Herramienta de Interpretación de documentos

Es la forma en la que en Numera hemos empezado a recopilar datos sobre el comportamiento de los documentos, especialmente factura de compra y documento equivalente a factura, para lograr leer los documentos sin intervención humana.

¿Para qué sirve?

Su meta es interpretar los campos que hacen parte de un documento radicado en la VURV y que Intellectio pretende leer. Cuando decimos interpretar estamos tratando de exponer que con la herramienta esperamos encontrar guias y coincidencias que nos permitan usar el raw text que entrega Textract y que son solo datos para convertirlo en información. Hoy interpretamos factura de compra, factura de venta y documento soporte

¿Cómo lo hace?

Cuando un usuario culmina el proceso de radicar, visualiza el raw text, que contiene los datos organizados del documento extraída por Textract. Intellectio pretende leer qué datos contiene el documento y la convierte en información al categorizarla en campos como :datos del proveedor, concepto, valor, impuestos, centros de costos, etc.

Con la Herramienta de Interpretación de documentos esperamos construir un algoritmo que sea capaz de leer facturas en Colombia. Para que esto pase estamos llenando con torque mecánico la Interpretación máquina y la Interpretación humano

Interpretación máquina

Contiene lo que la Intellectio pudo extraer y categorizar de la información del documento sin ningún cambio respecto de los datos del raw text. La interpretación máquina, además, aprende de experiencias en otras facturas interpretadas y mejoras generales a Intellectio para utilizar información pasada que aumente la confiabilidad de los registros contables que se generarán.

Interpretación humano

Permite que un humano corrija la información generada por la interpretación máquina. El objetivo es darle elementos de aprendizaje a Intellectio para estandarizar la información y llevar a la contabilidad los registros con calidad.

Aprobación de Documentos

Esta tarea se hace posterior a verificar que todos los campos habilitados para registrar la información del documento a radicar, tanto en el campo Interpretación máquina con la información que se visualiza en el raw text del documento cargado y que la Interpretación humano estén debidamente diligenciados y con la información que se visualiza en el documento cargado.

Forma de lectura de documentos de compra

Las validaciones que hacen los humanos y la máquina en el proceso de aprobación de documentos incluyen:

