparativas de un año a otro son 1105 para Caja, 1110 para Bancos etc (esto es un criterio propio de Numera para cumplir el principio de "Comprensibilidad" que detalla la norma; es decir que los EEFF sean comprensibles para cualquier usuario).

Además de las clasificaciones anteriores se revelan asuntos particulares dentro del cuerpo de las siguientes notas (no como parte del cuadro comparativo sino de forma descriptiva sólo del año):

• Efectivo y equivalentes: saldos de efectivo y equivalentes al efectivo significativos mantenidos por la entidad que no están disponibles para ser utilizados
• Inversiones: los montos reconocidos por deterioro (o reversión de deterioro) del periodo
• Cuentas por cobrar: Deterioros revesados (tomados de los débitos de las cuentas 1390 que tengan como contrapartida una cuenta del resultado)
• Inventarios: Deterioros reconocidos y revesados (tomados de los débitos de las cuentas 14 que tengan como contrapartida una cuenta del resultado)
• Propiedades, planta y equipo: Se agrega una conciliación que detalla saldo del año anterior + compras (débitos de la cuenta 15 excepto 1592 a 1599) - ventas y bajas (créditos de la cuenta 15 excepto 1592 a 1599, menos débitos de las cuentas 1592 a 1599) - depreciación (créditos de las cuentas 1592) +/- otros movimientos (créditos de las cuentas 1594 a 1599). El resultado debe coincidir con el saldo final de la propiedad, planta y equipo del Estado de situación financiera. También se revelan los métodos de depreciación; vidas útiles o tasas y restricciones o activos en garantía.
• Propiedades de Inversión: Se revelan los métodos empleados para la obtención del valor razonable de la propiedad de inversión; las restricciones e ingresos derivados de la PI; las obligaciones contractuales; las transferencias realizadas a ppye y una conciliación parecida a la de la propiedad, planta y equipo.
• Intangibles: se presenta una conciliación parecida a la de la propiedad, planta y equipo.
• Arrendamientos: Para arrendamiento financieros y operativos se muestra de forma separada el total de los pagos mínimos futuros del arrendamiento separando los pagos hasta un año, de uno a cinco años y más de cinco años y una descripción detallada de los acuerdos de arrendamiento significativos
• Provisiones: incertidumbres relativas, vencimientos, restricciones, procesos específicos y particulares de la provisión, plazos y tasas de interés
• Impuesto de renta: Presentar la conciliación entre el saldo inicial y los movimientos débito como pago o reversiones y crédito como nueva provisión (2404). Se incluye también un contexto normativo como explicación de los cambios en la tasa o tasas impositivas aplicables, en comparación con las del periodo anterior.
• Impuesto diferido: Explicación de cada diferencia, sea temporal, temporaria o permanente y diferencias temporarias deducibles, pérdidas o créditos fiscales no utilizados o diferencias temporarias imponibles para los cuales no se hayan reconocido activos por impuestos diferidos.
• Patrimonio: Conciliación que detalla el saldo inicial y por cada sub-clasificación (de 4 dígitos) aumentos (créditos) y disminuciones (débitos). El resultado debe coincidir con el saldo final del patrimonio en el Estado de situación financiera.

De otros asuntos se requiere una nota adicional para:

• Cambios en políticas contables y corrección de errores de periodos anteriores: una breve descripción del cambio o error y qué tantos periodos afecta con el valor afectado
• Partes relacionadas con las que tengan en la entidad o la entidad tenga en otro negocio una participación superior al 50%: Naturaleza de la relación; transacciones realizadas; saldos pendientes; condiciones de las transacciones; remuneración del personal clave de la gerencia.

EEFF para grupo 3 - NIIF para microempresas

Las empresas grupo 3 aplican las NIIF para microempresas, reglamentadas en el Decreto 2706 de 2015.

