Nomina

La gestión de la Nomina es una tarea fundamental del proceso contable. En Numera creemos que los cálculos de nómina se pueden lleva a cabo de manera automática y sin la intervención de un experto. Así las cosas hemos construido una plataforma de nómina cuya filosofía es la autogestión por parte de los administradores y del empleado. En la página de Nómina de Numera te explicamos de forma resumida lo que hacemos.

El proceso práctico de una nómina hoy en Numera consiste en:

Si deseas ver todo el proceso en video ingresa a nuestra lista de reproducción con todos los videos de nómina

Activar nómina

Hemos llamado activar nómina al proceso de habilitar una empresa en nuestro software de nómina. Numera hoy genera este proceso para las empresas que manejan como software contable Odoo

Activar nómina en Odoo

1. Diríjase a esnumera.com, inicie sesión y dé click en Configuración/ Activar nómina. Esta opción aparece para quienes tengan Roles de líder contable, gerente financiero, o administrador.

2. Detalle los datos de la nómina de la empresa.

Funcionalidades y flujo lógico de nómina

A continuación te presentamos las principales características de Nómina, sus funciones disponibles, y el flujo lógico de la creación de la nómina mensual o quincenal

Registro del empleado

En Numera los empleados se registran a nombre propio, con un correo que les permite tener una sesión para ver Desprendibles de nómina, pagos, solicitar vacaciones, entre otras funciones. Ver aquí cómo se registran los empleados.

Cuando el empleado se registra, le aparecerá en la lista de usuarios. Para ver la lista de usuarios diríjase a Centro de Control / usuarios

Aquí podrá ver:

1. Los datos con los que el usuario se registró
2. Si está activo (confirmó su e-mail con el correo electrónico que llegó cuando se registró)
3. Reporte en sarlaft

Id del empleado

Cuando un usuario se crea en Nómina, recibe un ID único, que lo diferencia de los demás usuarios del sistema.

Para ver el ID ingrese a Usuarios o a Empleados

Al lado de "ver" encontrará el ID

Aprobación de Sarlaft

La aporbación de Sarlaft la pueden realizar los usuarios que tengan el rol "oficial de cumplimiento". Para asignárselo ingrese a Centro de control/ Usuario/ Ver/ Roles. Es importante que reinicie sesión para actualizar sus permisos

El usuario que tenga como rol "oficial de cumplimiento" podrá dar click en sarlaft desde Centro de control / Usuarios. Allí debe generar una consulta (botón azul) y ver el reporte generado. Este proceso nos tomará 10 segundos, no cierre ni actualice la página hasta obtener el mensaje de confirmación en la barra superior.

Una vez revisado el reporte, lo puede aprobar dando click en el botón verde de aprobación o rojo de rechazo. Es estado de sarlaft cambiará para el usuario.

Contratos

Para realizar un proceso completo de Nomina se ha digitalizado la contratación. Este esquema de contratación cumple con todos los requisitos de ley según la normatividad vigente en Colombia.

• Si no desea realizar contratos a los empleados puede saltar este paso y continuar con los datos del empleado aquí

El flujo del proceso es el siguiente:

Lógica de los contratos

Los contratos se crean electrónicos y sólo el representante legal firmarlos.

Plantillas de contrato

Para simplificar el proceso de creación de contratos, habilitamos las plantillas de contrato. Esta función le permite crear un o varios formatos estándar para contratos, dependiendo del cargo, ubicación o las características que usted requiera. La plantilla será guardada por Numera para que, cuando cree contratos, se mantenga el formato de contrato, y Numera automáticamente modifique las variables de cada empleado; por ejemplo su nombre, sueldo, fechas, etc.

Para crear o modificar plantillas ingrese a centro de control /plantilla de contratos

Verá las plantillas ya existentes y podrá crear nuevas (allí le entregamos una guía resumida y sencilla de la creación de su plantilla)

Logo de la plantilla

Si desea agregar el logo de la plantilla esta se realizara junto con la creación de la misma y podrá subirla por este medio.

1. Ingresa a Centro de control/plantilla de documentos.

2. Cree una plantilla o seleccione una que ya se haya creado.

3. Seleccione y adjunte el logo que desea (recuerde este debe estar del tamaño que desea, ya que después de enviarlo no se podrá modificar

4. Envié la imagen que desea que aparezca en la plantilla creada o modificada.

Creación del contrato

Para ello, ingrese a centro de control / lista de contratos.

