Difference between revisions of "Importar datos a Odoo"

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El proceso de importar se refiere a subir información al sistema a través de hojas de cálculo de datos "en bloque". A continuación puede ver las tablas que requiere el sistema Odoo para importar datos.
 
El proceso de importar se refiere a subir información al sistema a través de hojas de cálculo de datos "en bloque". A continuación puede ver las tablas que requiere el sistema Odoo para importar datos.
  
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https://www.odoo.com/documentation/13.0/es/applications/general/export_import_data.html
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Aqui las guias de Odoo para su revisión:
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https://www.odoo.com/documentation/14.0/es/applications/general/export_import_data.html
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Un video: https://youtu.be/nx4G2QVXsh4
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https://www.odoo.com/documentation/12.0/es/services/support/what_can_i_expect.html
  
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== Plantilla para importar activos fijos ==
  
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=Importar [[asientos contables]]=
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Su archivo de excel deberá contener por lo mínimo estas columnas
  
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{| class="wikitable"
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! Nombre de activo !! Acquisition Date !! Prorata Date !! Método !! Duración !! Número de meses en un periodo !! Cálculo !! Valor original !! Importación de cantidad ya depreciada !! Valor no depreciable !! Cuenta de activo fijo !! Cuenta de gastos !! Cuenta depreciada !! Diario !! Distribución analítica
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| AF001-AUTOMOVIL GERENCIA || 2021-04-01 || 2023-05-01 || Línea recta || 60,00 || Meses || Periodos constantes || 48.000.000,00 || 24.000.000,00 ||  || 15400501 || 51603501 || 15923501 || DEPRECIACIÓN || {"3": 100}
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| AF002-CAMIONETA MAZDA TIGUAN || 2022-09-05 || 2023-05-01 || Línea recta || 60,00 || Meses || Periodos constantes || 89.200.000,00 || 20.813.334,48 ||  || 15400501 || 51603501 || 15923501 || DEPRECIACIÓN || {"3": 100}
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| AF003-Cel4G MVS Samsung A22 128G pre || 2022-07-03 || 2023-05-01 || Línea recta || 60,00 || Meses || Periodos constantes || 699.950,00 || 46.663,32 ||  || 15281001 || 51602001 || 15922001 || DEPRECIACIÓN || {"3": 100}
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A continuación le detallamos casos particulares de las columnas:
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# Nombre de activo: Nombre que desee poner al activo
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# Acquisition Date: Fecha de compra
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# Prorata Date: Fecha desde la cuál iniciará la depreciación en Odoo
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# Método: Método de depreciación, diligenciar "Línea recta"
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# Duración: cantidad de meses totales de depreciación desde la fecha de adquisición
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# Número de meses en un periodo: Métrica con la cuál se depreciará, diligenciar "Meses"
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# Cálculo: Métrica con la cuál se depreciará, diligenciar "Periodos constantes"
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# Valor original: Valor del activo en la compra
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# Importación de cantidad ya depreciada: Valor que ya se ha depreciado
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# Valor no depreciable: Valor residual, que no se incluirá en el valor depreciable
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# Cuenta de activo fijo: Cuenta contable de costo
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# Cuenta de gastos: Cuenta contable de depreciación del resultado
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# Cuenta depreciada: Cuenta contable de depreciación del balance
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# Diario: Tipo de comprobante en el que se registrará la depreciación
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# Distribución analítica: Se debe diligenciar el id del centro de costos (cuenta analítica) y el porcentaje. En el ejemplo de la tabla es el id 3 y un 100% a dicho centro de costos.
  
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Si desea importar un comprobante contable diríjase al módulo de contabilidad > contabilidad > asientos contables o si desea compras o ventas ingrese a estos paneles. Seleccione uno de los asientos contables que ya tiene y de click en accion > exportar. Seleccione el formato (en este caso excel) y añada o elimine los campos que desee tener en su archivo plano o fichero.
 
  
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Sobre este archivo de Excel podrá digitar los datos que desea importar. Una vez que haya actualizado su excel con los asientos contables, diríjase a asientos contables y presione "IMPORTAR" > cargar fichero. Seleccione el archivo Excel desde su ordenador. Odoo le pre-visualizará cómo quedará escrito el asiento y podrá aceptar.  
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Para importarlo, ingrese a Activos, en el módulo de contabilidad/contabilidad
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[[File:Asesor - activos.png|600px]]
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Dé click importar (en el botón de Configuración, al lado de "Nuevo"); y cargue el archivo.
  
