Registro en Siasoft

Para los clientes de Numera que utilicen como software contable Siasoft les registramos sin intervención humana las causaciones.

Flujo de registro de Numera al FTP

1. El usuario radica en Numera
2. Numera procesa el documento
3. Numera registra en el FTP la información del registro contable. Este se ubica en la carpeta de entrada (una única carpeta para todas las empresas), y la cartera contiene varios archivos, uno por cada empresa, nombrado DOC+código de la empresa en Siasoft. Numera toma los datos de registro de las siguientes fuentes:
   1. Tipo de comprobante: En función del documento y la interpretación realizada por Intellectio en Numera con le prefijo del archivo TIPOSDOC de la carpeta de salida.
   2. Consecutivo: Lo tomamos a partir del archivo DOC de carpeta salida por cada empresa
   3. Estado: 0
4. Si hubiera que crearse un tercero se registra en la misma ubicación pero en el archivo CSV terceros.

La información es actualizada por Numera cada 20 minutos en la carpeta de entrada y por Siasoft cada 30 minutos en la carpeta de salida.

Registro a Sisco automático desde el FTP

1. Siempre que Siasoft esté prendido, se comunica con el FTP e identifica los registros pendientes cada 30 minutos.
2. Sin intervención humana en segundos realiza los registros que no tengan errores y cambia el estado de los mismos en el archivo CSV permanente ubicada en el FTP de 0 a 1.
3. Con los registros que presentan errores le cambia el estado a 2 en la carpeta de salida.

Validación de estado de registro

Numera esta consultando el archivo permanente y errores cada 20 minutos. El flujo que se sigue es:

1. Numera identifica del archivo permanente los registros con estado 1 o completado y los marca como completados en Numera (tabla fuente de archivo digestión de registro: pending_documents)
2. Los errores se reportan en el slack de Numera en el canal errores para gestión del equipo de operaciones, ademas actualiza el detalle del reporte de gestión.

Reglas en el registro contable

Las reglas de registro son las instrucciones que llevan a cabo nuestros Para el registro contable en Siasoft tenemos en cuenta las siguientes reglas :

1. Fecha
   1. Si el documento a registrar es de un año anterior al de la fecha de radicado se registra con la fecha del día de radicado.
   2. Si el documento a registrar es del mismo año pero del mes anterior, queda registrado con fecha del documento del mes anterior si fué radicada hasta el dia 10. Si no, se registra con la fecha del dia 1 del mes de radicado.
   3. Si el documento a registrar es del mismo año pero de meses anteriores al anterior (por ejemplo una factura de enero radicada en marzo), se registra con fecha del dia 1 del mes de radicado.
   4. Las fechas son consecutivas de acuerdo a los consecutivos registrados, es decir, un documento siempre tendrá fecha igual o superior al último documento registrado en Siasoft. Por ejemplo, si el documento CP 0035 tiene fecha 05/07/2020 pero el documento CP 0034 tiene fecha 30/07/2020, la CP 0035 quedará registrada con fecha 30/07/2020 pues el documento anterior tenía dicha fecha.
2. Centro de costo
   1. Asignamos centro de costo a los registros que incluyen cuentas que inicien por 14,4,5,6 o 7.
   2. Si el documento tiene más de un centro de costo, las cuentas que incluyen registros con centro de costo son separadas proporcionalmente al valor que le corresponde del centro de costo
3. Descripciones
   1. Todos los registros tienen como concepto la descripción que detalla la factura, excepto la cuenta de pago, que tiene como descripción "Factura" + No. factura del tercero + Descripción que detalla la factura.
4. Cola de registro
   1. Con el fin de mantener el orden de consecutivos, los documentos radicados del día 1 al 10 del mes que tengan fecha del mismo mes, se registran sólo a partir del dia 11 del mes. El objetivo es que los documentos radicados del día 1 al 10 del mes que tengan fecha de meses anteriores se registren primero para evitar cruce de consecutivos.
5. Impuestos
   1. Se ignoran las retenciones para las facturas de venta, el único impuesto registrado es el IVA (en desarrollo)
6. Gastos no deducibles: Se reconocen documentos en las cuentas de gastos no deducibles si:
   1. El documento a registrar es de un año anterior al de la fecha de radicado (hasta el dia 10 del año siguiente).
   2. Si se encuentra lo siguiente en cualquiera de los conceptos del documento (en desarrollo):
      1. Cine, Diversión, Pension, matrícula, Ticket, Ticket, boleto.
   3. Se radica un Documento Soporte DIAN a nombre de un tercero que no sea persona natural.
   4. Documentos POS