Back Office

Causación Automática

(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

Flujo de Causación Automática

Partiremos desde que el documento que se procesó con Registro contable automático es escrito en odoo en estado borrador.

Camino Feliz

1. Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
2. Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
3. El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

Camino con Oportunidades de mejora

1. Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
2. Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
3. Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo Numera, quien revisará y ajustará lo que se requiera.
4. En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
5. Se corren las auditorias automáticas.
6. El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

Auditorías que Realiza Numera

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

Documentos de Compras

• Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
• Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365, 2368 y 2367, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
• Auditoría 3.1 Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 2368) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 2365) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
• Auditoría 3.2. Excepción, cuando el documento esté marcado con el beneficio del art. 383, y el valor de la interpretación sea inferior a 118 uvt (base rete fuente art. 383 + 25%), no evaluar esta auditoría sin importar la ciudad del documento. En este caso se crea un mensaje informativo, indicando "Aud. 3.1. no se evaluó la auditoría porque el documento está marcado con el beneficio 383 y no supera la base del año actual". (EN DESARROLLO)
• Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
• Auditoría 5.1. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
• Auditoría 5.2. Que valida e indica el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto.
• Auditoría 6. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.
• Auditorías 6,1, 6,2 y 6,3. Para documentos con moneda diferente COP. (EN DESARROLLO)

* 6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo.
* 6.3 Que valida e indica si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es superior al 120% o inferior al 80% respecto al resultado de multiplicar la tasa media asignada al BPO por el valor de la interpretación humana en Numera.  Esta tasa media será una nueva propiedad que se cree en el BPO para cada moneda extrajera.

• Auditoría 7. NA
• Auditoría 8. Que valida e indica si la cuenta de la propina, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Propina”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero. (EN DESARROLLO)
• Auditoría 9. Para documentos de terceros que contengan la posición fiscal "Tercero del Exterior" o "Persona Natural No Resp. de Iva", que valida e indica si el diario usado en odoo contiene el nombre "Documento Soporte Dian". (EN DESARROLLO)
• Auditoría 10. Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

• Notificación 1. Si el tercero del documento tiene posición fiscal igual a "Gran Contribuyente" o "Persona Jurídica", o si en su posición fiscal contiene la expresión "Persona natural" y el documento no está marcado con beneficio 383, vy el valor del campo 'Monto Libre de Impuestos' en la pestaña líneas de factura es superior a 4 UVT, valida e indica cuando no se escribió la cuenta de retención en la fuente, es decir las que empiezan por 2365. (EN DESARROLLO)

Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.

Facturas de Venta

• Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
• Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
• Auditoría 3. Cuando la ciudad del documento esté en el listado de los "municipios asociados a la empresa", crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de ica (las que empiezan por 135518) en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente (las que empiezan por 135515) y viceversa. (La inclusión de la ciudad está EN DESARROLLO)
• Auditoría 4.1 Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
• Auditoría 4.2 Que valida e indica si el centro de costos es diferente al que existe en la historia para ese tercero y para ese concepto. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
• Auditoría 5. Para documentos con moneda COP. Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.
• Auditorías 5.1 y 5.2. Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).

* 5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y
* 5.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.

• Auditoría 6. Que valida e indica si la moneda de la interpretación es diferente a COP. Esta auditoría será opcional. (EN DESARROLLO)
• Auditoría 7. Si la empresa es régimen ordinario y el tercero tiene posición fiscal Régimen Simple de Tributación, valida e indica, si en odoo en la pestaña "Líneas de factura", tiene un impuesto que contenga el nombre "Autorretencion Simple". (EN DESARROLLO)
• Auditoría 8.Que valida e indica si la referencia de la factura (número de factura), ya existe en otro documento con estado publicado.

Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.

Conciliación Automática

(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

Validaciones de la Conciliación Automática

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

1. Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
2. Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
   1. Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
   2. Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
3. Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar. (DESARROLLADO CON FRONT EN CONSTRUCCIÓN)
4. Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática. (EN DESARROLLO)

Flujo de Conciliación Automática

1. Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
2. Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
3. Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.