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A continuación un video del paso a paso realizado por un asesor de Odoo: https://drive.google.com/file/d/1AWEEPxuCrv4rSLd0pZmkD1h8msIPhUU_/view.
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==Plantilla para importar terceros==
  
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Su archivo de excel puede ser construído con el mismo archivo de terceros que hemos creado para la historia. El modelo puede encontrarlo aquí https://wiki.esnumera.com/wiki/Migrare#Terceros
  
  
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{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
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! Diario !! Fecha factura !! Fecha vencimiento !! Asociado !! Moneda !! Líneas de factura/Producto !! Líneas de factura / Cuenta !! Líneas de Factura/Cantidad !! Líneas de Factura/Precio Unitario !! Líneas de Factura/Descripción !! Líneas de Impuestos
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! Diario !! Fecha factura !! Fecha vencimiento !! Empresa !! Moneda !! Líneas de factura/Producto !! Líneas de factura / Cuenta !! Líneas de Factura/Cantidad !! Líneas de Factura/Precio Unitario !! Líneas de Factura/Descripción !! Líneas de Impuestos
 
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| FACTURA DE VENTA || 17/03/21 || 17/03/21 || KARINA HERNÁNDEZ || COP || [42300501ii] HONORARIOS - ASESORIAS / CONSULTORIAS CON IVA 19% || 42300501 || 1 || $5.000.000 || Prueba 1 || IVA GENERADO (V) 19% POR VENTAS
 
| FACTURA DE VENTA || 17/03/21 || 17/03/21 || KARINA HERNÁNDEZ || COP || [42300501ii] HONORARIOS - ASESORIAS / CONSULTORIAS CON IVA 19% || 42300501 || 1 || $5.000.000 || Prueba 1 || IVA GENERADO (V) 19% POR VENTAS
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== Plantilla para importar asientos contables==
 
== Plantilla para importar asientos contables==
  
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Su archivo de excel deberá contener por lo mínimo estos campos:
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Si desea importar un comprobante contable diríjase al módulo de contabilidad > contabilidad > asientos contables o si desea compras o ventas ingrese a estos paneles. Seleccione uno de los asientos contables que ya tiene y de click en accion > exportar. Seleccione el formato (en este caso excel) y añada o elimine los campos que desee tener en su archivo plano o fichero.
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Sobre este archivo de Excel podrá digitar los datos que desea importar. Una vez que haya actualizado su excel con los asientos contables, diríjase a asientos contables y presione "IMPORTAR" > cargar fichero. Seleccione el archivo Excel desde su ordenador. Odoo le pre-visualizará cómo quedará escrito el asiento y podrá aceptar.
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Su archivo de excel a importar deberá contener por lo mínimo estos campos:
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
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! Diario !! Número !! Fecha !! Apuntes contables/Cuenta !! Apuntes contables/Debe !! Apuntes contables/Haber !! Apuntes contables/Asociado !! Apuntes contables/Descripción
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! Diario !! Número !! Fecha !! Apuntes contables/Cuenta !! Apuntes contables/Debito !! Apuntes contables/Crédito !! Apuntes contables/Asociado !! Apuntes contables/Etiqueta
 
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| NOTA DE CONTABILIDAD || NC/2020/0005 || 2019-12-31 || 11050501 || 223893162 || 0 || NUMERA SAS || EJEMPLO 1
 
| NOTA DE CONTABILIDAD || NC/2020/0005 || 2019-12-31 || 11050501 || 223893162 || 0 || NUMERA SAS || EJEMPLO 1
 
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|  ||  ||  || 51050501 || 0 || 223893162 || NUMERA SAS || EJEMPLO2
 
|  ||  ||  || 51050501 || 0 || 223893162 || NUMERA SAS || EJEMPLO2
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|  ||  ||  || 51050501 || 0 || 333333 || NUMERA SAS || EJEMPLO3
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|  ||  ||  || 51050501 || 333333 || 0 || NUMERA SAS || EJEMPLO4
 
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[[File:Asientos contables en asesor de Odoo.png|800px]]
 
[[File:Asientos contables en asesor de Odoo.png|800px]]
  