Para estas empresa te entregamos 3 Estados Financieros, cada uno con información comparativa en las mismas clasificaciones del periodo anterior y con un encabezado que incluye:

• Nombre de la entidad,
• Fecha de corte o periodo cubierto,
• Moneda de presentación,
• Información comparativa para el periodo anterior,
• Firma de la administración y contador público (y cuando aplique revisor Fiscal)

Las características propias de cada Estado son:

1. Estado de Situación Financiera:

Aquí verás los activos y pasivos separados por liquidez (corrientes y no corrientes) y los movimientos patrimoniales Cada clasificación aquí presentada indica el número de nota al que está asociado (incluyendo el patrimonio).

Las categorías son de acuerdo a grupos de cuentas de 2 dígitos (entre paréntesis te decimos cual):

• Activos: Efectivo y equivalentes al efectivo (11), Inversiones (12), Cuentas por cobrar (13), Inventarios (14), Propiedades, planta y equipo (15), Intangibles (16), Diferidos (17), Otros activos (18 y 19)
• Pasivos: Obligaciones financieras (21), Proveedores y cuentas por pagar (22 y 23), Impuestos (24), Beneficios a empleados (25), Provisiones (26), Diferidos (27), Otros pasivos (28 y 29)
• Patrimonio: Capital social (31 y 32), Reservas (33), Resultados del ejercicio, Resultados/Pérdidas de ejercicios anteriores (37), Otros activos netos (34, 35, 36, 38 y 39)

2. Estado de Resultados:

Se presentas los ingresos y gastos presentados por naturaleza según el área o propósito donde se usan (ingreso de ventas, costo de ventas, gastos de administración y ventas, y otros ingresos y gastos); de acuerdo a los grupos de cuentas de 2 dígitos mencionados anteriormente. Los ingresos por venta de bienes y servicios se muestran de manera separada.

3. Notas

El número de nota es una secuencia lógica que va en el mismo orden de los rubros de los estados financieros. Las primeras notas identifican el ente económico, resumir sus políticas y prácticas contables, declaración de conformidad (marco normativo aplicable), asuntos de importancia relativa y la hipótesis de negocio en marcha (capacidad que tiene la microempresa para continuar en funcionamiento en los próximos 12 meses) . Las notas siguientes corresponden a las clasificaciones de los dos estados financieros anteriores.

Para cada partida del Estado de Situación y del Resultado se revelan sub-clasificaciones tipo grupo de cuentas 4 dígitos, de manera comparativa que comprueban el saldo de la nota con el del estado financiero. Por ejemplo para el efectivo que es el grupo de cuentas 11, las clasificaciones comparativas de un año a otro son 1105 para Caja, 1110 para Bancos etc (esto es un criterio propio de Numera para cumplir el principio de "Comprensibilidad" que detalla la norma; es decir que los EEFF sean comprensibles para cualquier usuario).

Además de las clasificaciones anteriores se revelan asuntos particulares dentro del cuerpo de las siguientes notas (no como parte del cuadro comparativo sino de forma descriptiva sólo del año):

• Inversiones: Dividendos o participaciónes reconocidas en el resultado
• Cuentas por cobrar: Deterioros revesados (tomados de los débitos de las cuentas 1390 que tengan como contrapartida una cuenta del resultado)
• Inventarios: Deterioros revesados (tomados de los débitos de las cuentas 14 que tengan como contrapartida una cuenta del resultado)
• Propiedades, planta y equipo: Se agrega una conciliación que detalla saldo del año anterior + compras (débitos de la cuenta 15 excepto 1592 a 1599) - ventas y bajas (créditos de la cuenta 15 excepto 1592 a 1599, menos débitos de las cuentas 1592 a 1599) - depreciación (créditos de las cuentas 1592) +/- otros movimientos (créditos de las cuentas 1594 a 1599). El resultado debe coincidir con el saldo final de la propiedad, planta y equipo del Estado de situación financiera.
• Patrimonio: Conciliación que detalla el saldo inicial y por cada sub-clasificación (de 4 dígitos) aumentos (créditos) y disminuciones (débitos). El resultado debe coincidir con el saldo final del patrimonio en el Estado de situación financiera.
• En los gastos de arrendamiento (5110) se detalla una descripción general de los acuerdos de arrendamiento significativos incluyendo, por ejemplo, información sobre cuotas contingentes, opciones de renovación o adquisición y cláusulas de revisión, subarrendamientos y restricciones impuestas por los acuerdos de arrendamiento.

