Notas crédito de clientes

¿Qué son?

Las notas crédito de clientes son el documento por medio del cual se legalizan las devoluciones de las ventas a los clientes

Crear notas crédito de clientes

Puede crear una nota que se abone directamente a las facturas, o crear una nota como un documento independiente sin abonar una factura específica (crear nota manualmente). En odoo las notas crédito se llaman "Facturas rectificativas"

Creación de nota desde la factura

Puede crear una nota automáticamente dirigiéndose directamente a la factura:

1. Ingresa a la factura y de click en "Factura rectificativa" o Agregar nota crédito.

2. Diligencie los datos de la nota.

• Indique el método de rectificación:

1. Crear un borrador de nota de crédito: Podrá editar y validar esta nota crédito directamente o dejarla como borrador. Es ideal para devolver partes de factura, y no en su totalidad.
2. Cancelar: crear nota de crédito y reconciliar: Utilice esta opción si quiere cancelar una factura que no debería haber emitido. Se creará una nota crédito, validada y conciliada con la factura actual. No será posible modificar la misma.
3. Modificar: crear nota de crédito, reconciliar y crear una nueva factura: Use esta opción si desea cancelar una factura y crear una nueva. La nota de crédito será creada, validada y reconciliada con la factura actual. Se creará un nuevo borrador de factura para que puedas editarlo

• Indique el motivo
• Indique la fecha

3. Se generará la nota, dependiendo del método de rectificación que haya seleccionado:

1. Crear un borrador de nota de crédito: Se genera un borrador que podrá editar y validar.
2. Cancelar: Se genera la nota crédito validada por el total de la factura inicial
3. Modificar: Se genera la nota crédito validada por el total de la factura inicial, y adicional en facturas de clientes se creará un nuevo borrador de factura.

4. Puede editar el consecutivo de la nota. Envíe la nota ya sea impresa o por email

Creación manual de notas

1. Diríjase a crear notas:

2. Se abrirá el diario para que indique los datos de la nota (en la parte superior derecha aparecerá que la nota está en borrador) :

2. Digite los datos de la factura, tenga en cuenta que:

• Al digitar el/los productos a devolver, aparecerán los impuestos sugeridos que debe devolver su cliente, dependiendo de las posiciones fiscales de ambos. Para este caso, el cliente es una persona jurídica, entonces Odoo calcula devolución de retención de IVA.
• En cada producto puede añadir notas si desea que aparezcan en la nota. (Debajo de cada producto permite agregar la nota)
• En "otra información" podrá ver en que diario se está registrando la nota, el incoterm (si aplica), la posición fiscal del cliente y las cuentas contables de la cuenta por cobrar y de los impuestos a devolver.

3. Guarde la nota (botón verde - superior derecha).

4. Valide la nota (registrarla contablemente). El estado de la factura (parte superior derecha) cambiará a "abierto", y cuando sea pagada por el cliente quedará como "pagado"

5. Envíe la nota, si lo requiere, ya sea impresa o por email

Al final de la nota, también podrá enviar mensajes, poner notas o planificar actividades respecto a esa nota. Estas acciones no son compartidas con el cliente, sólo quedará en Odoo para uso interno de la empresa.

Importar notas crédito de clientes

Para importar notas, en el mismo panel de Contabilidad / Ventas / Notas crédito de clientes, seleccione "importar" y suba a Odoo el archivo de excel o csv con los datos de las notas. Recuerde que debe indicar en cada columna los datos que pide una nota cuando se crea como Cliente, Plazos de pago, Fecha factura, Producto, Cantidad, Precio...

Consultar notas crédito de clientes

Una vez ingresa a Contabilidad / Ventas / Notas crédito de clientes podrá consultar y gestionar sus búsquedas así:

1. Buscar cualquier característica que tenga la nota
2. Filtrar notas de acuerdo a su estado, actividades, o filtros personalizados
3. Agrupar por terceros, clientes, vendedores o fechas
4. Personalizar favoritos
5. Desplazamiento entre páginas por cantidad de notas
6. Ver lista de todas las notas con todos sus detalles (visualización horizontal)
7. Ver lista de todas las notas con información resumida (cliente, fecha, valor y estado)
8. Ver calendario, que asigna las notas (cliente y valor) por cada día.
9. Ver consolidado de saldos. Permite agrupar por productos, clientes, entre otros.
10. Ver gráficas de clientes, que permiten agrupar o filtrar saldos, clientes, valores, etc.
11. Ver actividades planificadas por cada factura

Facturación electrónica

Con Odoo

Odoo integra la facturación electrónica (que incluye las notas) con el proveedor tecnológico Carvajal T&S, basada en los requerimientos legales de DIAN. Para iniciar su proceso de facturación electrónica con Odoo contactarse con Carvajal https://www.carvajaltys.com/.

Con otro proveedor tecnológico

Si ya tiene un proveedor tecnológico y no desea realizarlo con Odoo, su proveedor debe entregarle un plano para que las notas sean importadas a Odoo (véase arriba "Importar notas crédito de clientes")