Migrare

La parametrización de los sistemas contable es el principal dolor de cabeza de una empresa cuando está empezando a registrar contablemente. Para solucionar este problema en Numera hemos mapeado todas las opciones que puede tener un registro entre dos entidades en Colombia.

La solución tecnológica de Numera toma la información registrada por el usuario y pobla (llena) las tablas que parametrizan Odoo. Esto lo hace de manera automática y a partir de este proceso las empresas podrán hacer sus registros cubriendo impuestos y reconocimientos contables.

Nuestro objetivo con este proceso es que la empresa tenga todos los asientos contables en el nuevo software, como si siempre los hubiese registrado allí.

Primer paso para el cargue de tu historia

Para el cargue de la historia se requieren 4 archivo:

1. Plan contable, en esta plantilla https://wiki.esnumera.com/wiki/Migrare#Plan_de_Cuentas
2. Terceros, en esta plantilla https://wiki.esnumera.com/wiki/Migrare#Terceros
3. Movimientos, en esta plantilla https://wiki.esnumera.com/wiki/Migrare#Historia_contable
4. Balance de prueba por terceros desde el inicio del año y con corte a la fecha de movimientos que se esperan cargar.

Revisa que tu información esté correcta con las auditorías que te mencionamos aquí. Cuando tengas todo listo, envíanos a nuestro canal de Soporte y ten máximo 3 días hábiles te confirmaremos si tu historia está lista para el cargue o si debes hacer algún ajuste.

Para cargar la información ingresa a https://esnumera.com/companies/ y busca la compañía que deseas migrar. Sincroniza tu plan contable y después de 10 minutos, dá click en ver y en la parte inferior encontrarás la información que se puede subir a Migrare, que se describe a continuación:

Plan de Cuentas

Necesitamos tu plan de cuentas para homologarlo con el plan de cuenta estándar de Numera. En Numera entendemos por "homologación" que cada una de las cuentas del PUC del software anterior y será ligada a cada cuenta del PUC de Numera. Generalmente Numera homologa automáticamente 50% de cuentas, el resto de cuentas las podrás homologar más adelante.

El archivo que se debe cargar en formato CSV se encuentra aquí https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/1.+Cuentas+tipo.csv. A continuación te explicamos lo que debe ir en cada columna

	Código	Nombre de la Cuenta
¿Qué es?	Código contable	Nombre
Obligatorio	Si	Si

Ningún campo del archivo debe contener "enter". Para buscar en que celdas existen "enter" presione en el archivo de excel Ctrl + L y en la ventana de buscar presione Ctrl + J. Puede buscar los "enter" y quitarlos uno por uno, o reemplazarlos por un espacio o un guión. Tampoco debera tener ; o " de la misma manera puedes reemplazarlos.

Terceros

El cargue de terceros es definitivo para poder construir la historia y facilitar el futuro registro en el sistema contable. Recibimos los terceros, y creamos los que no existan en tu base de Odoo.

El archivo que se debe cargar debe estar en formato CSV se encuentra aquí https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/2.+Terceros+tipo.csv. La info que debe ir en cada columna te la explicamos a continuación:

	Activo	Calle	Ciudad	Correo electrónico	Cuenta a pagar	Cuenta por cobrar	Document Type	Empleado	Es Cliente	Es un Proveedor	Es una compañia	Móvil	NIF o NIT	Nombre	Nombre de la compañía	Notas	País	Posición Fiscal	Sitio web	Teléfono
¿Qué es?	Coloque TRUE para sí, FALSE para no	Dirección	Ciudad	Correo electrónico	CxP específica, sino tienes una particular déjalo vacío y asignaremos una 22050501	CxC específica, sino tienes una particular déjalo vacío y asignaremos una 13050501	Revise al final de esta tabla los tipos de documento disponible)	TRUE para sí, FALSE para no	TRUE para sí, FALSE para no	TRUE para sí, FALSE para no	TRUE para sí, FALSE para no	Digite el celular	No. de documento sin puntos, comas, espacios, ni [dígito de verificación]	Indique el nombre del tercero	Indique, si desea ,un nombre adicional comercial o sigla	Datos adicionales que desee ver en el tercero	País del tercero	Indique el tipo de contribuyente (revisa debajo de esta tabla las posiciones fiscales disponibles)	Págin web	Teléfono del tercero
Obligatorio	No	No	No	No	No	No	Si	No	No	No	Si	No	Si	Si	No	No	No	No	No	No