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Dé click en favoritos, e importar. Aquí puede ver un video que lo explica https://www.youtube.com/watch?v=rz694jtSS1k
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Dé click en favoritos, e importar. Aquí puede ver un video que lo explica https://www.youtube.com/watch?v=rz694jtSS1k A continuación un video del paso a paso realizado por un asesor de Odoo: https://drive.google.com/file/d/1AWEEPxuCrv4rSLd0pZmkD1h8msIPhUU_/view.
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==Plantilla para actualizar asientos contables==
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Ingresa a Odoo a Contabilidad/Asientos contables y en la búsqueda filtra el diario que deseas actualizar.
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'''1. Exporta la información''' con los siguientes campos, como mínimo. "Como mínimo" porque estos dos campos ubicarán a Odoo del registro exacto que se actualizará, es decir que adicional a los dos campos agrega el campo que vayas a actualizar. Por ejemplo, si actualizarás un solo campo, exportarás 3 campos; los dos mínimos + el objeto de actulización.
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* '''Campos mínimos que ubican a Odoo del registro a actualizar''':
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a) ID externo: Es el Id del comprobante, del asiento contable
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b). Apuntes contables/ID externo: Es el id de la línea del registro, es decir el apunte contable.
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En todo caso, puedes agregar los campos adicionales que desees para que tu excel sea más fácil de ubicar, pero recuerda retirarlos cuando importes el archivo porque Odoo tratará de actualizar toda la información que cargues. Entre menos información por actualizar, más rápido el proceso. Por seguridad, recomendamos descargar lo necesario, con los filtros de información, porque después no podrás eliminar filas.
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'''Como recomendación clave''', recuerda que este archivo exportado será el mismo que importes, entonces una vez inicies el proceso, y hasta que termines, suspende cualquier tipo de registro o movimiento en el sistema, porque si alguna información sale vacía, por ejemplo un centro de costo vacío y mientras haces este proceso lo actualizas directamente en Odoo, al subir el archivo te quedará como el archivo exportado (que luego importarás), vacío.
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'''2. Actualiza: '''Ahora, en el excel que exportes procede con los cambios necesarios únicamente en el campo objeto de actualización. No ajustes nada de los dos campos mínimos ni elimines o cambies el orden de las filas del archivo exportado pues vienen ordenadas directo desde odoo por el ID externo del asiento. Ojo, en caso de eliminar alguna fila, Odoo queda perdido del asiento (comprobante) a actualizar.
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'''3. Carga:''' Finalmente, en el excel, cambia los nombres de las 2 columnas mínimas así:
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a) "ID externo" por "Identificación externa"
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b). "Apuntes contables/ID externo" por "Apuntes contables/Identificación externa"
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Sube nuevamente el archivo y valida que quede cargado.
  
 
==Plantilla para importar cuentas contables==
 
==Plantilla para importar cuentas contables==

Latest revision as of 23:48, 6 May 2024


El proceso de importar se refiere a subir información al sistema a través de hojas de cálculo de datos "en bloque". A continuación puede ver las tablas que requiere el sistema Odoo para importar datos.

Aqui las guias de Odoo para su revisión: https://www.odoo.com/documentation/14.0/es/applications/general/export_import_data.html Un video: https://youtu.be/nx4G2QVXsh4 https://www.odoo.com/documentation/12.0/es/services/support/what_can_i_expect.html

Plantilla para importar activos fijos

Su archivo de excel deberá contener por lo mínimo estas columnas

Nombre de activo Acquisition Date Prorata Date Método Duración Número de meses en un periodo Cálculo Valor original Importación de cantidad ya depreciada Valor no depreciable Cuenta de activo fijo Cuenta de gastos Cuenta depreciada Diario Distribución analítica
AF001-AUTOMOVIL GERENCIA 2021-04-01 2023-05-01 Línea recta 60,00 Meses Periodos constantes 48.000.000,00 24.000.000,00 15400501 51603501 15923501 DEPRECIACIÓN {"3": 100}
AF002-CAMIONETA MAZDA TIGUAN 2022-09-05 2023-05-01 Línea recta 60,00 Meses Periodos constantes 89.200.000,00 20.813.334,48 15400501 51603501 15923501 DEPRECIACIÓN {"3": 100}
AF003-Cel4G MVS Samsung A22 128G pre 2022-07-03 2023-05-01 Línea recta 60,00 Meses Periodos constantes 699.950,00 46.663,32 15281001 51602001 15922001 DEPRECIACIÓN {"3": 100}

A continuación le detallamos casos particulares de las columnas:

  1. Nombre de activo: Nombre que desee poner al activo
  2. Acquisition Date: Fecha de compra
  3. Prorata Date: Fecha desde la cuál iniciará la depreciación en Odoo
  4. Método: Método de depreciación, diligenciar "Línea recta"
  5. Duración: cantidad de meses totales de depreciación desde la fecha de adquisición
  6. Número de meses en un periodo: Métrica con la cuál se depreciará, diligenciar "Meses"
  7. Cálculo: Métrica con la cuál se depreciará, diligenciar "Periodos constantes"
  8. Valor original: Valor del activo en la compra
  9. Importación de cantidad ya depreciada: Valor que ya se ha depreciado
  10. Valor no depreciable: Valor residual, que no se incluirá en el valor depreciable
  11. Cuenta de activo fijo: Cuenta contable de costo
  12. Cuenta de gastos: Cuenta contable de depreciación del resultado
  13. Cuenta depreciada: Cuenta contable de depreciación del balance
  14. Diario: Tipo de comprobante en el que se registrará la depreciación
  15. Distribución analítica: Se debe diligenciar el id del centro de costos (cuenta analítica) y el porcentaje. En el ejemplo de la tabla es el id 3 y un 100% a dicho centro de costos.


