Solución tecnológica
La solución tecnológica de Numera ha sido diseñada de la siguiente forma:
Radicar
Este modulo se encarga de recibir del usuario la factura o documento desde un archivo PDF o de imagen, almacenarla en S3 y entregar un radicado. Este modulo lo hemos bautizado como Ventanilla Única de Radicación Virtual o VURV. El flujo de trabajo en este módulo esta ligado al tipo de rol y proceso que se esta haciendo. Los flujos son los siguientes:
- Recepcionista: Este rol es el principal encargado de recibir y radicar en Numera a través de la VURV los documentos recibidos. El flujo que sigue es
- Log in.
- Dashboard: Entra directamente a un home que le permite ir a radicar, ver un listado de estadísticas, tareas, o un buscar un filtro en la lista de documentos.
- Radicar: Es la pantalla por la cual radica, si es que está en alguna parte del sistema y decide ir a hacer el radicado de un nuevo documento. Entra directamente debe estar de fácil acceso en la pantalla.
- Documentos Es la pantalla en la que gestiona el radicado de sus documentos. A esta pantalla llega cada vez que hace un radicado, o si hace un filtro en el dashboard.
Lectura de documentos
Este modulo se alimenta del radicado del documeento por el usuario y lo envia a través de un sistema de colas a un sistema de inteligencia artificial OCR. Estamos usando el de AWS que se llama Textract. El objetivo es poder leer la factura sin intervención humana.
El resultado del proceso en Textract es un archivo en formato JSON que devuelve: Tipo de texto, largo, ubicación en coordenadas, el texto en sí. A partir de esta información hemos creado un algoritmo que separa los textos y los pinta por línea en la herramienta de Interpretación de documentos.
Para realizar la lectura del documento hemos realizado una interpretación con Torque Mecánico en la que hemos mapeado la información desde el JSON a como la necesitamos para reconocerla contablemente. A partir de esa interpretación hemos guardado un Esquema de factura para cada tercero. Este guarda la ubicación de los ítems del Textract para el tercero sin los textos. Esto tiene como objetivo que el próximo documento recibido de este tercero por un usuario de Numera sea interpretado a partir del esquema y que se pinte en la herramienta de Interpretación de documentos
El flujo de trabajo es el siguiente por rol:
- Auxiliar Contable: Este rol además de Radicar puede hacer la interpretación de documentos. El flujo es el siguiente:
- Seguir el proceso realizado por el rol Recepcionista si va a radicar
- Entrar a la tabla de documentos y buscar en los filtros documentos sin interpretación.
- Entrar al documento que se va a procesar y realizar la Interpretación de documentos. En esta pantalla es posible que se requiera ver el tercero, la compañía que recibió el documento o ir a radicar de nuevo. También debería tener un botón de compartir.
- Contador: Este rol será el encargado de validar que Intellectio esta leyendo bien la factura. Para ello ingresará en los documentos que tienen la Interpretación de documentos completa e ingresan a aprobar los mismos.