Un ejemplo del archivo siguiendo esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/2.+Terceros+tipo.csv

Los tipos de datos aceptados son:

• Tipo de documento:
  • NIT
  • Cédula de ciudadanía
  • Tarjeta de Identidad
  • Pasaporte
  • Cédula Extranjera
  • ID del Exterior
  • Carné Diplomático
  • Salvoconducto de Permanencia
  • Registro Civil
  • Cédula

• Posiciones fiscales : Los tipos de contribuyente los hemos agrupado así
  • PERSONA JURIDICA
  • PERSONA JURÍDICA AUTORRETENEDOR
  • PERSONA JURÍDICA DEL RÉGIMEN SIMPLE DE TRIBUTACIÓN
  • GRAN CONTRIBUYENTE
  • GRAN CONTRIBUYENTE AUTORRETENEDOR
  • ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO
  • ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO DEL RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL
  • PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA
  • PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA Y DECLAR. DE RENTA
  • PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA, DECLAR. DE RENTA Y RETENEDOR
  • PERSONA NATURAL RESP. DE IVA Y DECLAR. DE RENTA
  • PERSONA NATURAL RESP. DE IVA, DECLAR. DE RENTA Y RETENEDOR
  • INSTITUCIONES DEL ESTADO PUBLICOS Y OTROS
  • TERCERO DEL EXTERIOR

Puntos clave del formato del archivo

# Ningún campo del archivo debe contener "enter". Para buscar en que celdas existen "enter" presione en el archivo de excel Ctrl + L y en la ventana de buscar presione Ctrl + J. Puede buscar los "enter" y quitarlos uno por uno, o reemplazarlos por un espacio o un guión.

Una vez termine el archivo ingrese a la empresa y en la parte inferior encontrará el panel de terceros ( https://app.esnumera.com/companies/ )

Bancos

Esta herramienta la hemos creado para poder crear los diarios de cada uno de los bancos con los que cuenta la empresa y con esto habilitar al usuario a hacer conciliación bancaria de manera efectiva. Odoo tiene una herramienta que permite que los usuarios carguen sus movimientos conectándose al banco y así permitir una conciliación en tiempo real y eficiente. En Numera estamos trabajando con Inellectio para leer los extractos bancarios y facilitar el proceso. Así esperamos no solo cargar los movimientos del extracto sino ademas cruzarlos con inteligencia artificial contra pagos de proveedores previamente cargados en la VURV.

Para crear los bancos el usuario requiere el nombre del banco, el tipo de cuenta y el número de la misma. Al recibir esta infomración crearemos las cuenta contables de manera automática y validaremos el diario para llevar a cabo el proceso cómo se describió en el primer párrafo.

Historia contable

La historia tiene todos los movimientos que vienen del software contable anterior, registro por registro. Es decir, cada movimiento contable realizado. Todo se carga en un sólo archivo y con ella cargaremos a Odoo los comprobantes contables tal como si siempre se hubiesen realizado allí.

El archivo que se debe cargar en formato CSV es este https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/3.+Movimientos+tipo.csv y debe tener la siguiente estructura de columnas:

	Autonumerico	Pertenece A	Fecha	Cuenta Contable	Debito	Credito	Tabla Rete Fte	NIF o NIT	Tercero Externo	Sucursal	Vencimiento	Abona A Documento	Forma De Pago	Nota	Cheque Numero	Centro de Costos	Verificado	Activo Fijo	Banco_Cheque	Abona_Cheque	PorcRet	Vendedor	AbonaADocumento	IdDocumentoDetalle	Iva Al Costo	BaseRet	Clasificación	Tercero Fondo o Banco	Excluir_NIIF	NoDeducible
¿Qué es?	Sirve para ubicar las filas, numéralas desde el 1	Nombre del comprobante contable y número; por ejemplo RECIBO DE CAJA 56	Fecha de contabilización del documento	Cuenta contable de registro	Valor débito del movimiento	Valor crédito del movimiento	Déjalo vacío	No. de documento del tercero (NIT, cc, etc)	Nombre del tercero	Déjalo vacío	Déjalo vacío	Déjalo vacío	Déjalo vacío	Descripción de la transacción		Detalle el centro de costo si aplica	Déjalo vacío	Déjalo vacío	Déjalo vacío	Déjalo vacío	Déjalo vacío		Déjalo vacío	Déjalo vacío	Déjalo vacío	Déjalo vacío			Déjalo vacío	Déjalo vacío
Obligatorio	Si	Si	Si	Si	Si	Si	No	Si	Si	No	No	No	No	Si	No	Si	No	No	No	No	No	No	No	No	No	No	No	No	No	No

Con la recepción de la Historia realizaremos la verificación de la calidad de los procesos en cada uno de los asientos contables y recopilaremos un set de errores que podrán ser corregidos en ver histórico de errores. Si no surgen errores se registrará toda la historia en Odoo para revisión y validación del contador.