Para importarlo, ingrese a Activos, en el módulo de contabilidad/contabilidad

Asesor - activos.png

Dé click importar (en el botón de Configuración, al lado de "Nuevo"); y cargue el archivo.

Plantilla para importar terceros

Su archivo de excel puede ser construído con el mismo archivo de terceros que hemos creado para la historia. El modelo puede encontrarlo aquí https://wiki.esnumera.com/wiki/Migrare#Terceros


Plantilla para importar facturas de venta

Su archivo de excel deberá contener por lo mínimo estos campos:

Diario Fecha factura Fecha vencimiento Empresa Moneda Líneas de factura/Producto Líneas de factura / Cuenta Líneas de Factura/Cantidad Líneas de Factura/Precio Unitario Líneas de Factura/Descripción Líneas de Impuestos
FACTURA DE VENTA 17/03/21 17/03/21 KARINA HERNÁNDEZ COP [42300501ii] HONORARIOS - ASESORIAS / CONSULTORIAS CON IVA 19% 42300501 1 $5.000.000 Prueba 1 IVA GENERADO (V) 19% POR VENTAS
[42300501ii] HONORARIOS - ASESORIAS / CONSULTORIAS CON IVA 19% 42300501 1 $2.000.000 Prueba 2 IVA GENERADO (V) 19% POR VENTAS

Note que los datos generales del documento como Diario, fechas, Tercero y Moneda se escriben 1 sola vez en la fila

Plantilla para importar asientos contables

Si desea importar un comprobante contable diríjase al módulo de contabilidad > contabilidad > asientos contables o si desea compras o ventas ingrese a estos paneles. Seleccione uno de los asientos contables que ya tiene y de click en accion > exportar. Seleccione el formato (en este caso excel) y añada o elimine los campos que desee tener en su archivo plano o fichero.

Sobre este archivo de Excel podrá digitar los datos que desea importar. Una vez que haya actualizado su excel con los asientos contables, diríjase a asientos contables y presione "IMPORTAR" > cargar fichero. Seleccione el archivo Excel desde su ordenador. Odoo le pre-visualizará cómo quedará escrito el asiento y podrá aceptar.

Su archivo de excel a importar deberá contener por lo mínimo estos campos:

Diario Número Fecha Apuntes contables/Cuenta Apuntes contables/Debito Apuntes contables/Crédito Apuntes contables/Asociado Apuntes contables/Etiqueta
NOTA DE CONTABILIDAD NC/2020/0005 2019-12-31 11050501 223893162 0 NUMERA SAS EJEMPLO 1
51050501 0 223893162 NUMERA SAS EJEMPLO2
51050501 0 333333 NUMERA SAS EJEMPLO3
51050501 333333 0 NUMERA SAS EJEMPLO4

Note que los datos generales del documento como Diario, fechas, y Número se escriben 1 sola vez en la fila del asiento.

Para importarlo, ingrese a asientos contables, en el módulo de contabilidad

Asientos contables en asesor de Odoo.png

Dé click en favoritos, e importar. Aquí puede ver un video que lo explica https://www.youtube.com/watch?v=rz694jtSS1k A continuación un video del paso a paso realizado por un asesor de Odoo: https://drive.google.com/file/d/1AWEEPxuCrv4rSLd0pZmkD1h8msIPhUU_/view.

Plantilla para actualizar asientos contables

Ingresa a Odoo a Contabilidad/Asientos contables y en la búsqueda filtra el diario que deseas actualizar.


1. Exporta la información con los siguientes campos, como mínimo. "Como mínimo" porque estos dos campos ubicarán a Odoo del registro exacto que se actualizará, es decir que adicional a los dos campos agrega el campo que vayas a actualizar. Por ejemplo, si actualizarás un solo campo, exportarás 3 campos; los dos mínimos + el objeto de actulización.

