Duda de pagos a reportar nómina electrónica
El Oficio 912416 de la DIAN da respuesta a unas consultas de un contribuyente sobre la forma como deben reportarse las cesantías y sus intereses; que según nuestro concepto aplicaría también para las vacaciones.
A raíz de este oficio ha estado circulando un comunicado sobre la forma como se deben tratar las cesantías y sus intereses, pero es claro que este no es un comunicado oficial de la DIAN, es la respuesta a una consulta. Cabe aclarar que en varias ocasiones la DIAN ha afirmado que este tipo de respuestas no oficiales, no constituyen soporte normativo, y no deben ser usadas como referencia porque dependen del criterio del consultor de la DIAN. En consecuencia, recomendamos que este oficio no se use como base para determinar la forma como se reportan los conceptos de nómina electrónica.
Si bien somos un proveedor de software que no puede resolver este tipo de dilemas, ni recomendar cómo realizar el reporte, nuestro Equipo de producto opina que el reporte de nómina electrónica no debe incluir las prestaciones sociales consolidadas. La DIAN ha fallado en los conceptos utilizados en los comunicados y resoluciones lo cual ha generado confusión. Aquí exponemos las razones:
- Desde el Título de la resolución y el nombre del reporte podemos apreciar que los valores a reportar son los pagados: "RESOLUCIÓN NÚMERO 000013 ( 11 FEB 2021 ) Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica, la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento"
- En el anexo técnico las descripciones de todos los campos a reportar de prestaciones sociales mencionan que es el pago. Uno de los ejemplos es el campo Cesantías / Pago, que tiene como descripción " Pago de la Cesantía otorgada por Ley" y como Observaciones "Valor Pagado por Cesantías".
- En todo caso, si tocara reportar las prestaciones sociales no consideramos adecuado reportar todos los valores consolidados en diciembre. Tendría que emitir notas de ajuste o eliminación para los meses anteriores que reportó, pues teóricamente no habría reportado el devengo en el mes que corresponde.
- No consideramos que el documento soporte de pago de nómina electrónica deba contener todos los gastos de nómina para que sean deducibles, no ha sido descrito así en la resolución.
De todas formas, es tu empresa quien debe establecer cuando informar a la DIAN, de acuerdo con el concepto de devengo y a la forma como realiza dicho gasto. Ten presente que la resolución no menciona que es un devengo contable. Recomendamos usar el concepto de Devengo definido en la resolución 000013 (ver numeral 18 del artículo 1) que tiene prelación sobre el oficio 912416.
"18.Valor devengado de nómina: Son los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago que hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento, conforme a lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»"
La mejor opción en este momento es esperar un concepto oficial de la DIAN, ya que no hay total claridad sobre este tema. Ahora bien, si tu decisión es transmitir en este momento la nómina electrónica de diciembre, el mejor camino podría ser mantener el modelo que ha venido trabajando para transmitir la información. Es decir, si por ejemplo está transmitiendo lo pagado o abonado a la cuenta, mantener ese mismo camino y por tanto transmitiría cuando sean pagadas las prestaciones sociales.
Si deseas reportar las prestaciones sociales no pagadas en diciembre, Numera pondrá a su disposición el 11 de enero las novedades de prestaciones consolidadas (cesantías, intereses y vacaciones), que deben ser incluídas en las nómina de diciembre. Si tienes alguna duda puedes comentarnos en nomina@esnumera.com
Si ya trasmitiste tu nómina o no vas a esperar concepto de la DIAN y posteriormente tu envío presenta diferencias porque las conclusiones de la DIAN van en otra vía, sería necesario que luego nos solicites crear una Nota de Eliminación y volver a emitir la nómina de diciembre para cualquier corrección que haya lugar.
Materiales de referencia:
Opinión Aliado Facture