1. Documentos sin Nit o Razón social (Aplica para FC, FV y DS)
   1. Cuando un documento viene sin NIT se envía al NIT 222222222 (9 números 2)
   2. Cuando viene sin razón social la razón social es CUANTIAS MENORES
   3. Cuando el documento es un formulario de impuestos de vehículos o predial, que son los únicos formularios interpretables, y no indica el Nit, este se busca en base de terceros de Numera de acuerdo a la razón social.
2. Revisiones generales:
   1. Los campos de la interpretación máquina son fiel copia de toda la línea copiada del raw text, y no de un extracto de la línea.
   2. No deben haber campos vacíos en la interpretación que estén disponibles en la factura.
   3. Facturas con saldos anteriores: Si el saldo es negativo (a favor del comprador) no se interpreta como un concepto ni se homologa porque esos saldos normalmente son pagos en exceso de facturas anteriores que el cliente ya tiene en su contabilidad y que pueden dar lugar a que el valor a pagar en la factura que se está interpretando sea negativo y cause error. Si el saldo es positivo (a favor del vendedor), este saldo no se interpreta ni homologa porque la factura anterior ya está contabilizada, sumando en el valor a pagar al proveedor.
   4. Reembolso de caja: Cada factura de compra debe radicarse como documento de compra el documento donde se relaciona el cobro de estos documentos, como un tipo de documento "Reembolso".
   5. Los adjuntos que incluyen varios documentos de compra son rechazados ya que la radicación debe ser uno a uno.
3. Ciudad donde se prestó el servicio en compras (Aplica para FC, DEF y DS)
   1. Cuando en alguna parte del concepto se especifica la ciudad donde se prestó el servicio, esta es la que se debe tomar.
   2. En caso de que no se especifique la ciudad en alguna parte del concepto, se tomará la ciudad del Vendedor (en los DS el vendedor es el mismo beneficiario del pago).
   3. Cuando no se encuentra ciudad en el concepto y en los datos del vendedor tampoco está reportada, se debe tomar la ciudad del comprador. En FC y DEF el comprador es la misma empresa que radica. En FV, el comprador es el tercero, del documento.
   4. Para el caso de facturas de servicios públicos domiciliarios la ciudad a tomar siempre debe ser la del comprador a menos que se detalle algo diferente en el concepto.
4. Ciudad donde se prestó el servicio en ventas (Aplica para Facturas de Venta - FV)
   1. La ciudad deberá ser tomada de los datos del comprador. En FV, el comprador es el tercero, del documento.
   2. Cuando no se encuentra ciudad en los datos del comprador, se debe tomar la ciudad del vendedor.
5. Número de factura
   1. En los documentos equivalentes a factura, como los tiquetes de avión, el número de documento o factura será el no. de tiquete o el no. de recibo de máquina registradora.
   2. En los documentos equivalentes a factura, como los extractos de leasing, el número de documento o factura será el no. de estado de cuenta.
   3. El número de documento de las pólizas de seguros es el número de recibo de pago, o referencia de pago, o el número de certificado; en el entendido que la póliza mantiene el mismo número en varios recibos de pago.
   4. El no. de factura es el que esté después de la denominación "factura de venta", "recibo", "tiquete", etc; incluyendo el prefijo.
   5. Si un documento de compra no especifica el número, no se rechaza por Numera, en "humano" se interpreta la fecha del documento como número de factura.
   6. En los Documentos Soporte Dian, el número del documento estará conformado por: número interno (si lo tiene) espacio fecha del documento espacio valor total del documento. Ej: 016 17022022 200000
6. CUFE
   1. Este campo es de obligatorio diligenciamiento para documentos del tipo 'Factura de compra' y 'Factura de venta'
   2. Si el Cufe es completamente legible al ojo humano y no fue leído por el Raw Text se puede copiar y pegar directamente del documento en el lado humano. Si es legible pero no es posible copiarlo, se debe colocar la expresión 'Cufe ilegible' y procesar con normalidad.
   3. Cuando el Cufe no es leído por el Raw Text y no es posible leerlo con ojo humano, se debe colocar la expresión 'Cufe ilegible' en el campo Cufe y rechazar la interpretación.
   4. Si un doc. no tiene Cufe aunque si tenga código QR, se debe rechazar.
7. Fecha
   1. Si un documento de compra no detalla la fecha en el soporte, no es rechazado por Numera, interpretamos como "humano" que la fecha es la del día que se radicó el documento, sin embargo el campo fecha en "máquina" queda vacío. El usuario decidirá si esa factura se rechaza en su estado de radicación.
   2. Si el documento de compra detalla una fecha futura o que no ha pasado, no es rechazado por Numera, interpretamos como "humano" que la fecha es la del día que se radicó el documento y el campo fecha en "máquina" queda vacío.
8. Fecha de pago
   1. Si un documento detalla la fecha de vencimiento “A 30, 60 ó 90 días” se debe hacer el cálculo manual y colocar la fecha de vencimiento sumando los días que se indiquen. Ej. si el doc. tiene fecha 01-02-2023 y dice vencimiento a 60 días, la fecha de pago será: 01-04-2023.
   2. La fecha de pago puede ser identificada por las expresiones: 'fecha de pago', 'fecha límite de pago' o 'fecha de vencimiento' (dd-mm-aa) o (aa-mm-dd).
