Importar datos a Odoo

El proceso de importar se refiere a subir información al sistema a través de hojas de cálculo de datos "en bloque". A continuación puede ver las tablas que requiere el sistema Odoo para importar datos.

Aqui las guias de Odoo para su revisión: https://www.odoo.com/documentation/14.0/es/applications/general/export_import_data.html Un video: https://youtu.be/nx4G2QVXsh4 https://www.odoo.com/documentation/12.0/es/services/support/what_can_i_expect.html

Plantilla para importar activos fijos

Su archivo de excel deberá contener por lo mínimo estas columnas

Nombre de activo	Acquisition Date	Prorata Date	Método	Duración	Número de meses en un periodo	Cálculo	Valor original	Importación de cantidad ya depreciada	Valor no depreciable	Cuenta de activo fijo	Cuenta de gastos	Cuenta depreciada	Diario	Distribución analítica
AF001-AUTOMOVIL GERENCIA	2021-04-01	2023-05-01	Línea recta	60,00	Meses	Periodos constantes	48.000.000,00	24.000.000,00		15400501	51603501	15923501	DEPRECIACIÓN	{"3": 100}
AF002-CAMIONETA MAZDA TIGUAN	2022-09-05	2023-05-01	Línea recta	60,00	Meses	Periodos constantes	89.200.000,00	20.813.334,48		15400501	51603501	15923501	DEPRECIACIÓN	{"3": 100}
AF003-Cel4G MVS Samsung A22 128G pre	2022-07-03	2023-05-01	Línea recta	60,00	Meses	Periodos constantes	699.950,00	46.663,32		15281001	51602001	15922001	DEPRECIACIÓN	{"3": 100}

A continuación le detallamos casos particulares de las columnas:

1. Nombre de activo: Nombre que desee poner al activo
2. Acquisition Date: Fecha de compra
3. Prorata Date: Fecha desde la cuál iniciará la depreciación en Odoo
4. Método: Método de depreciación, diligenciar "Línea recta"
5. Duración: cantidad de meses totales de depreciación desde la fecha de adquisición
6. Número de meses en un periodo: Métrica con la cuál se depreciará, diligenciar "Meses"
7. Cálculo: Métrica con la cuál se depreciará, diligenciar "Periodos constantes"
8. Valor original: Valor del activo en la compra
9. Importación de cantidad ya depreciada: Valor que ya se ha depreciado
10. Valor no depreciable: Valor residual, que no se incluirá en el valor depreciable
11. Cuenta de activo fijo: Cuenta contable de costo
12. Cuenta de gastos: Cuenta contable de depreciación del resultado
13. Cuenta depreciada: Cuenta contable de depreciación del balance
14. Diario: Tipo de comprobante en el que se registrará la depreciación
15. Distribución analítica: Se debe diligenciar el id del centro de costos (cuenta analítica) y el porcentaje. En el ejemplo de la tabla es el id 3 y un 100% a dicho centro de costos.

Para importarlo, ingrese a Activos, en el módulo de contabilidad/contabilidad

Dé click importar (en el botón de Configuración, al lado de "Nuevo"); y cargue el archivo.

Plantilla para importar terceros

Su archivo de excel puede ser construído con el mismo archivo de terceros que hemos creado para la historia. El modelo puede encontrarlo aquí https://wiki.esnumera.com/wiki/Migrare#Terceros

Plantilla para importar facturas de venta

Su archivo de excel deberá contener por lo mínimo estos campos:

Diario	Fecha factura	Fecha vencimiento	Empresa	Moneda	Líneas de factura/Producto	Líneas de factura / Cuenta	Líneas de Factura/Cantidad	Líneas de Factura/Precio Unitario	Líneas de Factura/Descripción	Líneas de Impuestos
FACTURA DE VENTA	17/03/21	17/03/21	KARINA HERNÁNDEZ	COP	[42300501ii] HONORARIOS - ASESORIAS / CONSULTORIAS CON IVA 19%	42300501	1	$5.000.000	Prueba 1	IVA GENERADO (V) 19% POR VENTAS
					[42300501ii] HONORARIOS - ASESORIAS / CONSULTORIAS CON IVA 19%	42300501	1	$2.000.000	Prueba 2	IVA GENERADO (V) 19% POR VENTAS

Note que los datos generales del documento como Diario, fechas, Tercero y Moneda se escriben 1 sola vez en la fila

Plantilla para importar asientos contables

Si desea importar un comprobante contable diríjase al módulo de contabilidad > contabilidad > asientos contables o si desea compras o ventas ingrese a estos paneles. Seleccione uno de los asientos contables que ya tiene y de click en accion > exportar. Seleccione el formato (en este caso excel) y añada o elimine los campos que desee tener en su archivo plano o fichero.

Sobre este archivo de Excel podrá digitar los datos que desea importar. Una vez que haya actualizado su excel con los asientos contables, diríjase a asientos contables y presione "IMPORTAR" > cargar fichero. Seleccione el archivo Excel desde su ordenador. Odoo le pre-visualizará cómo quedará escrito el asiento y podrá aceptar.

Su archivo de excel a importar deberá contener por lo mínimo estos campos:

Diario	Número	Fecha	Apuntes contables/Cuenta	Apuntes contables/Debito	Apuntes contables/Crédito	Apuntes contables/Asociado	Apuntes contables/Etiqueta
NOTA DE CONTABILIDAD	NC/2020/0005	2019-12-31	11050501	223893162	0	NUMERA SAS	EJEMPLO 1
			51050501	0	223893162	NUMERA SAS	EJEMPLO2
			51050501	0	333333	NUMERA SAS	EJEMPLO3
			51050501	333333	0	NUMERA SAS	EJEMPLO4

Note que los datos generales del documento como Diario, fechas, y Número se escriben 1 sola vez en la fila del asiento.