EEFF en Odoo

En Odoo encontraras los siguientes Estados Financieros en el panel "Informes"

Ganancias y Perdidas

También llamado como Estado de Resultados, básicamente representa el resultado final del ejercicio, que bien puede ser pérdida o utilidad. En el estado de resultados encontraras las siguientes cuentas contables de: Ingresos, Costos y Gastos.

Una vez ingresa a Contabilidad / Informes / Ganancias y Perdidas, podrá consultar y generar el informe según lo requiera:

1. Filtrar Informe por periodos de tiempo: Permite filtrar de acuerdo a las fechas que requiera. Por defecto está Este Mes, Trimestre y Año Financiero, Ultimo mes, Trimestre y Año Financiero ó personalizar fechas.
2. Comparación de periodos en el informe: Periodo Previo, Mismo periodo año pasado o Personalizado. Podrá ver las cifras comparadas en ciertos periodos
3. Filtrar por tipo de Diarios: Permite filtrar por el tipo de documento en el que se contabilizo.
4. Filtrar por Cuentas Analíticas (Centros de costo)
5. En Opciones Permite generar el informe Por: Base Efectivo y Base devengo en cada uno se puede incluir las [[Facturas no asentadas[[ (Estado de las facturas en Borrador) o solo las que están en estado contabilizado. También da la opción de Extender todo, para visualizar mas detalladamente la cuenta ya que muestra cuenta contable y valor.
6. Al dar click en la cuenta contable podemos visualizar Libro Mayor, Apuntes Contables y Anotar.
7. Vista Previa de Impresión: Se descarga el informe en formato PDF.
8. Exportar (XLSX): Se descarga el informe en formato Excel.

Para ver un estado de resultados comparativo, debe filtrar por periodos de tiempo (Filtro 1), ya sea mensualizado o anualizado, y en el filtro (2) de comparación debe indicar la cantidad de periodos previos que desea comparar.

Balance de Situación

También conocido como Balance General o Estado de Situación Financiera esta conformado por las cuentas contables: activo, pasivo y patrimonio.

Una vez ingresa a Contabilidad / Informes / Balance de situación, podrá consultar y generar el informe según lo requiera:

1. Filtrar Informe por periodos de tiempo: Permite filtrar de acuerdo a las fechas que requiera. Por defecto está A partir de: Hoy, Final de Ultimo mes, Final de Ultimo Trimestre, Final de Ultimo Año Financiero y permite personalizar fecha.
2. Comparación de periodos en el informe: Periodo Previo, Mismo periodo año pasado o Personalizado.
3. Filtrar por tipo de Diarios: Permite filtrar por el tipo de documento en el que se contabilizo.
4. Filtrar por Cuentas Analíticas (Centros de costo]
5. En Opciones Permite generar el informe Por: Base Efectivo y Base devengo en cada uno se puede incluir las Facturas no asentadas (Estado de las facturas en Borrador) o solo las que están en estado contabilizado. También da la opción de Extender todo, para visualizar mas detalladamente la cuenta ya que muestra cuenta contable y valor.
6. Al dar click en la cuenta contable podemos visualizar Libro Mayor, Apuntes Contables y Anotar.
7. Vista Previa de Impresión: Se descarga el informe en formato PDF.
8. Exportar (XLSX): Se descarga el informe en formato Excel.

Estado de Flujo de Caja

Conocido como Estado Flujo de Efectivo se define como la variación de las entradas y salidas de dinero en un período determinado, y su información mide el estado financiero de una empresa. El flujo de efectivo permite realizar previsiones, posibilita una buena gestión en las finanzas, en la toma de decisiones y en el control de los ingresos, con la finalidad de mejorar la rentabilidad de una empresa.

