Herramienta de Interpretación de documentos

Es la forma en la que en Numera hemos empezado a recopilar datos sobre el comportamiento de los documentos, especialmente factura de compra y documento equivalente a factura, para lograr leer los documentos sin intervención humana.

• ¿Para qué sirve?

Su meta es interpretar los campos que hacen parte de un documento radicado en la VURV y que Intellectio pretende leer. Cuando decimos interpretar estamos tratando de exponer que con la herramienta esperamos encontrar guias y coincidencias que nos permitan usar el raw text que entrega Textract y que son solo datos para convertirlo en información.

• ¿Cómo lo hace?

Cuando un usuario culmina el proceso de radicar, visualiza el raw text, que contiene los datos organizados del documento extraída por Textract. Intellectio pretende leer qué datos contiene el documento y la convierte en información al categorizarla en los campos:datos del proveedor, concepto, valor, impuestos y centros de costos.

Con la Herramienta de Interpretación de documentos esperamos construir un algoritmo que sea capaz de leer facturas en Colombia. Para que esto pase estamos llenando con torque mecánico la Interpretación máquina y la Interpretación humano

• Interpretación máquina

Contiene lo que la Intellectio pudo extraer y categorizar de la información del documento sin ningún cambio respecto de los datos del raw text. La interpretación máquina, además, aprende de experiencias en otras facturas interpretadas y mejoras generales a Intellectio para utilizar información pasada que aumente la confiabilidad de los registros contables que se generarán.

• Interpretación humano

Permite que un humano corrija la información generada por la interpretación máquina. El objetivo es darle elementos de aprendizaje a Intellectio para estandarizar la información y llevar a la contabilidad los registros con calidad.

Aprobación de Documentos

Esta tarea se hace posterior a verificar que todos los campos habilitados para registrar la información del documento a radicar, tanto en el campo Interpretación máquina con la información que se visualiza en el raw text del documento cargado y que la Interpretación humano estén debidamente diligenciados y con la información que se visualiza en el documento cargado. Esta verificación incluye revisar que:

1. Los campos de la interpretación máquina sean fiel copia de toda la línea copiada del raw text, y no de un extracto de la línea.
2. Los datos de la factura que se muestran en el PDF, estén en interpretación Maquina y Humano.
3. No deben haber campos vacíos en la interpretación que estén disponibles en la factura.
4. Que el tercero o proveedor sea una razón social sólo si el NIT es de una empresa, de lo contrario debería ser el nombre de una persona
5. Que el campo fecha tenga en interpretación humano el formato Día, Mes, Año.
6. En el campo NIT si es empresa venga con 9 dígitos (no incluye Dígito de Verificación).
7. Si la factura viene con diferentes conceptos en diferentes líneas, debe ir así mismo en la interpretación cada uno de los conceptos.(excepto facturas de restaurante o cafetería que tengan muchos conceptos que culminen como "cafetería y restaurante")
8. Verificar como esta el Iva en la factura: Si el iva viene en la línea de cada concepto, este impuesto debe ir dentro de cada concepto, pero si el iva viene discriminado al final de la factura, este se coloca al final de la interpretación fuera del concepto.

Apartes a tener en cuenta en la aprobación de documentos

Estas tareas se deben tener en cuenta antes de aprobar un documento y verificar que todos los campos habilitados para registrar la información del documento a aprobar, estén debidamente diligenciados.