Crée un nuevo contrato.

Ingrese los datos del contrato. Sólo le aparecerán los empleados que tengan la aprobación de Sarlaft Si ha creado plantillas de contrato puede seleccionarla, y al terminar de digital los datos del contrato dar click en "resetear los términos con los nuevos datos" para generar el contrato con los datos del empleado, bajo la plantilla establecida. Dé click en "enviar" para generar el contrato sujeto a revisión. Este proceso nos tomará 10 segundos, no cierre ni actualice la página hasta obtener el mensaje de confirmación en la barra superior.

Estado del contrato

Los contratos tienen 5 estados:

1. Pendiente: estado con el que nace
2. Firma1: está firmado por el Representante Legal
3. Vigente: está firmado por Representante Legal y Empleado
4. Finalizado: cuando se liquidó el contrato
5. Anulado: alguna de las 2 partes lo rechazan en la firma

Cuando el contrato se realice quedará en estado "pendiente".

Firma del contrato

Numera enviará correo electrónico al representante legal con las instrucciones para la firma de aprobación o anulación del contrato.

Cuando sea firmado el estado del contrato pasará a "firma 1". Ahora Numera enviará las instrucciones de firma al el correo electrónico. Dé click en Ir al contrato

Copie el token del correo anterior, y firme en contrato desde la página de Numera (al final del contrato aparece el espacio de firmas)

El contrato cambiará de estado

Una ves sea firmado el contrato por ambas partes quedará con estado "vigente".

Anulación de contratos vigentes

Según el este comunicado del 21 Mayo 2021 del Ministerio de trabajo, que menciona el Decreto 526 del 19 de mayo de 2021: "Se entenderá firmado el contrato por el empleador y el trabajador cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o digital". Es decir, si un contrato está en estado vigente en Numera, por transparencia al proceso, no se puede cambiar a estado anulado porque fué firmado por ambas partes.

Si desea modificar algo del contrato inicial o anularlo, es necesario realizar el ajuste a que haya lugar por medio de otro contrato, por ejemplo un otro sí; o que sea rechazado por el empleador o por el empleado.

Cambiar datos en contratos vigentes

Los contratos no se pueden editar precisamente porque asegura al empleado y empleador que el contrat se mantuvo intacto y nadie lo manipuló. El hash quedaría inválido porque los datos del contrato en Numera y en la copia enviada al empleado serían distintos.

Según el este comunicado este comunicado: "Se entenderá firmado el contrato por el empleador y el trabajador cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o digital". Es decir, si un contrato está en estado vigente en Numera, por transparencia al proceso, no se puede cambiar o editar información.

Si desea modificar algo del contrato inicial o anularlo, es necesario realizar el ajuste a que haya lugar por medio de otro contrato, por ejemplo un otro sí.

Cambiar el estado de un contrato a vigente

Según el este comunicado este comunicado: "Se entenderá firmado el contrato por el empleador y el trabajador cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o digital". Es decir, el contrato pasará a estado vigente cuando sea firmado por ambas partes.

Numera no puede cambiar el estado de un contrato a vigente sin que éste haya pasado por la firma del Rep. Legal y de Empleado, en el entendido que los contratos que maneja nuestra plataforma se rigen bajo la firma electrónica según la citada norma.

Cambiar el estado de un contrato vigente o anulado

Según el este comunicado este comunicado: "Se entenderá firmado el contrato por el empleador y el trabajador cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o digital". Es decir, Numera no puede cambiar el estado de un contrato anulado o de un contrato vigente, porque una de las dos partes lo rechazo o porque ambos lo firmaron para que quedara vigente.

Lo anterior se realiza por transparencia en el proceso y porque una vez se firma un contrato, se crea un código único que indica que el contrato no fué editado por Numera o por empleado o empleador.

El camino para realizar ajustes es a través de un contrato adicional (otro si).