Una vez ingresa a Contabilidad / Informes / Estado de Flujo de Caja, podrá consultar y generar el informe según lo requiera:

1. Filtrar Informe por periodos de tiempo: Permite filtrar de acuerdo a las fechas que requiera. Por defecto está Este Mes, Trimestre y Año Financiero, Ultimo mes, Trimestre y Año Financiero ó personalizar fechas.
2. Comparación de periodos en el informe: Periodo Previo, Mismo periodo año pasado o Personalizado.
3. Filtrar por tipo de Diarios: Permite filtrar por el tipo de documento en el que se contabilizo.
4. Filtrar por Cuentas Analíticas (Centros de costo)
5. En Opciones Permite generar el informe Por: Base Efectivo y Base devengo en cada uno se puede incluir las Facturas no asentadas (Estado de las facturas en Borrador) o solo las que están en estado contabilizado. También da la opción de Extender todo, para visualizar mas detalladamente la cuenta ya que muestra cuenta contable y valor.
6. Al dar click en la cuenta contable podemos visualizar Libro Mayor, Apuntes Contables y Anotar.
7. Vista Previa de Impresión: Se descarga el informe en formato PDF.
8. Exportar (XLSX): Se descarga el informe en formato Excel.

Resumen Ejecutivo

También conocido como Indicadores Financieros son herramientas que se diseñan utilizando la información Financiera de la empresa, y son necesarias para medir la estabilidad, la capacidad de endeudamiento, la capacidad de generar liquidez, los rendimientos y utilidades de la entidad.

Una vez ingresa a Contabilidad / Informes / Resumen Ejecutivo, podrá consultar y generar el informe según lo requiera:

1. Filtrar Informe por periodos de tiempo: Permite filtrar de acuerdo a las fechas que requiera. Por defecto está Este Mes, Trimestre y Año Financiero, Ultimo mes, Trimestre y Año Financiero ó personalizar fechas.
2. Comparación de periodos en el informe: Periodo Previo, Mismo periodo año pasado o Personalizado.
3. En Opciones Permite generar el informe Por: Base Efectivo y Base devengo en cada uno se puede incluir las Facturas no asentadas (Estado de las facturas en Borrador) o solo las que están en estado contabilizado. También da la opción de Extender todo, para visualizar mas detalladamente la cuenta ya que muestra cuenta contable y valor.
4. Nota: Espacio disponible para agregar comentario o información de la empresa.
5. Tipos de indicadores Financieros: Efectivo, Rentabilidad, Balance de Situación, Rendimiento, Posición. Al dar click en el nombre de cada uno de los Indicadores financieros nos visualiza el origen de la información.
6. Vista Previa de Impresión: Se descarga el informe en formato PDF.
7. Exportar (XLSX): Se descarga el informe en formato Excel.

Se detalla a continuación los Indicadores financieros utilizados en Odoo

Rendimiento:

1. Margen de utilidad bruta: La contribución de cada venta individual hecha por su negocio menos cualquier costo directo requerido para hacer esas ventas (cosas como labor, materiales, etc).
2. Margen de utilidad neta: La contribución de cada venta individual hecha por su negocio menos cualquier costo directo requerido para hacer esas ventas, así como cualquier gasto general fijo que su compañía tiene (cosas como renta, electricidad, impuestos que debe pagar como resultado de esas ventas).
3. Rentabilidad de la inversión:El radio de ganancia neta hecha, al monto de activos que la compañía usó para producir esas ganancias.

Posición:

1. Días promedio del deudor: El promedio de días que le toma a sus clientes pagarle (totalmente), a través de todas las facturas de sus clientes.
2. Días promedio del acreedor:El promedio de días que le toma pagarle a sus proveedores (totalmente), a través de todas las facturas de sus proveedores.
3. Previsión corto plazo de liquidez:Cuánto dinero se espera recibir o sacar de su organización en el siguiente mes ej. balance de sus Cuentas de ventas del mes menos el balance de sus Cuentas de compras del mes.
4. Activos corrientes a pasivos:También referido como proporción actual, esta es la proporción de activos corrientes (activos que pudieron convertirse en efectivo durante un año) a los pasivos corrientes (pasivos que se vencerán en el próximo año). Esto es típicamente usado como una medida de la habilidad de la compañía para mantener su crédito.