Integración con Numera

Este es el proceso mediante el cual Numera de forma automatizada se conecta con los software contables y permite que la información que se construye a partir de los soportes contables radicados por los usuarios sea registrada y auditada con Inteligencia Artificial

Con el tiempo y los procesos de integración que hemos realizado encontramos que el éxito de las integraciones depende de los siguientes puntos:

La Integración

Entender las posibilidades que tiene el software del cliente

Con soluciones tecnológicas construidas a través de APIs se puede lograr leer, escribir y editar la información en otros sistemas a partir de los datos recibidos y procesados en Numera. Requerimos hacer un entendimiento juicioso de cómo funciona el sistema al que nos vamos a conectar, de que Automations se realizan con el consumo del mismo del frontend y de esta forma determinar el alcance de lo que debemos realizar en nuestra lógica para que al momento del registro se cumpla con calidad.

El resultado final de este proceso nos muestra:

1. A que información tenemos acceso
2. Como se puede leer, editar la información que existe
3. Como se puede registrar información nueva relacionada a los soportes contables
4. Que Automations podemos consumir y cuales debemos replicar en nuestra lógica de registro
5. Con que capacidad de comunicación contamos y que tan confiable es
6. Cuales son los esquemas de seguridad que debemos utilizar para mantener los protocolos del cliente

Construir la habilitación a partir de las particularidades del proceso contable

Cada empresa es un mundo aparte, aunque todas se parezcan. Para eso debemos diseñar un proceso en el que con las APIs podamos capear el Plan de cuentas, Listado de productos, liquidación de impuestos, auditoría documental, aprobaciones, etc.

Esta etapa es el punto de partida de la integración. En ella Numera captura toda la información requerida para entender, documentar y homologar dentro del sistema las particularidades de cada empresa. Con el termino homologación describimos el proceso mediante el cual la integración traduce las particularidades técnicas del sistema y la empresa a los estándares Numera. Al terminar esta etapa la empresa debe estar en la capacidad de registrar automáticamente según lo determinado en el alcance.

Posterior a la habilitación Numera debe lograr:

1. Solicitar la habilitación desde el frontend de Numera
2. Saber cual es el Plan de cuentas de la empresa y entender cómo se registra
3. Conocer el listado de impuestos y cómo se usan para que los registros sean consistentes
4. Conocer el listado de terceros y tener un mecanismo de interacción para crear y editar.
5. Conocer el listado de productos, tener un mecanismo de interacción para crear y editar.
6. Conocer el listado de posiciones fiscales y tener el mecanismo para utilizarlo sin intervención humana.

Registro 100% automatizado

En el registro esta el gran valor que Numera genera a sus clientes. Para que funcione el registro debemos determinar a partir de los dos puntos anteriores el flujo con el que nuestro sistema registrará, que tipos de documentos tenemos habilitados para hacerlo y cada cuanto lo haremos.

Este proceso de la integración esta empoderado por APIs y lleva a cabo el registro de manera automática. Cuando el Registro esta en funcionamiento lo que recibe el usuario es lo siguiente:

1. Registro automático a partir de los soportes contables radicados en Numera
2. Información constante de estado de los registros y los tiempos que toma nuestro sistema entre la recepción y el registro.

Consultas para auditorías

Con la Integración con Numera los sistemas nos permiten realizar consultas de información para llevar a cabo auditorías y reportes. Así las cosas al completar este proceso de la integración el cliente podrá crear y consumir auditorías que realiza de manera manual hoy y que se llevarán a cabo de manera automática con mayor oportunidad y calidad.

El valor de este proceso esta en que las maquinas logran hacer proceso de manera deterministica, es decir precisa y consistente. Los Humanos no somos capaces de esta capacidad. Con esto podremos correr de manera sistemática análisis sobre la operación contable que permitirán mejorar la calidad y la efectividad del mismo.

En el momento de la integración Numera logrará:

1. Conectarse con el Sistema contable del cliente y consumir la información requerida para realizar auditorias.
2. Crear cálculos, revisiones y análisis en Numera presentando banderas y alarmas a los clientes en el menú de reportes
3. Correr auditorias por pedido de los clientes. Entregando resultados de manera casi instantánea
4. Empoderar a los equipos para la mejora continua

Liquidación de impuestos

A partir de la información que hemos recibido y registrado durante la Integración con Numera hemos construido la lógica para aprovechar esa información y realizar la liquidación de impuestos.

Consultamos en el software contable la información que calcula los impuestos, que han sido escritos por nosotros o por usuarios de forma manual en cuentas contables; y construimos una propuesta de liquidación de los siguientes impuestos:

1. Impuesto al valor agregado (IVA)
2. Retención en la fuente
3. Impuesto de Industria y Comercio
4. Retención de ICA

Como prepararse para afrontar la Integración con Numera

Como cliente de Numera le propones que prepare la siguiente información en cada uno de los equipos para realizar el diseño del proyecto de integración.

IT o Tecnológico

De sus software contable debe conocer lo siguiente:

1. ¿Esta en la nube o en un servidor local?
2. ¿Cual es el la dirección de conexión y los protocolos del mismo?
3. ¿Tiene alguna API? ¿Que actividades se pueden hacer con esta?

En caso de no tener APIs, se plantea a través de conexiones directas al motor de base de datos la integración:

1. ¿Que motor de base de datos tiene sus sistema?
2. ¿Tiene usted acceso al motor de base de datos? ¿Esta documentado? ¿Conoce las tablas?
3. ¿Que limitaciones de seguridad se deben tener en cuenta para conectarse?

Si no se tiene acceso o conocimiento del motor de base de datos, se tiene un módulo para cargue de movimientos o registros por archivos planos

1. ¿Que tipo de movimientos se pueden subir por archivo plano?
2. ¿En que estructura se deben presentar los archivos?
3. ¿Cómo se puede descargar la información?

Adicionalmente nos deben entregar las reglas de seguridad y de autenticación de usuarios para mantener el esquema de la empresa.

A medida que vamos bajando en capacidades de comunicación menos automatización lograremos del proceso. Cada caso es particular.

Parametrización

Debe entregarnos estos datos de parametrización actual de su empresa, o una muestra de algunas de ellas que tengan cambios significativos entre una y otra:

1. Plan de cuentas
2. Listado de impuestos (si los maneja el sistema)
3. Campos de terceros: Cualidades que permite asignar a los terceros (por ejemplo, identificación, ciudad, teléfono, etc). Especificar cuáles campos son obligatorios y que tipo de datos permite; por ejemplo las posiciones fiscales o ciudades que permite.
4. Campos de productos: Características de los productos y si éstos tienen las cuentas contables de impuestos asignadas.
5. Tipos de diarios: Comprobantes contables creados en el sistema. Especificar sus cualidades o requisitos y si pueden modificarse o crear nuevos.