Auditorias del archivo y Odoo

Las auditorías son consecutivas; es decir, se revisa cada auditoría y si está correcto, se continúa con el siguiente punto. Cuando una auditoría está errada, se para el proceso se notifica al cliente, entendiendo que estas auditorías de valores, entonces requerirán un ajuste que afectará el resultado de las demás auditorías.

1. Los débitos (columna E) y créditos (columna F) de todo el archivo de movimiento deben ser iguales para que al cargar la información a Odoo no existan asientos descuadrados.
2. Valida que el balance de prueba de tu sistema tiene los mismos saldos que el movimiento de la historia que cargará; a fin de que al cargar los saldos, concuerden con lo que había en el sistema anterior. Se revisan las cuentas mayores (1,2,3,4,5,6,7). Sugerimos que desde tu excel uses la fórmula de extraer para hallar los saldos por cuenta.
3. La suma de los valores débito y crédito de cada diario o comprobante contable debe ser iguales. (Columna B "pertenece A")
4. Cada comprobante deben tener una sola fecha (ejemplo, el Recibo de caja no. 1 debe tener sólo una fecha). Recomendamos que para revisarlo use una tabla dinámica con fecha máxima y mínima
5. Todas las celdas deben tener un "tercero" (en dado caso de que la celda no cuente con esta información, se deberá colocar como tercero la empresa), "pertenece a", "cuenta contable" y "fecha"
6. Verifique que todos los terceros que se relacionan en las columnas NIT y nombre del tercero, existan en el archivo de terceros cargado a Numera.
7. Verifique que todas las cuentas que se relacionan en la columna en cuentas, existan en el archivo de plan contable cargado a Numera.
8. Es clave que antes de cargar el archivo de historia en Odoo tengas los periodos sin bloqueo de fechas, de lo contrario, cuando intentemos registrar la historia en Odoo, nos generará un error porque las fechas estarán bloqueadas. Aquí te explicamos como aperturarlos. Puede dejar la fecha de bloqueo vacía mientras se hace el registro de la historia

Puntos clave del formato del archivo

1. Recuerde que el formato de las celdas D, E, F y H debe ser "Número"
2. Las celdas E y F de débito y crédito no pueden estar vacías, en tal caso debe poner cero 0
3. Los valores débito y crédito no pueden ser negativos
4. Los valores débito y crédito deben tener como máximo 6 decimales.
5. Ningún campo del archivo debe contener "enter". Puede buscar los "enter" y quitarlos uno por uno o utilizar la función limpiar para la columna de concepto (Nota) (fórmula =LIMPIAR)
6. Ningún campo del archivo debe contener ";". Para buscar en que celdas existe un punto y coma presione en el archivo de excel Ctrl+L para Windows o Ctrl+B desde Mac y se abrirá la ventana de buscar y reemplazar. En "buscar" digite ";" y reemplacelos por un espacio o un guión.
7. Debe verificar que el formato de la fecha de los asientos (columna C) debe ser inglés estadounidense. Para aplicar este formato seleccione toda la columna C y dé click derecho a su mouse.

Seleccione "formato de celdas" y en fecha escoja el formato inglés (Estados Unidos).

En algunos casos excel no permite cambiar el formato de la fecha, Numera no entiende la razón pero encontramos que puede utilizar la fórmula de convertir fecha a numero para solucionarlo (=FECHANUMERO)

Tipos de documentos en la columna "Pertenece a"

En la columna 2 del csv "Pertenece a", los nombre de los diarios deben contener el consecutivo o idenficador que diferencie cada asiento y corresponder a:

• Comprobante de Egreso
• Cuenta de Cobro
• Cancelacion Cuentas
• Depreciación
• Factura de Compra
• Factura de Venta
• Nomina de Empleados
• Nota Crédito de Proveedores
• Nota Crédito para Clientes
• Nota de Contabilidad
• Recibo de Caja
• Saldos Iniciales

Por ejemplo: Comprobante de Egreso 102020; Factura de Compra FVE-1321

Errores

Ver errores

Numera genera un listado de errores, con cuentas o diarios pendientes por homologar (que Numera no homologó automáticamente y que generalmente son el 30%). Diríjase a la empresas y dé click en "ver"

Le aparecerá toda la imformación de la empresa, diríjase al final de la página y encontrará el histórico de errores

Puede ver los errores que se generaron al cargar la historia con la fecha de cargue, tipo de error, la descipción y si ya está resuelto.

