Back Office

Causación Automática

(Este proceso está en fase de desarrollo y pruebas con retroalimentación a dev para mejoras y correcciones)

Es el proceso de cambiar un documento de estado borrador a publicado en odoo de forma automática (lo hace el bot de Numera).

Flujo de Causación Automática

Partiremos desde que el documento que se procesó con Registro contable automático es escrito en odoo en estado borrador.

Camino Feliz

1. Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
2. Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto.
3. El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

Camino con Oportunidades de mejora

1. Numera escribe en odoo el registro en estado borrador.
2. Se corren las auditorias que validan si el registro es correcto
3. Si el resultado de las auditorías indica posibles fallas en el registro, se notifica a un humano miembro del equipo Numera, quien revisará y ajustará lo que se requiera.
4. En caso de requerirse, el documento será homologado nuevamente desde Numera.
5. Se corren las auditorias automáticas.
6. El resultado de las auditorías es exitoso, es decir, el registro es correcto, el documento es causado en odoo.

Auditorías que Realiza Numera

Con el objetivo de garantizar la fiabilidad de la Causación Automática, se implementaron las siguientes auditorias, estas se realizan a los registros existentes en odoo en estado borrador y el contraste se hace contra la historia de registros publicados en odoo.

Documentos de Compras

1. Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del gasto, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero.
2. Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 2365 y 2368, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero.
3. Auditoría 3. Para las cuentas de retención del punto anterior, crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención de Ica en un documento que si tiene cuenta de retención en la fuente y viceversa.
4. Auditoría 4. Que valida e indica si la cuenta del impuesto al consumo, es decir la que tenga en el concepto la expresión “Impuesto al consumo”, es diferente a la que existe en la historia para ese tercero.
5. Auditoría 5. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Esta validación se debe hacer contra una nueva cualidad que se cree en la empresa.
6. Auditoría 6. Para documentos con moneda COP.

Que valida si el total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso Vs el total de la interpretación humana del documento en Numera.

1. Auditoría 6,1 y 6,2 Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).

6.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y 6.2 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "debe" de los apuntes contables del registro en odoo..

Facturas de Venta

1. Auditoría 1. Que valida e indica si la cuenta del ingreso, es decir la cuenta del producto, es diferente a las que existen en la historia para ese tercero de toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
2. Auditoría 2. Que valida e indica si las cuentas de retención, es decir las que empiezan por 135515, 135516, 135517 y 135518, son diferentes a las que existen en la historia para ese tercero en toda la empresa, aquí no realizamos evaluación por tercero.
3. Auditoría 3. Para las cuentas de retención del punto anterior, se crea una auditoría que indica cuando no escribió una cuenta de retención en la fuente (135515) pero si se escribió una cuenta de retención de ica (135518).
4. Auditoría 4. Que valida e indica si el documento no tiene centro de costos y este es requerido para la contabilización y viceversa. Está en construcción.
5. Auditoría 5. Para documentos con moneda COP.

Que valida si el total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo es mayor o menor a 1 peso vs el total de la interpretación humana del documento en Numera. Se excluyen de esta comprobación, los valores de cuentas que empiecen por 236566.

1. Auditoría 5,1 y 5,2 Para documentos con moneda diferente COP (en desarrollo).

5.1 Valida si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es diferente al total de la interpretación humana del documento en Numera, y 5.2 Validar si el total del registro en odoo en la pestaña "Líneas de factura" es igual al total de la columna "haber" de los apuntes contables del registro en odoo.

Si las auditorías anteriores no producen resultados negativos, quiere decir que los documentos fueron escritos en odoo de forma correcta y se procede a Publicarlos automáticamente.

Conciliación Automática

(Este proceso está en fase de desarrollo.)

El objetivo es cruzar los movimientos cargados en los extractos de bancos y tarjetas de crédito, con facturas que se encuentren en estado "Publicado" y "Pendientes de pago" o "Pago Parcial" (por ahora sólo documentos de compras).

Validaciones de la Conciliación Automática

Los movimientos de los extractos bancarios y de TDC serán conciliados automáticamente cuando:

1. Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea igual al valor pendiente de pago de una factura de compra o venta y el tercero sea el mismo.
2. Coincidencia por Terceros y Valores: El valor en la conciliación sea diferente, pero la diferencia sea de $100 o menos, vs la factura de compra o venta que esté pendiente de pago y tenga el mismo tercero. En este caso la diferencia ($100 o menos) se contabilizará así:
   1. Si la diferencia es en el débito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 5 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO".
   2. Si la diferencia es en el crédito, deberá escribirse en una cuenta que empiece por 4 y tenga el nombre "AJUSTE AL PESO"
3. Coincidencia por conceptos mediante el uso de los modelos de conciliación (MC): Estos modelos se parametrizan en odoo y ya tienen toda la información que se requiere para el asiento contable, el objetivo es leer la descripción del registro subido en el extracto y conciliar según las reglas que se establezcan en el home de la empresa, ej: Si la descripción contiene la expresión "COMISIÓN": buscar el MC que tenga el nombre "comisiones bancarias" y contabilizar.
4. Coincidencia de valores: Las empresas que lo requieran podrán habilitar la opción de conciliar por valores sin evaluar el tercero. Antes de conciliar automáticamente se emitirá una notificación a quién tenga el rol "Auxiliar contable" y "Analista contable" de la empresa indicando cuál o cuáles son las facturas que coincide con el valor del movimiento bancario y preguntando si quiere que se cruce con alguno de esos documentos. De la respuesta de ellos dependerá que se realice la conciliación automática.

Flujo de Conciliación Automática

1. Se suben los movimientos de extractos bancarios en odoo por parte de equipo BPO RHC.
2. Desde Numera, se corre la conciliación automática, si se encuentran coincidencias según se detalló en las validaciones anteriores, el movimiento bancario será conciliado, es decir, se cruzará con una factura (que quedará en estado pagado) o se causará mediante los modelos de conciliación existentes.
3. Los movimientos que no sean conciliados automáticamente, serán consultados al equipo RHC para obtener indicaciones y proceder manualmente, este proceso manual lo llevará acabo el equipo de Numera.