Back Office

Causación Automática

(Este proceso está en fase de pruebas con retroalimentación a desarrollo para mejoras y correcciones) Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

Flujo de Causación Automática

Partiremos desde que el documento que se procesó con Registro contable automático es escrito en odoo en estado borrador.

Camino Feliz

1. Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
2. Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
3. El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

Camino con Oportunidades de mejora

1. Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
2. Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
3. Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo Numera, quien revisará y ajustará lo que se requiera.
4. En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
5. Se corren las auditorias automáticas.
6. El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

Auditorías que Realiza Numera

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

1. Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
2. Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365 y 2368, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
3. Auditoría 3. Para las cuentas de retención del punto anterior, crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de Ica en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente y viceversa.
4. Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
5. Auditoría 5. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa.

Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa. Está en construcción.

1. Auditoría 6. Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera.

Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.

Conciliación Automática

(Este proceso está en fase de desarrollo.) El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

Validaciones de la Conciliación Automática

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

1. Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
2. Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
   1. Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
   2. Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
3. Coincidencia por conceptos: Aquí la idea es hacer uso de los modelos de conciliación (MC), estos modelos ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, la idea es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según estas reglas:
   1. Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar.
   2. Si la descripción contiene las expresiones "4x1000" o "GMF": busque el MC que tenga el nombre "GMF" y contabilice.
4. Parametrización de conceptos para Uso de modelos de conciliación (MC): Se hará que las reglas sean parametrizables y que se puedan hacer tantas como se requiera. La idea es crear una ventana en el home de la empresa en Numera que se llame "Reglas de Conciliación" y que desde allí los usuarios las puedan gestionar. EN ANÁLISIS.

Flujo de Conciliación Automática

1. Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
2. Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
3. Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.