La gestión documental son las técnicas usadas para administrar los documentos de una empresa. Las técnicas definen como se reciben, gestionan y conservan los documentos en corto y largo plazo.

Si bien la gestión documental es la vértebra de las compañías, nos enfrentarnos a que las empresas son muy tímidas a la automatización de dicha gestión. El 90% de las transacciones tienen soporte físico y encontrar un documento cuando se necesita es una odisea.

El mundo empresarial Colombiano está acostumbrado a que el manejo de los documentos es muy complejo. El verdadero impacto recae en un empresario sin control, que no puede tomar desiciones porque la información no está en línea.

En Numera enfrentamos estos problemas a través de filosofía de negocios y tecnología. En esta página te contamos cómo 1.500 usuarios de 600 empresas han transformado la forma en la que gestionan sus documentos, a través de Numera.

Lineamientos de gestión documental

Los documentos sostienen todas las transacciones de una empresa. No somos ajenos en que se debe cumplir ciertos lineamientos para que el activo más importante de la compañía no estén es riesgo.

Estos lineamientos permiten que el flujo de un documento sea lógico y útil para la empresa. Por ello, hemos construído una herramienta de Gestión Documental que cubre las necesidades de producción, recepción, distribución, organización y conservación de documentos.

Producción

La producción detalla el origen, creación y diseño de los documentos.

Numera para ello, organiza la información a través de Tipos de documentos y Formularios. LosTipos de documentos son los que diferencian una "referencia" documental de otra.

Debido a la tecnología en la que se desarrolla Numera, no tenemos políticas de manejo de archivo físico, o a través de CD-ROM, discos duros, tintas, cantidad de copias etc. Por el contrario, la creación de nuevos Tipos de documentos se realiza para todos los usuarios de Numera. Son documentos estandarizados y que tienen determinado un flujo específico. La información que se radica en cada tipo de documento puede ser consultada por los usuarios en línea; pues al radicar un documento Numera muestra un texto sugiriendo lo qué se registra en cada uno de ellos, por ejemplo:

En cuanto al envío de los documentos, cada vez que se radica el documento se entrega un correo electrónico confirmando un UUID. Las notificaciones del documento también se realizan desde la plataforma, y llega una copia al correo electrónico del notificado.

Los documentos internos y externos se definen de acuerdo al tipo de usuario que consulte los documentos. Los documentos interno son los documentos a los cuales los proveedores o clientes no tienen acceso, por ejemplo las notas contable so comprobantes de egreso. Los de tipo externo son las compras (radicadas por proveedores) y ventas (entregadas a clientes)

Recepción

La documentación en Numera se recibe a partir de todos los agentes que intervienen en los documentos. Esto es, empleados, proveedores, clientes etc.

Roles

Cada usuario en Numera adquiere un rol cuando se registra en Numera. Al administrador de usuarios le llega un mail para asignar un rol a los usuarios que se registran y con ello se activan los permisos de radicación y demás funciones de Numera.

Una vez asignados los permisos, al nuevo usuario le lega un correo electrónico informando que ya puede utilizar Numera

Radicación

La Ventanilla Virtual o la VURV remplaza la gestión de la recepción física de los documentos. Con esta herramienta le permitimos a los usuarios recibir todos los documentos que requiere una organización y administrar su gestión a través de un radicado con un código único usando un UUID.

El sistema permite agregar anexos al radicado, tiene un home de radicado y tiene un sistema de notificaciones para informar al usuario de los cambios que sufre en el proceso el documento y sus soportes.

Los usuarios que tienen permisos para radicar ingresan a Numera y hacen el proceso de radicación. Todos los documentos quedan en estado recibido hasta que la compañía los apruebe.

Registro

El registro de documento se hace a través de 2 vías: Registro manual y registro automático. Las compras, ventas, y movimientos bancarios se realizan con un registro automático y los demás registros contables son realizados manualmente por el área contable.

Registro contable manual

Los documentos, en todo caso, son radicados en Numera, pero la gestión de su registro es manual. Los actores del proceso una vez lo causan, marcan el documento como causado en Numera e ingresan el número de comprobante contable en el que lo han causado.

Así mismo, en el sistema contable ingresan el UUID del documento en Numera para que quede como soporte del registro manual

Registro contable automático

Numera, a través de inteligencia artificial, lee los documentos que sean radicados como Compras, ventas y movimientos bancarios.

Para el caso de las compras, además, identifica el tipo de documento de compra; es decir: Factura electrónica, Documento equivalente a factura, Factura no electrónica o Documento Soporte DIAN.