Reenvío de tokens

Numera permite que lo colaboradores y el Rep. legal puedan visualizar su token, a continuación te explicamos como:

Token del empleado

Podrán visualizar su token ingresando a la plataforma de nomina aquí. Click al panel "Mis contratos" / estado firma1-ver token

Token del Representante legal

Podrán visualizar su token ingresando a la plataforma de nomina aquí. Click al panel "Centro de control" / "Lista de contratos". Puede buscar el contrato pendiente de firma y en el estado pendiente-ver token

Si creó el contrato y el token no le llegó al empleado o al empleador y no es posible visualizarlo en la ruta anterior solicite al empleado que revise todas sus bandejas de entrada incluido spam. Si no llegó, solicite un Soporte de Nómina Numera. En la solicitud informe el número de contrato del cual requiere el token.

El token será re-enviado al correo con el que está registrado el usuario en Numera en las próximas 24 horas. No es posible compartir este token con ningún otro usuario, porque es equivalente a la firma.

Datos del empleado

Este paso consiste en entregarle a Numera los datos del empleado con los que se calcularán los distintos conceptos de nómina. Los datos de nómina y los datos del contrato son independientes.

Ingrese a centro de control / empleados

Dé click en el empleado al que desea incluir los datos

Incluya los datos que desee, incluyendo el centro de costo. Requerimos que nos informe:

1. Variables del empleado: Parametriza si se registra en el costo o gasto, los datos de vacaciones, salario, cargo, riesgo laboral, fecha de contrato, auxilios salariales y no salariales y conceptos de retención en la fuente
2. Entidades de aportes: Parametriza las entidades a las que está afiliado el empleado. Si no encuentra una entidad aquí le enseñamos como crearla

Crear empleado en Odoo

Numera debe crear el empleado en Odoo. Este proceso lo conocemos como "enviar a Odoo", y se realiza ingresando al Centro de control / Empleados / Seleccionar empleado y "Enviar a Odoo". Si el empleado ya está creado en Odoo, no se creará un nuevo tercero, sino se "enlazará" el tercero de Nómina a Odoo

Nómina mensual

Apertura de nómina

Este proceso permite crear una nómina para un periodo dado, que generalmente es quincenal o mensual. Este proceso es útil para la nómina de salarios, o nómina temporales como pagos de bonos.

1. Para abrir una nueva nómina diríjase a centro de control / nóminas

2. Dé click en Nueva nómina

3. Indique las fechas o periodos que cubre la nómina y dé click en enviar. Si desea también puede descargar las novedades en masa., y cargarlas a Numera

La página lo dirigirá a la lista de nóminas, donde visualizará la que acaba de crear.

Novedades de nómina

Numera entiende que cada mes los empleados pueden tener distintos tipos de novedades. Cada nómina es un nuevo registro; es decir, no incluye valores de nóminas anteriores, si no que el usuario indica las novedades que se presentaron en el mes o quincena, y en base a ello Numera calcula los valores a pagar.

Para ingresar una novedad de nómina:

1. Ingrese a Centro de control / nóminas

2. Ubique la nómina que desea modificar y dé click en novedades (ítems)

3. Dé click en agregar novedades, o editar las que ya existen.

4. Despliegue la lista de usuarios e indique las novedades que apliquen, como días trabajados, horas extras, vacaciones, comisiones, etc.

5. Una vez agregada la novedad Numera lo dirige a ver el detalle de las novedades incluidas por cada empleado.

Eliminar novedades de nómina

Las novedades de nómina se pueden editar en cada empleado. En el apartado anterior te explicamos como.

Si deseas eliminar todas las novedades de un empleado en la nómina, ingresa a las novedades de nómina y clickea en "eliminar" al empleado.

Registro contable

Para el registro contable en Numera hemos habilitado el uso del API de Odoo que registra de manera automatica en un asiento todos los movimientos generados en la liquidación de Nomina

Causación de la nómina

El proceso de causación de nómina es el siguiente:

1. Diríjase a la nómina que desea causar dando click en centro de control / nóminas

2. Ubique la nómina que desea causar y dé click en causación.

3. Al final de la página dé click en causar (dependiendo del software contable que utilice en Odoo o en Magister). Previamente podrá validar los datos que se causarán. Numera en esta página visualiza los totales a causar por concepto y por empleado.

El resultado será un asiento de nómina con los valores a pagar al empleado, gastos y aportes que haya a lugar.

En Odoo encontrará como borrador el asiento, para que sea validado por usted.