Para importarlo, ingrese a asientos contables, en el módulo de contabilidad

Dé click en favoritos, e importar. Aquí puede ver un video que lo explica https://www.youtube.com/watch?v=rz694jtSS1k A continuación un video del paso a paso realizado por un asesor de Odoo: https://drive.google.com/file/d/1AWEEPxuCrv4rSLd0pZmkD1h8msIPhUU_/view.

Plantilla para actualizar asientos contables

Ingresa a Odoo a Contabilidad/Asientos contables y en la búsqueda filtra el diario que deseas actualizar.

1. Exporta la información con los siguientes campos, como mínimo. "Como mínimo" porque estos dos campos ubicarán a Odoo del registro exacto que se actualizará, es decir que adicional a los dos campos agrega el campo que vayas a actualizar. Por ejemplo, si actualizarás un solo campo, exportarás 3 campos; los dos mínimos + el objeto de actulización.

• Campos mínimos que ubican a Odoo del registro a actualizar:

a) ID externo: Es el Id del comprobante, del asiento contable

b). Apuntes contables/ID externo: Es el id de la línea del registro, es decir el apunte contable.

En todo caso, puedes agregar los campos adicionales que desees para que tu excel sea más fácil de ubicar, pero recuerda retirarlos cuando importes el archivo porque Odoo tratará de actualizar toda la información que cargues. Entre menos información por actualizar, más rápido el proceso. Por seguridad, recomendamos descargar lo necesario, con los filtros de información, porque después no podrás eliminar filas.

Como recomendación clave, recuerda que este archivo exportado será el mismo que importes, entonces una vez inicies el proceso, y hasta que termines, suspende cualquier tipo de registro o movimiento en el sistema, porque si alguna información sale vacía, por ejemplo un centro de costo vacío y mientras haces este proceso lo actualizas directamente en Odoo, al subir el archivo te quedará como el archivo exportado (que luego importarás), vacío.

2. Actualiza: Ahora, en el excel que exportes procede con los cambios necesarios únicamente en el campo objeto de actualización. No ajustes nada de los dos campos mínimos ni elimines o cambies el orden de las filas del archivo exportado pues vienen ordenadas directo desde odoo por el ID externo del asiento. Ojo, en caso de eliminar alguna fila, Odoo queda perdido del asiento (comprobante) a actualizar.

3. Carga: Finalmente, en el excel, cambia los nombres de las 2 columnas mínimas así:

a) "ID externo" por "Identificación externa"

b). "Apuntes contables/ID externo" por "Apuntes contables/Identificación externa"

Sube nuevamente el archivo y valida que quede cargado.

Plantilla para importar cuentas contables

Su archivo de excel deberá contener por lo mínimo estos campos para importar desde la aplicación de Contabilidad de Odoo / Configuración / Plan de cuentas.

Código	Nombre	Tipo	Permitir conciliación	Etiquetas	Moneda de la cuenta	Grupo
51958501	PROPINAS	Gastos	FALSO	Operating Activities	COP	519585

Los datos permitidos en los siguientes campos son:

• Código: Recomendamos que los códigos sean de 8 dígitos.

• Tipo: Los tipos de cuenta permitidos son:

• A pagar • Activos Corrientes • Activos fijos • Activos no-corrientes • Anticipos • Banco y caja • Capital • Costo de Ingreso • Depreciación • Ganancias año actual • Gastos • Ingreso • Otro Ingreso • Pasivos Corrientes • Por Cobrar • Tarjetas de Crédito

• Permitir conciliación: Verdadero o Falso, para afirmar que la cuenta es de cartera o cuentas por pagar.

• Etiquetas: Etiquetas para manejo de flujo de efectivo

• Investing & Extraordinary Activities • Operating Activities • Financing Activities

• Monedas: Permite el nombre de las monedas que se encuentran en Contabilidad / Configuración / Monedas

Plantilla para importar productos

Su archivo de excel deberá contener por lo mínimo estos campos para importar desde la aplicación de Contabilidad de Odoo / Compras o Ventas / Productos

Puede ser Vendido	Puede ser comprado	Tipo de producto	Referencia Interna	Nombre	Código de Barras	Categoría del Producto	Precio	Impuestos del Cliente	Costo	Unidad de Medida	Unidad de medida compra	Impuestos de proveedor	Cuenta de Ingresos	Cuenta de gasto	Tipo de activo
VERDADERO	VERDADERO	CONSUMIBLE	14050501i	MATERIAS PRIMAS SIN IVA		Todos				Unidad(es)	Unidad(es)			14050501

Los datos permitidos en los siguientes campos son:

• Puede ser Vendido:

• VERDADERO • FALSO

• Puede ser comprado:

• VERDADERO • FALSO

• Tipo de producto:

• Consumible • Servicio • Almacenable

• Para las unidades de medida puede consultar que unidades de medida tiene activas e incluirlas en el plano con ese nombre."

Importar productos

Su archivo de excel deberá contener por lo mínimo estos campos:

Puede ser Vendido	Puede ser comprado	Tipo de producto	Referencia Interna	Nombre	Código de Barras	Categoría del Producto	Precio	Impuestos del Cliente	Costo	Unidad de Medida	Unidad de medida compra	Impuestos de proveedor	Cuenta de Ingresos	Cuenta de gasto	Tipo de activo
VERDADERO/FALSO	VERDADERO/FALSO	CONSUMIBLE/SERVICIO	14050501 (Código)	MATERIAS PRIMAS CON IVA 19%		Todos		IVA GENERADO (V) 19% POR VENTAS		Unidad(es)	Unidad(es)	IVA DESCONTABLE (C) 19% DE BIENES		14050501