   3. Cuando existen dos fechas (fecha límite de pago y fecha de vencimiento), siempre se interpreta la que está más próxima al día actual.
   4. Si un documento no detalla la fecha de vencimiento, en el lado humano se debe colocar la 'fecha' del documento. El campo 'Fecha de pago' nunca puede quedar vacío.
9. NIT
   1. Los terceros se crean por el NIT o RUT (sin dígito de verificación), independiente de su nombre, dirección, teléfono u otros datos, por consiguiente, si se cambia algún número en el NIT o RUT, el sistema crea un tercero nuevo. Es de anotar que el campo de NIT no permite ingresar espacios.
   2. Si es una empresa, contiene 9 dígitos (no incluye Dígito de Verificación).
   3. Si la información que está en la cuenta de cobro es diferente a la del RUT se rechaza el documento, porque se crearía mal el tercero (esto procede en el caso que el ser humano que interpreta compare aleatoriamente el RUT con la cuenta de cobro, pues la validación de la información está a cargo del usuario cliente)
   4. En los documento soporte en adquisición a no obligados a facturar, si bien el documento soporte lo emite el mismo comprador(por ley), la compra se registra con el tercero que vendió el bien o servicio.
   5. El campo permite de 7 a 10 dígitos para terceros nacionales. Es esencial que un tercero esté marcado como internacional para que permita digitar cualquier tipo de dígitos y número de caracteres
   6. Cuando en un documento nacional el tercero esté identificado con Nit de 6 dígitos o menos se registrará en cabeza del tercero CUANTIAS MENORES con Nit 222222222 (9 números 2)
10. Razón social
    1. El tercero o proveedor es una "razón social" sólo si el NIT es de una empresa, de lo contrario debería ser el nombre de una persona. Sin embargo, si el proveedor no detalla el nombre, se crea con el nombre comercial que este en la factura, documento equivalente o documento soporte.
    2. Nuestra comprobación de terceros es por el NIT o el RUT, y los datos adicionales como nombre o dirección del tercero se interpretan tal cual está en la factura. Si hay tildes en los terceros se dejan.
    3. Las facturas multi-tercero por el momento, asocian al tercero principal de la factura o el que tenga un monto mayor. Por ejemplo, la factura de Codensa + Aseo se asociará el tercero Codensa.
11. Dirección
    1. Si la factura incluye en la dirección el barrio, ciudad, municipio, departamento, entre otros, se incluye en el campo de dirección, de lo contrario se deja vacío.
12. Teléfono
    1. Se deben tomar todos los números que la factura contiene (línea completa)
    2. El campo permite 20 dígitos, si el documento tiene números que superen este límite, se toma el primero.
13. Conceptos
    1. Si la factura viene con diferentes conceptos en diferentes líneas, así mismo se detallarán en la interpretación cada uno de los conceptos. Para facturas que tienen más de 10 conceptos se hace una valoración para optar por consolidar en un solo concepto; para optar por esta opción se evalúan diferentes aspectos entre los que se incluyen el tipo de concepto y los impuestos aplicados. Esta autorización es otorgada por un humano.
    2. El valor del concepto corresponde al valor total de la línea del concepto, antes de cualquier impuesto IVA. Si el valor de la linea de la factura no tiene el valor total antes de IVA, se toma el valor después de IVA. Se debe garantizar que todas las líneas de una misma factura se interpreten de la misma forma, con el valor antes de IVA o todas con el valor incluyendo el IVA.
    3. En un futuro llevaremos control de unidades. Mientras tanto, las facturas con unidades se diligencian como un valor total.
    4. La propina no se crea como un concepto para interpretar, bajo la lógica actual, cuando se despliega el impuesto al consumo aparece el campo de propina en la interpretación y es allí donde se diligencia. Esta propina no se homologa, llega a contabilidad como un producto específico sin IVA ni impuestos.
14. IVA
    1. Siempre se debe diligenciar por separado el IVA y el impuesto al consumo.
    2. Si el iva viene en la línea de cada concepto (en frente), este impuesto debe ir dentro de cada concepto, así mismo si el iva viene discriminado al final de la factura, este también se coloca al final de la interpretación.
    3. Si el IVA viene discriminado en la línea de cada concepto en porcentaje (19% 5% 0%) y en valor unitario, se debe llevar siempre el porcentaje (19% 5% 0%), si no tiene el porcentaje se determina manualmente, en ningún caso tomamos el valor unitario. Si existen conceptos que no tienen IVA, se debe colocar el valor de concepto y en el campo IVA el porcentaje 0%.
    4. Cuando un documento no tenga IVA, ni impuesto al consumo, ni propina, se debe borrar la información de los campos IVA, Impuesto al consumo, Propina, y se debe seleccionar de la lista de despliegue IMPUESTO "Ninguno".
15. Total
    1. En el campo "total" se debe colocar el valor total que aparezca en la factura. Lo ideal es que sea el valor después del IVA, pero antes de cualquier retención. Sin embargo, si la factura no detalla el valor total antes de retenciones, el total será el que evidencie la factura después de retenciones.
    2. ¿Los decimales se deben separar con coma o punto? Se deben separar con punto (.)