Una vez se lee el documento, se validan las reglas contables que definen el registro:

Tipo de contribuyente del tercero
Tipo de compra o servicio para definir el producto comprado, vendido o tipo de ingreso o egreso
Si el documento fué radicado antes de la fecha de cierre
Si el documento es deducible
Si el documento está a nombre de la companía
El flujo de aprobación del documento se surtió.

En base a las anteriores condiciones se realiza el registro contable con los impuestos a lugar; en el sistema contable de la empresa, a través de la integración entre Numera y el software basada en APIs

Una vez el documento es recibido por el software, Numera lo marca como causado.

Distribución

En Numera existe un flujo de los documentos al interior y exterior de la empresa. Los documentos externos recibidos se refiere a los documentos que entran a gestión documental desde afuera, los documentos internos ingresan desde algún departamento de la misma empresa, y los documentos enviados puede ser cualquiera de los anteriores documentos que sale de la empresa.

La empresa puede crear roles, reglas y flujos de documentos, para definir el paso a seguir cada vez que se recibe un documento. Los roles son la posición que tiene la persona en la empresa y las reglas pueden ser creadas de acuerdo a:

Tipo de documento recibido
Tercero del documento
Usuario que lo radicó
Monto total del documento
Centro o unidad de costo a la que pertenece
Ninguna de las anteriores

Una vez se crean las reglas, se crea un flujo para "enrutar" el documento al departamento o usuario aprobador que corresponde.

Para el siguiente ejemplo, se crearon 4 flujos. El segundo de ellos creó una regla de monto y dos roles "Administradora" y "CEO". Es decir que los documentos que superen cierto monto deben ser autorizados por la "Administradora" y luego por el "CEO".

Todo el proceso de aprobación es controlado a través de los estados que tiene cada documento, donde se observa quién lo aprueba/rechaza para que supere cada paso del flujo. A este estado del documento lo hemos llamado "Registro de legalización"

Documentos externos recibidos

La forma de distribuir los documentos recibidos externamente es, cómo se mostró en el apartado de radicación, a través de la inscripción del tercero a la plataforma de Numera, y la radicación del documento que corresponda es a través del envío del UUID del documento al usuario externo.

Una vez se recibe el documento, de acuerdo a las reglas de aprobación se envía al usuario revisor o aprobador.

Documentos internos

Similar al caso anterior, de acuerdo al flujo de aprobación, se "enruta" el documento al usuario revisor o aprobador que corresponda; debido a que los usuarios externos están registrados también en la plataforma con un rol que tenga los permisos para poder ver los documentos internos.

Documentos enviados

Como todos los documentos se manejan de forma electrónica dentro de Numera, cada empresa define las políticas con las que un documento sale del flujo documental interno y es enviado para distribución.

Trámite de los documentos

Recepción de solicitud o trámite

Cuando un documento es radicado en Numera, y recibe el UUID, se puede gestionar la recepción de los mismos a través de notificaciones por e-mail o de consultas a través de los filtros de documentos. Cada responsable, de acuerdo al flujo de aprobación, recibe el documento y realiza el trámite que corresponda de aprobación, rechazo o notificación a otro encargado.

La lista de documentos se consulta desde la tabla de Documentos de Numera, que permite realizar múltiples filtros de búsqueda y organiza la información por fecha de recibido. En ella misma se puede consultar el Estado del documento

Respuesta

La gestión de los documentos y fundamentalmente los que representan compras o salidas de dinero requieren de una aprobación por parte de actores que no están en los equipos contables. En el apartado de distribución se menciona que sste proceso se realiza a través de un flujo de aprobación virtual, basado en roles y permisos que permite aprobar o rechazar los documentos y con esto llevar un control de los estados del mismo.

Con el estado del documento se representa que ha sido aprobado o rechazado y la trasabilidad de los actores del mismo. Así mismo, cada documento permite notificar al/los interesado(s).

Cuando los documentos son aprobados, los usuarios externos pueden ver en Numera que su información fué aprobada, y si es rechazada además reciben un mail con la razón del rechazo.

Los tiempos de respuesta son definidos internamente por cada empresa.

Organización

El proceso de archivo implica que la información esté organizada para una adecuada gestión y consulta.

Clasificación y descripción

El documento es clasificado de acuerdo al Tipo de documento que corresponda. Para los usuarios externos como proveedores, los documentos son clasificados como compras. Para los demás usuarios, pueden elegir el tipo de documento que desean radicar.

