Nomina

La gestión de la Nomina es una tarea fundamental del proceso contable. En Numera creemos que el 99% de las liquidaciones se pueden lleva a cabo de manera automática y sin la intervención de un experto. Así las cosas hemos construido un entorno para la liquidación de la nomina basado en tres pilares:

1. La liquidación debe ser realizada por un auxiliar que llena las novedades (si se tiene un sistema biométrico, por este sistema)
2. La lógica de liquidación debe ser flexible para cada empresa y permitir parametrización particular a cada negocio
3. La lógica de parametrización puede ser reciclada por todos los usuarios del ecosistema

El sistema de Nomina ha sido creado en GO y es un sistema independiente que se ha acoplado al Monorepo de Numera.

La Nómina de Numera está integrada con el proveedor tecnológico Facture, es decir que el proceso de nómina de Numera incluye el envío de la Nómina Electrónica a la DIAN. Aquí te explicamos cómo funciona la Nómina Electrónica de Numera

Con eso en mente hemos determinado los siguiente:

Activar nómina

Hemos llamado activar nómina al proceso de habilitar una empresa en nuestro software de nómina. Numera hoy genera este proceso para las empresas que manejan como software contable Odoo

Activar nómina en Odoo

1. Diríjase a esnumera.com, inicie sesión y dé click en Configuración/ Activar nómina. Esta opción aparece para quienes tengan Roles de líder contable, gerente financiero, o administrador.

2. Detalle los datos de la nómina de la empresa.

• Los datos de ID de diario los encontrará en el módulo de Contabilidad de Odoo / Diarios.

Funcionalidades y flujo lógico de nómina

A continuación te presentamos las principales características de Nómina, sus funciones disponibles, y el flujo lógico de la creación de la nómina mensual o quincenal

Registro del empleado

En Numera los empleados se registran a nombre propio, con un correo que les permite tener una sesión para ver Desprendibles de nómina, pagos, solicitar vacaciones, entre otras funciones. Ver aquí cómo se registran los empleados.

Cuando el empleado se registra, le aparecerá en la lista de usuarios. Para ver la lista de usuarios diríjase a Centro de Control / usuarios

Aquí podrá ver:

1. Los datos con los que el usuario se registró
2. Si está activo (confirmó su e-mail con el correo electrónico que llegó cuando se registró)
3. Reporte en sarlaft

Id del empleado

Cuando un usuario se crea en Nómina, recibe un ID único, que lo diferencia de los demás usuarios del sistema.

Para ver el ID ingrese a Usuarios o a Empleados

Al lado de "ver" encontrará el ID

Aprobación de Sarlaft

El usuario que tenga como rol "oficial de cumplimiento" podrá dar click en sarlaft desde Centro de control / Usuarios. Allí debe generar una consulta (botón azul) y ver el reporte generado. Este proceso nos tomará 10 segundos, no cierre ni actualice la página hasta obtener el mensaje de confirmación en la barra superior.

Una vez revisado el reporte, lo puede aprobar dando click en el botón verde de aprobación o rojo de rechazo. Es estado de sarlaft cambiará para el usuario.

Contratos

Para realizar un proceso completo de Nomina se ha digitalizado la contratación. Este esquema de contratación cumple con todos los requisitos de ley según la normatividad vigente en Colombia.

• Si no desea realizar contratos a los empleados puede saltar este paso y continuar con los datos del empleado aquí

El flujo del proceso es el siguiente:

Lógica de los contratos

Los contratos se crean electrónicos y sólo el representante legal puede crearlos y firmarlos.

Plantillas de contrato

Para simplificar el proceso de creación de contratos, habilitamos las plantillas de contrato. Esta función le permite crear un o varios formatos estándar para contratos, dependiendo del cargo, ubicación o las características que usted requiera. La plantilla será guardada por Numera para que, cuando cree contratos, se mantenga el formato de contrato, y Numera automáticamente modifique las variables de cada empleado; por ejemplo su nombre, sueldo, fechas, etc.

Para crear o modificar plantillas ingrese a centro de control /plantilla de contratos

Verá las plantillas ya existentes y podrá crear nuevas (allí le entregamos una guía resumida y sencilla de la creación de su plantilla)

Creación del contrato

Para ello, ingrese a centro de control / lista de contratos.

Crée un nuevo contrato.

Ingrese los datos del contrato. Sólo le aparecerán los empleados que tengan la aprobación de Sarlaft Si ha creado plantillas de contrato puede seleccionarla, y al terminar de digital los datos del contrato dar click en "resetear los términos con los nuevos datos" para generar el contrato con los datos del empleado, bajo la plantilla establecida. Dé click en "enviar" para generar el contrato sujeto a revisión. Este proceso nos tomará 10 segundos, no cierre ni actualice la página hasta obtener el mensaje de confirmación en la barra superior.

Cuando el contrato se realice quedará en estado "pendiente".