Resolver errores

Los 4 tipos de error son los siguientes:

1. Account (cuenta contable): La cuenta que cargó en la historia no pudo ser homologada a una cuenta ya existente en el plan contable de Numera. Seleccione una cuenta de la lista desplegable para enviar los saldos de esa cuenta a una cuenta existente en Numera (puede buscar por nombre o código). Si la cuenta tiene unas características especificas y no se relaciona con ninguna de las ya existentes, la puede crear; sin embargo, recomendamos en lo posible utilice una cuenta del plan de cuentas estándar de Numera. La última opción es crear la cuenta contable.

Para solucionar los errores, dé click en resolver.

Una vez empareje la cuenta contable, dé click en enviar y Numera le confirmará que quedó solucionado el error. En la tabla de errores aparecerá resuelto.

2. Accounting_entries (asientos contables: Existen diferencias en los débitos y créditos o fechas de un diario o comprobante contable. En la columna "Descripción" revise qué diario tiene el error y efectúe la corrección. Numera le pedirá que cargue nuevamente la información de ese diario. Debe realizarlo en esta plantilla https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/3.+Movimientos+tipo.csv y enviarlo.

3. Journal (diario o comprobante contable): Algún diario o comprobante contable que cargó no pudo ser homologado a un diario ya existente en Numera. Seleccione el diario de la lista desplegable de diarios ya existente en Numera. Si el diario no se relaciona con ninguno de los existentes, lo puede crear.

4. Terceros (third_parties): Este error no se debe resolver, es informativo. Indica que el tercero no existía en el archivo de Terceros que cargó entonces Numera lo creó sólo con el NIT. También se muestra el error cuando sí cargó el tercero en el archivo, pero el nombre es distinto al que cargó en la historia (columnas NIT y Tercero). Es un aviso, por tanto cualquier ajuste al nombre de los terceros puede realizarlo directamente en Odoo.

Revisión y registro de la historia

La historia escrita por Numera en Odoo queda escrita Borrador en desde el panel de Asientos contables. El objetivo de que se registre en borrador, es que usted pueda revisar si está conciliada con los informes el software anterior.

Revisión del cargue

Puede comprobar los saldos comparando el valor de los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos del sistema anterior vs los que evidencia Odoo.

Para ver los saldos de Odoo revise los informes de Balance de Situación y Ganancias y pérdidas de Odoo desde Informes (para ver cómo generarlos ingrese [aquí https://wiki.esnumera.com/wiki/Estados_Financieros]). Recuerde que los saldos cargados a Odoo quedan en estado "borrador", entonces en las Opciones de los informes debe incluir las entradas en borrador (no asentadas)

Contabilización de la historia

Una vez tengas tu historia correctamente registrada puedes contabilizarla. Recuerda que este proceso es irreversible y cualquier ajuste que requieras efectuar en el futuro se deberá realizar manualmente en una nota contable.

Para contabilizar la historia diriíjete a Asientos contables desde el Asesor del módulo de contabilidad de Odoo.

Sigue estos 3 pasos:

1. Filtra según tu necesidad lo que deseas contabilizar, por ejemplo, puedes quitar el filtro de "operaciones varias" y agregar como filtro la fecha de corte de la historia y los registros sin contabilizar. Dá click en aplicar.

2. Odoo por defecto muestra 80 diarios (1-80). Selecciona la cantidad total de comprobantes. Al seleccionarlos, toma todos.

3. Selecciona todos los comprobantes y dá click en Acción/Contabilizar asientos. Odoo se tomará unos minutos mientras realiza el proceso

Empezar a registrar en Odoo

Consecutivos de los comprobantes contables

Es indispensable que una vez su historia esté cargada debe ir a Odoo a Contabilidad / Configuración / Diarios y en cada diario e indicar el no. de consecutivo desde el cual se debe registrar en Odoo. Por ejemplo si su consecutivo en el anterior sistema para facturas de compras era 4567, deberá colocar 4568.

Registro diario

Puede ingresar [aquí https://wiki.esnumera.com/wiki/Odoo] para ver el plan de capacitación en Odoo.