Cada documento tiene una sugerencia de lo que se debe radicar:

Avaluos: Avalúos de activos fijos y otros activos que afecten la contabilidad en normas internacionales
Certificados tributarios y legales: Todo tipo de certificados para fines fiscales
Compras: Cualquier tipo de compra realizada (Numera luego catalogará el tipo de compra)
Comprobante de egreso: Pagos realizados a proveedores, trabajadores, DIAN, SHD y en general, cualquier pago que se haga desde la empresa
Correspondencia: Información no contable que sirve para informar procesos o datos.
Cuenta de cobro: Documento entregado por personas naturales no obligadas a facturar por la prestación de servicios, honorarios o la venta de productos, (Debe estar acompañada por planilla de seguridad social y certificación de aplicación de retención en la fuente)
Documento equivalente a factura: Documentos que están catalogados como los 13 tipos de documento equivalente a factura. Consulte cuáles son aquí https://wiki.esnumera.com/wiki/Documento_equivalente_a_factura
Documento soporte DIAN: Reemplaza a la cuenta de cobro
Estados de cuentas: Estados de cuenta: Información de estados de cuenta en diferentes puntos de control de las entidades como la DIAN o Hacienda municipal
Extracto bancario: Extractos emitidos por entidades bancarias
Factura de compra: Soporte entregado por nuestros proveedores en la adquisición de bienes o servicios
Factura de venta: Documentos por el cual la compañía vendió sus productos, servicios o activos
Formulario de impuestos: Recibos de pago y Formularios de impuestos
Formulario: Formularios estandarizados
Nota crédito en compras: Nota crédito de proveedores (que disminuye el valor a pagar de una factura de un proveedor)
Nota crédito en ventas: Legalizan las devoluciones en ventas a nuestros clientes
Nota de contabilidad: Documento que generalmente se usa para ajustes contables
Nota débito en ventas: Legalizan las devoluciones de las compras a mis proveedores por compras de bienes y servicios
Otros: Otro tipo de documento diferente a los anteriores
Programación de pagos: Archivo que detalla una relación de facturas de proveedores autorizadas para pago
Recibo de caja: Soporta todas las entradas de dinero a la empresa (prestamos, anticipos, pagos de facturas)
Recursos humanos: Todos los soportes que estén relacionados con el personal desde anticipos hasta incapacidades.
Reembolso: Reembolso de gastos previamente registrados

Ordenación

Los datos de los documentos son fácilmente identificables desde la radicación y se pueden filtrar desde múltiples parámetros para su ubicación. La ordenación es por fecha de recepción.

Actividades post (transferencia de documentos)

La transferencia de los documentos se realiza a través de los flujos de aprobación. Si la transferencia es externa, la empresa defina cómo es entregado al tercero

Consulta

Formulación de consultas

Para una empresa, la información y su obtención es cada día más importante. Por ello en Numera permitimos que todos los usuariosque interactúan en la plataforma consulten a través de distintas pantallas la información de su interés.

Actualmente contamos con tres pantallas:

Versión contable que permite ver datos previos del documento como fecha de radicación y del documento, tipos de documento, tercero y consecutivos. Ingresando al documento podrá consultar toda la información
Versión aprobador, que además de lo anterior permite ver el estado de aprobación
Versión proveedor. Sólo puede ver el estad de aprobación del documento

Estrategias de búsqueda

Como estrategia de búsqueda se definen los filtros de documentos. Dichos filtros permiten ubicar de forma sencilla la información de acuerdo al tercero del documento, fechas de radicación o del documento, número de documento, tipo de documento, estado de radicación y estado de aprobación.

Respuesta a consultas

La consulta es en línea en el buscador del documento. Cuando los usuarios presentan inconvenientes en la búsqueda se comunican a través del Soporte de Numera.

Conservación

Para la conservación las medidas que tomamos para garantizar la integridad de los documentos del archivo, sin alterar su contenido, consisten en mantener un documento editable hasta que se cumpla su proceso de aprobación y causación

La información se conserva en línea por 10 años. Por lo anterior, no contemplamos ninguno de los riesgos físicos establecidos en las normas de gestión documental ya que todo se encuentra en la nube. Para más información, puede validar cuál es nuestra Infraestructura tecnológica.

Disposición final

Conservación total

Todos los documentos cumplen con la premisa de conservación por 10 años, en línea a través de la plataforma de Numera.

Eliminación de documentos

La única situación en la que un documento es eliminado es después de 10 años de su conservación. Los documentos que se deseen eliminar deben ser marcados en Numera como anulados, a fin de llevar la correcta trasabilidad de cada documento.

Gestión documental Cooperativas

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