Numera enviará correo electrónico al representante legal con las instrucciones para la firma de aprobación o anulación del contrato.

Cuando sea firmado el estado del contrato pasará a "firma 1", y Numera enviará las instrucciones de firma ahora al empleado. Una ves sea firmado el contrato quedará con estado "vigente".

Datos del empleado

Este paso consiste en entregarle a Numera los datos del empleado con los que se calcularán los distintos conceptos de nómina. Los datos de nómina y los datos del contrato son independientes.

Ingrese a centro de control / empleados

Dé click en el empleado al que desea incluir los datos

Incluya los datos que desee, incluyendo el centro de costo. Requerimos que nos informe:

1. Variables del empleado: Parametriza si se registra en el costo o gasto, los datos de vacaciones, salario, cargo, riesgo laboral, fecha de contrato, auxilios salariales y no salariales y conceptos de retención en la fuente
2. Entidades de aportes: Parametriza las entidades a las que está afiliado el empleado. Si no encuentra una entidad aquí le enseñamos como crearla

Crear empleado en Odoo

Numera debe crear el empleado en Odoo. Este proceso lo conocemos como "enviar a Odoo", y se realiza ingresando al Centro de control / Empleados / Seleccionar empleado y "Enviar a Odoo". Si el empleado ya está creado en Odoo, no se creará un nuevo tercero, sino se "enlazará" el tercero de Nómina a Odoo

Nómina mensual

Apertura de nómina

Este proceso permite crear una nómina para un periodo dado, que generalmente es quincenal o mensual. Este proceso es útil para la nómina de salarios, o nómina temporales como pagos de bonos.

1. Para abrir una nueva nómina diríjase a centro de control / nóminas

2. Dé click en Nueva nómina

3. Indique las fechas o periodos que cubre la nómina y dé click en enviar

La página lo dirigirá a la lista de nóminas, donde visualizará la que acaba de crear.

Novedades de nómina

Numera entiende que cada mes los empleados pueden tener distintos tipos de novedades. Cada nómina es un nuevo registro; es decir, no incluye valores de nóminas anteriores, si no que el usuario indica las novedades que se presentaron en el mes o quincena, y en base a ello Numera calcula los valores a pagar.

Para ingresar una novedad de nómina:

1. Ingrese a Centro de control / nóminas

2. Ubique la nómina que desea modificar y dé click en novedades (ítems)

3. Dé click en agregar novedades, o editar las que ya existen.

4. Despliegue la lista de usuarios e indique las novedades que apliquen, como días trabajados, horas extras, vacaciones, comisiones, etc.

5. Una vez agregada la novedad Numera lo dirige a ver el detalle de las novedades incluidas por cada empleado.

Registro contable

Para el registro contable en Numera hemos habilitado el uso del API de Odoo que registra de manera automatica en un asiento todos los movimientos generados en la liquidación de Nomina

Causación de la nómina

El proceso de causación de nómina es el siguiente:

1. Diríjase a la nómina que desea causar dando click en centro de control / nóminas

2. Ubique la nómina que desea causar y dé click en causación.

3. Dé click en causar en Odoo. Previamente podrá validar los datos que se causarán. Numera en esta página visualiza los totales a causar por concepto y por empleado.

El resultado será un asiento de nómina con los valores a pagar al empleado, gastos y aportes que haya a lugar; y un asiento de pago que traslada los pagos al empleado al débito vs un sólo pago al crédito a nombre de la entidad. Este último registro lo hemos creado para las compañías que realizan un sólo pago de nómina y se refleja una sola salida de banco al hacer el comprobante de egreso. De no requerir el último registro, lo puede seleccionar y en acciones dar click en eliminar.

Cerrar la nómina

Cuando ha terminado las novedades de nómina, la ha validado y la ha enviado a Odoo, puede dejarla como definitiva. Con este proceso Numera bloquea la edición futura de la nómina.