Validaciones de datos en los documentos de compra

Validaciones de Factura de Compra o Facturas de proveedores

Deben cumplir todas las siguientes características.

• Fecha del documento
• El texto que indique que es "factura electrónica de venta".
• Tener resolución de autorización de facturación de la Dian.
• Tener código CUFE y Código QR, deben existir los dos.
• Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
• Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Consecutivo: Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas electrónicas de venta.
• Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación e iva
• Dirección, ciudad, teléfono

Validaciones de cuenta de cobro o documento soporte DIAN

Aquí incluimos:

• Documentos de personas naturales (personas como ustedes o yo) que no están obligadas a expedir factura, por Ej, las cuentas de cobro, los recibos de caja por compras y/o transportes, tiquetes de compras y demás.
• Documentos de terceros internacionales que no cumplen con las condiciones de Factura de Compra.
• Documentos de empresas del estado como alcaldías y gobernaciones que facturen conceptos de impuestos. Con excepción de las empresas: SERAMBIENTE, SATSUMAX, NANIBA, MUSAINC, AZIONE, INMOCAPITAL SAS, ELIAS 1 COLOMBIA S.A.S. y GOMEZ CONSULTORES que se procesan como DEF.

Cuando un documento tiene los datos del tercero en la firma (parte inferior del documento), pero a la vez de cuantía menor en “Debe a”, tomamos el beneficiario a quien se debe; es decir, cuantía menor y su numero de NIT correspondiente.

Deben cumplir todas las siguientes características.

• Fecha del documento
• Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
• Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación
• Dirección, ciudad, teléfono
• Que el monto en letras sea igual al monto en números.

Activación de beneficio art. 383

Posterior a la aprobación de los DS o documento soporte DIAN se debe evaluar si es necesario activar el beneficio del articulo 383. Se activa sólo si el concepto o la descripción es por HONORARIOS, SERVICIOS, PAGO QUINCENA.

EXCEPCIONES:

• No se activa para ninguno de estos conceptos:

1. Compra/venta de bienes o elementos de cualquier tipo
2. Arriendos, arrendamientos, alquiler, ni servicio de hospedaje, porque el hospedaje es igual a un arrendamiento.
3. Comisiones.
4. Acarreos, servicio de transporte o de conducción.

• Tampoco se activa si el tercero es CUANTIAS MENORES o si es un TERCERO INTERNACIONAL

Ya NO se requiere que indique que se acoge al art. 383 o si vinculó o no trabajadores a su actividad.

Validaciones de Documento equivalente a factura

• Son únicamente los 13 tipos que están detallados aquí Documento equivalente a factura
• Documentos de empresas del estado como alcaldías y gobernaciones que facturen conceptos de impuestos.

Validaciones de Facturas de venta

Deben cumplir todas las siguientes características.

• El texto que indique que es "factura electrónica de venta".
• Tener resolución de autorización de facturación de la Dian.
• Tener código CUFE o Código QR, cualquiera de los dos es válido.
• Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT.
• Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Consecutivo: Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas electrónicas de venta.
• Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación e iva
• Dirección, ciudad, teléfono

Motivos de rechazo

¿Cuándo un documento es rechazado por Numera?

1. Cuando se radica un soporte contable en un tipo de documento que no corresponde, y son de naturaleza distinta.

Ejemplo: Radicar una factura de venta con el tipo de documento Factura de compra o viceversa

• excepción: Cuando se radiquen 10 o mas documentos con el tipo de documento que no correspondiente, no se rechaza. Un humano lo modifica.

2. Que un documento interpretable lo radiquen con clave: el principal motivo es porque el documento al tener clave no permite la lectura del RAW Text. Ver aquí como quitar la clave a un pdf

3. En el proceso de validación del rut (que se hace de forma aleatoria) si la información que está en la cuenta de cobro es diferente a la del RUT, se rechaza ya que se crearía mal el tercero.

4. Cuando el documento es ilegible en los campos esenciales como son: CUFE, Nit o Razón social del tercero o en los conceptos o en los valores.

5. Cuando el documento es radicado incompleto, sin las páginas que contienen los datos necesarios para la interpretación.

6. Cuando ya se ha radicado y procesado el mismo documento con otro id.

7. Cuando se radican varios documentos con el mismo id.

8. Si el documento se encuentra a nombre de un tercero diferente a la empresa receptora, con excepción de las facturas de servicios públicos y cobros por concepto de administración que si se interpretan.

Otros links

¿Cómo editar en el Wiki?