1. ¿Cómo se debe proceder cuando la información que está en la cuenta de cobro es diferente a la del RUT? Se rechaza, ya que se crearía mal el tercero (esto procede en el caso que la persona encargada, se dé cuenta, la labor de revisar el RUT versus las cuentas de cobro es del analista contable).
2. ¿Cómo se debe proceder para crear un tercero (persona natural), cuando en la factura está el nombre del establecimiento de comercio y no el nombre de la persona? Lo legal es que el vendedor (persona natural) coloque su nombre completa (tal como aparece en el RUT), así como también indique su nombre comercial en la cuenta de cobro o factura. El RUT debe dar cuenta en la casilla 36 del nombre comercial, pero como no tenemos acceso a todos los RUT de este tipo de contribuyentes, creamos el nombre del tercero con el nombre de la persona natural. Si no detalla el nombre lo creamos con el nombre comercial que este en la factura, documento equivalente o documento soporte.
3. ¿Es necesario en la información de la dirección colocar el barrio, el municipio, el departamento? Si la factura da cuenta de esta información adicional se deja.
4. ¿Cuál es el nivel de seguridad para no duplicar los terceros? Los terceros se crean por el NIT o RUT (sin dígito de verificación), independiente de su nombre, dirección, teléfono u otros datos, por consiguiente, si se cambia algún número en el NIT o RUT, el sistema crea un tercero nuevo. Es de anotar que el campo de NIT no permite ingresar espacios.
5. ¿Se coloca la fecha de pago, cuando en la factura dice expresamente “A 30, 60 ó 90 días”? No, se deja vacía, solamente se diligencia el campo de fecha, cuando en la factura dice expresamente fecha de vencimiento (dd-mm-aa) o (aa-mm-dd). Esto es debido a que puede mal-entenderse el acuerdo con cada cliente y colocar la fecha con días hábiles, corridos o equivocarnos.
6. ¿Cómo se debe proceder en la aprobación con el valor “Total” cuando aparece en la factura los descuento por conceptos de retención en la fuente, ICA, entre otros pero no hay un total de factura (subtotal + IVA)? Se debe colocar el valor total que aparezca en la factura, lo ideal es que después del IVA, pero antes de cualquier retención, si la factura detalla el valor total después de retenciones, este es el que se diligencia. En el siguiente ejemplo se tomaría el “total factura”.
7. ¿Cómo se debe proceder cuando el impuesto al consumo está sumado al IVA (servicios públicos), Se duplican los valores? O se deja ¿solo en el IVA? Siempre se debe dejar por separado.
8. ¿Cómo se hace cuando en cada item está el valor unitario, pero no el valor total?, se deja el valor unitario? ¿O se multiplica el valor de los productos por el valor unitario y se coloca el resultado? En un futuro llevaremos control de unidades. Mientras tanto, se diligencia el valor total. como se hace con los saldos anteriores?
9. ¿Si es el saldo es negativo (a favor del comprador) se interpreta como un concepto y se homologa como anticipo? (que su efecto es negativo para cruzar con el saldo por cobrar que está en contabilidad).Si el saldo es positivo (a favor del vendedor), este saldo no se interpreta ni homologa ya que la factura anterior ya está contabilizada, sumando en el valor a pagar al proveedor.
10. ¿Las tildes, en los terceros se quitan o se dejan? Nuestra comprobación es por el NIT o el RUT, los datos del tercero se interpretan tal cual está en la factura. Si hay tildes en los terceros se dejan.
11. ¿Para tiquetes de avión que número de documento o factura se toma? Se toma como no. de factura el número de tiquete.
12. ¿En la dirección se incluye la ciudad? Sí está junto a la dirección sí. Sin embargo, estamos iniciamos el desarrollo para tener un nuevo campo de “Ciudad” y que ésta sea interpretada en una lista estándar de ciudades.
13. ¿La propina se debe crear como un concepto contable y homologarla? No, Bajo la lógica actual, cuando se despliega el impuesto al consumo aparece el campo de propina en la interpretación y es allí donde se diligencia. Esta propina no se homologa, llega a contabilidad sumada al producto que tenga mayor valor en la homologación.
14. Para las facturas que tienen más de un tercero (por ejemplo, la factura de Codensa + Aseo Capital), ¿cómo se procede, si la interpretación sólo permite asociar un tercero por radicado? Crearemos una lógica para interpretar documentos multi tercero. Por el momento,se debe asociar al tercero codensa.
15. Los reembolsos ¿cómo se radican? Cada factura de compra debe radicarse como factura de compra o cuenta de cobro y el documento donde se relaciona el cobro de estos documentos, como un reembolso.
16. ¿los decimales se deben separar con coma o punto?Se debe separar con punto (.)
17. En los soportes que son documento soporte en adquisición a no obligados a facturar, quien emite el documento es la misma compañía que compra, a nombre del vendedor. Para estos casos el tercero que se debe asociar a la compra es el vendedor. Si bien el documento soporte lo emite el mismo comprador(por ley), la compra se registra con el tercero vendió el bien o servicio.

vista de la pantalla a el 10 de febrero de 2020

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