Herramienta de Interpretación de documentos

Es la forma en la que en Numera hemos empezado a recopilar datos sobre el comportamiento de los documentos, especialmente factura de compra y documento equivalente a factura, para lograr leer los documentos sin intervención humana.

¿Para qué sirve?

Su meta es interpretar los campos que hacen parte de un documento radicado en la VURV y que Intellectio pretende leer. Cuando decimos interpretar estamos tratando de exponer que con la herramienta esperamos encontrar guias y coincidencias que nos permitan usar el raw text que entrega Textract y que son solo datos para convertirlo en información.

¿Cómo lo hace?

Cuando un usuario culmina el proceso de radicar, visualiza el raw text, que contiene los datos organizados del documento extraída por Textract. Intellectio pretende leer qué datos contiene el documento y la convierte en información al categorizarla en campos como :datos del proveedor, concepto, valor, impuestos, centros de costos, etc.

Con la Herramienta de Interpretación de documentos esperamos construir un algoritmo que sea capaz de leer facturas en Colombia. Para que esto pase estamos llenando con torque mecánico la Interpretación máquina y la Interpretación humano

Interpretación máquina

Contiene lo que la Intellectio pudo extraer y categorizar de la información del documento sin ningún cambio respecto de los datos del raw text. La interpretación máquina, además, aprende de experiencias en otras facturas interpretadas y mejoras generales a Intellectio para utilizar información pasada que aumente la confiabilidad de los registros contables que se generarán.

Interpretación humano

Permite que un humano corrija la información generada por la interpretación máquina. El objetivo es darle elementos de aprendizaje a Intellectio para estandarizar la información y llevar a la contabilidad los registros con calidad.

Aprobación de Documentos

Esta tarea se hace posterior a verificar que todos los campos habilitados para registrar la información del documento a radicar, tanto en el campo Interpretación máquina con la información que se visualiza en el raw text del documento cargado y que la Interpretación humano estén debidamente diligenciados y con la información que se visualiza en el documento cargado.

Validaciones de documentos de compra

Las validaciones que hacen los humanos y la máquina en el proceso de aprobación de documentos incluyen:

1. Revisiones generales:
   1. Los campos de la interpretación máquina son fiel copia de toda la línea copiada del raw text, y no de un extracto de la línea.
   2. No deben haber campos vacíos en la interpretación que estén disponibles en la factura.
   3. Facturas con saldos anteriores: Si es el saldo es negativo (a favor del comprador) se interpreta como un concepto y se homologa como anticipo (que su efecto es negativo para cruzar con el saldo por cobrar que está en contabilidad). Si el saldo es positivo (a favor del vendedor), este saldo no se interpreta ni homologa porque la factura anterior ya está contabilizada, sumando en el valor a pagar al proveedor.
   4. Reembolso de caja: Cada factura de compra debe radicarse como documento de compra el documento donde se relaciona el cobro de estos documentos, como un tipo de documento "Reembolso".
   5. Los adjuntos que incluyen varios documentos de compra son rechazados ya que la radicación debe ser uno a uno.
2. Numero de factura
   1. En los documentos equivalentes a factura, como los tiquetes de avión, el número de documento o factura será el no. de tiquete o el no. de recibo de maquina registradora.
   2. El no. de factura es el que esté después de la denominación "factura de venta", "recibo", "tiquete", etc; incluyendo el prefijo.
3. Fecha
   1. Si un documento de compra no detalla la fecha en el soporte, no es rechazado por Numera, interpretamos como "humano" que la fecha es la del día que se radicó el documento, sin embargo el campo fecha en "máquina" queda vacío. El usuario decidirá si esa factura se rechaza en su estado de radicación.
4. Fecha de pago
   1. Si un documento detalla la fecha de vencimiento “A 30, 60 ó 90 días” el campo se toma vacío, solamente se diligencia el campo de fecha cuando en la factura dice expresamente fecha de vencimiento (dd-mm-aa) o (aa-mm-dd).
5. NIT
   1. Los terceros se crean por el NIT o RUT (sin dígito de verificación), independiente de su nombre, dirección, teléfono u otros datos, por consiguiente, si se cambia algún número en el NIT o RUT, el sistema crea un tercero nuevo. Es de anotar que el campo de NIT no permite ingresar espacios.
   2. Si es una empresa, contiene 9 dígitos (no incluye Dígito de Verificación).
   3. Si la información que está en la cuenta de cobro es diferente a la del RUT se rechaza el documento, porque se crearía mal el tercero (esto procede en el caso que el ser humano que interpreta compare aleatoriamente el RUT con la cuenta de cobro, pues la validación de la información está a cargo del usuario cliente)
   4. En los documento soporte en adquisición a no obligados a facturar, si bien el documento soporte lo emite el mismo comprador(por ley), la compra se registra con el tercero que vendió el bien o servicio.
   5. El campo permite de 7 a 10 dígitos para terceros nacionales. Es esencial que un tercero esté marcado como internacional para que permita digitar cualquier tipo de dígitos y número de caracteres
6. Razón social
   1. El tercero o proveedor es una "razón social" sólo si el NIT es de una empresa, de lo contrario debería ser el nombre de una persona. Sin embargo, si el proveedor no detalla el nombre, se crea con el nombre comercial que este en la factura, documento equivalente o documento soporte.
   2. Nuestra comprobación de terceros es por el NIT o el RUT, y los datos adicionales como nombre o dirección del tercero se interpretan tal cual está en la factura. Si hay tildes en los terceros se dejan.
   3. Las facturas multi-tercero por el momento, asocian al tercero principal de la factura o el que tenga un monto mayor. Por ejemplo, la factura de Codensa + Aseo se asociará el tercero Codensa.
7. Dirección
   1. Si la factura incluye en la dirección el barrio, ciudad, municipio, departamento, entre otros, se incluye en el campo de dirección.
8. Telefóno
   1. Se deben tomar todos los números que la factura contiene (línea completa)
   2. El campo permite 20 dígitos, si el documento tiene números que superen este límite, se toma el primero.
9. Conceptos
   1. Si la factura viene con diferentes conceptos en diferentes líneas, así mismo se detallarán en la interpretación cada uno de los conceptos.
   2. En un futuro llevaremos control de unidades. Mientras tanto, las facturas con unidades se diligencian como un valor total.
   3. La propina no se crea como un concepto para interpretar, bajo la lógica actual, cuando se despliega el impuesto al consumo aparece el campo de propina en la interpretación y es allí donde se diligencia. Esta propina no se homologa, llega a contabilidad como un producto específico sin IVA ni impuestos.
10. IVA
    1. Siempre se debe diligenciar por separado el IVA y el impuesto al consumo.
    2. Si el iva viene en la línea de cada concepto (en frente), este impuesto debe ir dentro de cada concepto, pero si el iva viene discriminado al final de la factura, este se coloca al final de la interpretación y no en cada concepto.
    3. Si el IVA viene discriminado en la linea de cada concepto en porcentaje (19% 5%) y en valor unitario, se debe llevar como preferencia el porcentaje (19% 5%)
11. Total
    1. En el campo "total" se debe colocar el valor total que aparezca en la factura. Lo ideal es que después del IVA, pero antes de cualquier retención. Sin embargo, si la factura detalla el valor total después de retenciones, este es el que se diligencia.
    2. Los decimales se deben separar con coma o punto? se debe separar con punto (.)

Validaciones de cuenta de cobro

vista de la pantalla a el 10 de febrero de 2020

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Motivos de rechazo

Un documento es rechazado por Numera cuando:

1. Se radica un soporte contable en un tipo de documento que no corresponde, y son de naturaleza distinta.

Ejemplo: Radicar una factura de venta con el tipo de documento Factura de compra o viceversa

• excepción: Cuando se radiquen 10 o mas documentos con el tipo de documento que no correspondiente, no se rechaza, si no que entra un humano, hace su respectiva revisión y lo modifica.

2. Que un documento interpretable lo radiquen con clave: el principal motivo es porque el documento al tener clave no permite la lectura del RAW Text. Ver aquí como quitar la clave a un pdf

Otros links

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