Asiento de pago

Cuando registramos la nómina creamos un asiento de pago que traslada los pagos al empleado al débito vs un sólo pago al crédito a nombre de la entidad. Este último registro lo hemos creado para las compañías que realizan un sólo pago de nómina y se refleja una sola salida de banco al hacer el comprobante de bancos. El objetivo es facilitar el registro del comprobante de salida de banco (que se deba debitar una sola cuenta de salarios y no cada una por terceros)

De no requerir el último registro, lo puede seleccionar y en acciones dar click en eliminar.

Plano de bancos

1. Diríjase a la nómina de la cuál generará el plano de bancos desde centro de control / nóminas

2. Dé click en "Descargar CSV nómina en bancos"

Cerrar la nómina

Cuando ha terminado las novedades de nómina, la ha validado y la ha enviado a Odoo, puede dejarla como definitiva. Con este proceso Numera bloquea la edición futura de la nómina.

Consultas del empleado

Numera permite que cada empleado, desde su sesión, gestione los siguientes documentos:

1. Aquí puedes consultar cómo el empleado genera su desprendible de nómina
2. Aquí puedes consultar cómo el empleado genera su certificado laboral

Permisos y roles

Los roles de nómina corren bajo los siguientes permisos

Endpoint	Acción	Detalles	Permiso requerido
/payroll	Crear y editar un registro de nómina	Una nómina es una planilla que señala la quincena o mensualidad de una empresa dada y que contiene items (empleados)	Administrar nómina
/items	Crear y editar líneas de una planilla de nómina que aún no esté cerrada	Una línea corresponde a un empleado, las nóminas cerradas no pueden ser editada ni por el administrador, cerrado indica que ya está firme en contabilidad	Administrar nómina
/cache	Limpiar la cache de cálculos	Debido a que los cálculos de nómina consumen una gran cantidad de recursos de procesamiento, los resultados se almacenan en la tabla cache de la base de datos de nómina, esto permite re-usar las cifras sin tener que re-procesar todo desde cero para cada empleado	Limpiar cache de nómina
/concept-puc-accounts	Gestionar las cuestas PUC que se cruzan para un concepto	Un concepto puede tener múltiples cuentas PUC en su asiento contable, concept-puc-account representa un renglón del asiento, señala la naturaleza de la cuenta (débito/crédito) y el porcentaje que representa en la columna de su naturaleza respecto a las otros renglones de la misma naturaleza	Parametrizar Nómina
/concept-variables	Gestionar variables de concepto	Representan ecuaciones que pueden ser usadas en las fórmulas de un concepto, por ejemplo: la ecuación para calcular el valor de una extra nocturna, el valor de una UVT, el porcentaje de retención en la fuente que aplica para un rango de ingresos específico, la ecuación para calcular el valor de una hora de trabajo, etc.	Parametrizar Nómina
/concepts	Gestionar registros de conceptos	Un concepto representa un asiento contable, ejemplo: Retención en la fuente, Auxilio de transporte, Sueldo, Prima, etc. Los asientos contables de nómina formulan un único Journal entry en Odoo	Parametrizar Nómina
/contract-templates	Gestionar las plantillas de contratos	Una plantilla contiene los términos de un contrato laboral, este texto base puede ser modificado al crear cada contrato sin que esto altere la plantilla; la plantilla puede contener variables tales como el nombre del empleado al que se le esté creando el contrato, el sueldo, el cargo, entre otros.	Gestionar contratos
/contracts	Crear contratos	Contiene los términos de un contrato laboral entre una empresa dada y un usuario	Gestionar contratos
/contracts	Leer contratos de otros	Cada empleado puede leer sus propios contratos, pero puede que se requiera leer contratos de otros, por ejemplo quien gestione recursos humanos	Gestionar contratos
/cost-center-user	Gestionar el centro de costo al que pertenece un empleado	-	Administrar nómina
/cost-centers	Gestionar los centros de costo de una empresa dada	-	Parametrizar Nómina
/employee-variables	Gestionar la información básica para los cálculos de nómina de un empleado	Incluye cosas tales como el sueldo mensual, los días acumulados de vacaciones, la fecha de inicio del contrato laboral, entre otros.	Parametrizar Nómina
/items	Gestionar los elementos (empleados/renglones) de una planilla de nómina	-	Administrar nómina
/liquidations	Liquidar un contrato laboral	-	Gestionar contratos
/medical-disabilities	Gestionar la recepción de incapacidades médicas	-	Administrar nómina
/odoo-liquidation	Crear en Odoo el asiento contable de una liquidación dada	-	Causar Nomina
/odoo-partner	Crear en Odoo el registro partner de un empleado	-	Administrar nómina
/odoo-payroll	Crear en Odoo el asiento contable de la nómina completa	-	Causar Nomina
/odoo-vacation	Crear en Odoo el asiento contable de las vacaciones de un empleado dado	-	Causar Nomina
/payrolls	Gestionar la creación de planillas de nómina	-	Administrar nómina
/puc-accounts	Mapear cuentas PUC de Odoo con cuentas PUC de MySQL	-	Parametrizar Nómina
/reports	Ver la causaciones y sus depuraciones	-	Causar Nomina
/sarlaft	Ver resultados de sarlaft de un empleado dado	-	Administrar nómina
/subconcept-preset-user	Gestionar la relación de terceros con un empleado	Un tercero puede ser la empresa prestadora de servicios de salud, la caja de compensación familiar, entre otros.	Administrar nómina
/subconcept-presets	Gestiona los terceros (empresas) a las que se les paga conceptos de nómina	Ejemplo: Nueva EPS, Porvenir, Colpensiones, etc.	Administrar nómina
/users	Gestiona la información de un empleado, muestra un listado de usuarios con las acciones que se pueden hacer con él tales como enviar a odoo, liquidar su contrato, cambiarle el centro de costo, entre otros.	-	Administrar nómina
/vacations	Gestionar las solicitudes de vacaciones	-	Administrar nómina