Permisos y roles

Los roles de nómina corren bajo los siguientes permisos

Endpoint	Acción	Detalles	Permiso requerido
/payroll	Crear y editar un registro de nómina	Una nómina es una planilla que señala la quincena o mensualidad de una empresa dada y que contiene items (empleados)	Administrar nómina
/items	Crear y editar líneas de una planilla de nómina que aún no esté cerrada	Una línea corresponde a un empleado, las nóminas cerradas no pueden ser editada ni por el administrador, cerrado indica que ya está firme en contabilidad	Administrar nómina
/cache	Limpiar la cache de cálculos	Debido a que los cálculos de nómina consumen una gran cantidad de recursos de procesamiento, los resultados se almacenan en la tabla cache de la base de datos de nómina, esto permite re-usar las cifras sin tener que re-procesar todo desde cero para cada empleado	Limpiar cache de nómina
/concept-puc-accounts	Gestionar las cuestas PUC que se cruzan para un concepto	Un concepto puede tener múltiples cuentas PUC en su asiento contable, concept-puc-account representa un renglón del asiento, señala la naturaleza de la cuenta (débito/crédito) y el porcentaje que representa en la columna de su naturaleza respecto a las otros renglones de la misma naturaleza	Parametrizar Nómina
/concept-variables	Gestionar variables de concepto	Representan ecuaciones que pueden ser usadas en las fórmulas de un concepto, por ejemplo: la ecuación para calcular el valor de una extra nocturna, el valor de una UVT, el porcentaje de retención en la fuente que aplica para un rango de ingresos específico, la ecuación para calcular el valor de una hora de trabajo, etc.	Parametrizar Nómina
/concepts	Gestionar registros de conceptos	Un concepto representa un asiento contable, ejemplo: Retención en la fuente, Auxilio de transporte, Sueldo, Prima, etc. Los asientos contables de nómina formulan un único Journal entry en Odoo	Parametrizar Nómina
/contract-templates	Gestionar las plantillas de contratos	Una plantilla contiene los términos de un contrato laboral, este texto base puede ser modificado al crear cada contrato sin que esto altere la plantilla; la plantilla puede contener variables tales como el nombre del empleado al que se le esté creando el contrato, el sueldo, el cargo, entre otros.	Gestionar contratos
/contracts	Crear contratos	Contiene los términos de un contrato laboral entre una empresa dada y un usuario	Gestionar contratos
/contracts	Leer contratos de otros	Cada empleado puede leer sus propios contratos, pero puede que se requiera leer contratos de otros, por ejemplo quien gestione recursos humanos	Gestionar contratos
/cost-center-user	Gestionar el centro de costo al que pertenece un empleado	-	Administrar nómina
/cost-centers	Gestionar los centros de costo de una empresa dada	-	Parametrizar Nómina
/employee-variables	Gestionar la información básica para los cálculos de nómina de un empleado	Incluye cosas tales como el sueldo mensual, los días acumulados de vacaciones, la fecha de inicio del contrato laboral, entre otros.	Parametrizar Nómina
/items	Gestionar los elementos (empleados/renglones) de una planilla de nómina	-	Administrar nómina
/liquidations	Liquidar un contrato laboral	-	Gestionar contratos
/medical-disabilities	Gestionar la recepción de incapacidades médicas	-	Administrar nómina
/odoo-liquidation	Crear en Odoo el asiento contable de una liquidación dada	-	Causar Nomina
/odoo-partner	Crear en Odoo el registro partner de un empleado	-	Administrar nómina
/odoo-payroll	Crear en Odoo el asiento contable de la nómina completa	-	Causar Nomina
/odoo-vacation	Crear en Odoo el asiento contable de las vacaciones de un empleado dado	-	Causar Nomina
/payrolls	Gestionar la creación de planillas de nómina	-	Administrar nómina
/puc-accounts	Mapear cuentas PUC de Odoo con cuentas PUC de MySQL	-	Parametrizar Nómina
/reports	Ver la causaciones y sus depuraciones	-	Causar Nomina
/sarlaft	Ver resultados de sarlaft de un empleado dado	-	Administrar nómina
/subconcept-preset-user	Gestionar la relación de terceros con un empleado	Un tercero puede ser la empresa prestadora de servicios de salud, la caja de compensación familiar, entre otros.	Administrar nómina
/subconcept-presets	Gestiona los terceros (empresas) a las que se les paga conceptos de nómina	Ejemplo: Nueva EPS, Porvenir, Colpensiones, etc.	Administrar nómina
/users	Gestiona la información de un empleado, muestra un listado de usuarios con las acciones que se pueden hacer con él tales como enviar a odoo, liquidar su contrato, cambiarle el centro de costo, entre otros.	-	Administrar nómina
/vacations	Gestionar las solicitudes de vacaciones	-	Administrar nómina

Reportes

Reporte de la nómina mensual por empleado

En nomina.esnumera.com dé click en Centro de Control / Nóminas

Busque la nómina que desea ver, y dé click en "causación"

Numera le mostrará el detalle de lo causado por cada empleado en la nómina del periodo escogido.

Pago de Prestaciones sociales

En Numera pretendemos que el pago de las prestaciones sociales sea automático. Hoy Numera Nomian calcula el pago de vacaciones, prima de servicio e intereses de cesantías automáticamente en la nómina del mes; si es mensual en la nómina mensual y si es quincenal en la primera quincena (para la nómina quincenal puede ajustarse el pago en la 2da quincena a petición del usuario).

La base de cálculo de todas las prestaciones sociales corresponde a los devengos de carácter salarial que haya tenido el trabajador en el periodo; es decir la prima es semestral entonces se toma el promedio de lo devengado de carácter salarial de los últimos 6 meses, mientras los intereses de cesantías son en base a los últimos 12 meses

No requerimos que hagas ningún proceso para el cálculo de las prestaciones sociales, cuando apertura una nueva nómina Numera automáticamente te mostrará el concepto de pago de prima en junio y diciembre; y de pago de intereses de cesantías en enero.