  • Campos mínimos que ubican a Odoo del registro a actualizar:

a) ID externo: Es el Id del comprobante, del asiento contable

b). Apuntes contables/ID externo: Es el id de la línea del registro, es decir el apunte contable.


En todo caso, puedes agregar los campos adicionales que desees para que tu excel sea más fácil de ubicar, pero recuerda retirarlos cuando importes el archivo porque Odoo tratará de actualizar toda la información que cargues. Entre menos información por actualizar, más rápido el proceso. Por seguridad, recomendamos descargar lo necesario, con los filtros de información, porque después no podrás eliminar filas.

Como recomendación clave, recuerda que este archivo exportado será el mismo que importes, entonces una vez inicies el proceso, y hasta que termines, suspende cualquier tipo de registro o movimiento en el sistema, porque si alguna información sale vacía, por ejemplo un centro de costo vacío y mientras haces este proceso lo actualizas directamente en Odoo, al subir el archivo te quedará como el archivo exportado (que luego importarás), vacío.


2. Actualiza: Ahora, en el excel que exportes procede con los cambios necesarios únicamente en el campo objeto de actualización. No ajustes nada de los dos campos mínimos ni elimines o cambies el orden de las filas del archivo exportado pues vienen ordenadas directo desde odoo por el ID externo del asiento. Ojo, en caso de eliminar alguna fila, Odoo queda perdido del asiento (comprobante) a actualizar.


3. Carga: Finalmente, en el excel, cambia los nombres de las 2 columnas mínimas así:

a) "ID externo" por "Identificación externa"

b). "Apuntes contables/ID externo" por "Apuntes contables/Identificación externa"

Sube nuevamente el archivo y valida que quede cargado.

Plantilla para importar cuentas contables

Su archivo de excel deberá contener por lo mínimo estos campos para importar desde la aplicación de Contabilidad de Odoo / Configuración / Plan de cuentas.

Código Nombre Tipo Permitir conciliación Etiquetas Moneda de la cuenta Grupo
51958501 PROPINAS Gastos FALSO Operating Activities COP 519585


Los datos permitidos en los siguientes campos son:


  • Código: Recomendamos que los códigos sean de 8 dígitos.
  • Tipo: Los tipos de cuenta permitidos son:

• A pagar • Activos Corrientes • Activos fijos • Activos no-corrientes • Anticipos • Banco y caja • Capital • Costo de Ingreso • Depreciación • Ganancias año actual • Gastos • Ingreso • Otro Ingreso • Pasivos Corrientes • Por Cobrar • Tarjetas de Crédito

  • Permitir conciliación: Verdadero o Falso, para afirmar que la cuenta es de cartera o cuentas por pagar.
  • Etiquetas: Etiquetas para manejo de flujo de efectivo

• Investing & Extraordinary Activities • Operating Activities • Financing Activities

  • Monedas: Permite el nombre de las monedas que se encuentran en Contabilidad / Configuración / Monedas


Plantilla para importar productos

Su archivo de excel deberá contener por lo mínimo estos campos para importar desde la aplicación de Contabilidad de Odoo / Compras o Ventas / Productos

Puede ser Vendido Puede ser comprado Tipo de producto Referencia Interna Nombre Código de Barras Categoría del Producto Precio Impuestos del Cliente Costo Unidad de Medida Unidad de medida compra Impuestos de proveedor Cuenta de Ingresos Cuenta de gasto Tipo de activo
VERDADERO VERDADERO CONSUMIBLE 14050501i MATERIAS PRIMAS SIN IVA Todos Unidad(es) Unidad(es) 14050501

Los datos permitidos en los siguientes campos son:

  • Puede ser Vendido:

• VERDADERO • FALSO

  • Puede ser comprado:

• VERDADERO • FALSO

  • Tipo de producto:

• Consumible • Servicio • Almacenable

  • Para las unidades de medida puede consultar que unidades de medida tiene activas e incluirlas en el plano con ese nombre."

Importar productos

Su archivo de excel deberá contener por lo mínimo estos campos:

Puede ser Vendido Puede ser comprado Tipo de producto Referencia Interna Nombre Código de Barras Categoría del Producto Precio Impuestos del Cliente Costo Unidad de Medida Unidad de medida compra Impuestos de proveedor Cuenta de Ingresos Cuenta de gasto Tipo de activo
VERDADERO/FALSO VERDADERO/FALSO CONSUMIBLE/SERVICIO 14050501 (Código) MATERIAS PRIMAS CON IVA 19% Todos IVA GENERADO (V) 19% POR VENTAS Unidad(es) Unidad(es) IVA DESCONTABLE (C) 19% DE BIENES 14050501
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