Reportes

Reporte de la nómina mensual por empleado

En nomina.esnumera.com dé click en Centro de Control / Nóminas

Busque la nómina que desea ver, y dé click en "causación"

Numera le mostrará el detalle de lo causado por cada empleado en la nómina del periodo escogido.

Pago de Prestaciones sociales

En Numera pretendemos que el pago de las prestaciones sociales sea automático. Hoy Numera Nomina calcula el pago de vacaciones, prima de servicio e intereses de cesantías automáticamente en la nómina del mes. Si es mensual en la nómina mensual y si es quincenal en la primera quincena (para la nómina quincenal puede ajustarse el pago en la 2da quincena a petición del usuario).

La base de cálculo de todas las prestaciones sociales corresponde a los devengos de carácter salarial que haya tenido el trabajador en el periodo; es decir la prima es semestral entonces se toma el promedio de lo devengado de carácter salarial de los últimos 6 meses, mientras los intereses de cesantías son en base a los últimos 12 meses

No requerimos que hagas ningún proceso para el cálculo de las prestaciones sociales. Cuando crees la nómina del mes, Numera automáticamente te mostrará el concepto de pago de prima en junio y diciembre; y de pago de intereses de cesantías en enero.

Prima

Base de cálculo de prima

Para la prima tomamos como base un promedio de lo que ha devengado de tipo salarial el empleado desde enero/junio, según corresponda la periodicidad de la prima.

Los devengos salariales tomados por Numera se componen de: Salarios, auxilio de transporte, auxilios de tipo salarial, retroactivos, recargos, comisiones salariales y bonificaciones salariales

Liquidación de un empleado

Para liquidar un empleado ingrese al empleado desde el Centro de control / Empleados

Ingrese al empleado que desea liquidar

Al final de la página puede entrar a liquidarlo

Si el empleado tiene un contrato creado desde Numera elija el contrato. Si no, puede indicar al fecha de ingreso del empleado (fecha inicial de liquidación) y dé click en enviar.

Para revisar las liquidaciones puede ingresar por Centro de control / Lista de liquidaciones

Dé click en la causación de la liquidación que desea ver

Podrá ver la liquidación de prestaciones sociales. Tenga presente que:

1. Los días de salario no son incluídos por Numera en las liquidaciones.
2. Para los empleados con salario variable, es necesario que las nóminas del periodo de liquidación de prestaciones estén registradas en Numera. Es la forma en la que Numera obtiene el histórico de los pagos salariales.
3. El valor de las vacaciones procede de la variable de empleado de días de vacaciones, que puede ser editada desde Centro de Control / Empleados / Variables del empleado

Errores comunes en nómina

1. Error Enviando nómina a Odoo: error generando el move (payroll) de Odoo de la nómina **num nómina**: generando lines: usuario **num usuario**: no se encontró el ID en Odoo del usuario **num usuario*
2. reCAPTCHA inválido
3. error creando usuario