Facturas de proveedores

¿Qué son?

Las facturas de proveedores son uno de los documentos por medio del cual se legalizan las compras a los proveedores y reflejan toda la información de una operación de compra de bienes o servicios.

Facturas de proveedores en Numera

En Numera estamos seguros que el registro de facturas de proveedores es una tarea operativa que puede ejecutarse sin intervención humana, por medio de inteligencia artificial. Hoy Intellectio lee en un 78% los datos de las facturas de los proveedores. En septiembre 2020 tendremos registro automático en Odoo de las facturas de proveedores. Esto incluye el registro de cuentas contables, datos de proveedores, consulta SARLAFT, impuestos y gestión de cuentas por pagar.

En la Ventanilla Única de Radicación Virtual se deben radicar las facturas de proveedores ya sea como factura de compra o como cuenta de cobro. (¿Cómo radicar un documento en Numera? https://wiki.esnumera.com/wiki/Radicar)

Facturas de proveedores en Odoo

Mientras logramos que Intellectio lea las facturas de proveedores en un nivel de confianza mínimo en un 95%, las facturas se crean en Odoo manualmente.

Creación manual de facturas

1. En Numera ubique el documento que desea contabilizar, que generalmente podrá encontrarlos en Radicación filtrando los ""aprobados" en estado del documento

2. En Odoo dé click en crear factura. (O puede seleccionar una de las facturas anteriores y click en "duplicar")

Se abrirá el diario para que indique los datos de la factura:

De acuerdo a las anteriores secciones:

1. 1. Guarde, valide (contabilizar) o descarte la factura
   2. Estado de la factura: Borrador (susceptible a modificar), Abierto (contabilizado) ó pagado.
   3. Indique los datos del proveedor: Nombre, Referencia (no. de documento de factura de venta del proveedor), fecha y moneda
   4. Digite el producto, su descripción la cantidad y el valor. Al digitar el/los productos a comprar, aparecerán los impuestos sugeridos que debe aplicar, dependiendo de las posiciones fiscales de ambos. Para este caso, el proveedor es una persona jurídica del régimen simple de tributación, entonces Odoo calcula retención de IVA.
   5. En "otra información" podrá ver en que diario se está registrando la factura, el incoterm (si aplica), la posición fiscal del proveedor y las cuentas contables de la cuenta por cobrar y de los impuestos.
   6. Subtotales
   7. Detalle de impuestos aplicados
   8. Añada como nota el link en el que se encuentra la factura en Numera.

3. Guarde la factura (botón verde - superior derecha).

4. Valide la factura (registrarla contablemente). El estado de la factura (parte superior derecha) cambiará a "abierto", y cuando sea pagada por el proveedor quedará como "pagado".

5. En Numera, marque el documento como causado. [Cómo marcar un documento como causado? https://wiki.esnumera.com/wiki/Estado_del_documento]

Al final de la factura, también podrá enviar mensajes, poner notas o planificar actividades respecto a esa factura.

Importar facturas de proveedores

Para importar facturas, en el mismo panel de Contabilidad / Ventas / facturas, seleccione "importar" y suba a Odoo el archivo de excel o csv con los datos de las facturas. Recuerde que debe indicar en cada columna los datos que pide una factura cuando se crea como Proveedor, Referencia, Fecha factura, Producto, Cantidad, Precio...

Consultar soporte

Ingresa a Numera y dá click en documentos

Te mostrará todos los documentos que han radicado de la compañía. Allí tendrás múltiples filtros si quieres encontrar un documento en particular. También desde Odoo puedes ir al diario y al final de cada uno de ellos aparecerá el link de Numera en el que podrás ver el soporte.

Consultar comprobante contable

Una vez ingresa a Contabilidad / Compras / Facturas podrá consultar y gestionar sus búsquedas así:

1. Buscar cualquier característica que tenga la factura
2. Filtrar facturas de acuerdo a su estado, actividades, o filtros personalizados
3. Agrupar por terceros, proveedores, vendedores o fechas
4. Personalizar favoritos
5. Desplazamiento entre páginas por cantidad de facturas
6. Ver lista de todas las facturas con todos sus detalles (visualización horizontal)
7. Ver lista de todas las facturas con información resumida (proveedor, fecha, valor y estado)
8. Ver calendario, que asigna las facturas (proveedor y valor) por cada día.
9. Ver consolidado de saldos. Permite agrupar por productos, proveedores, entre otros.
10. Ver gráficas de proveedores, que permiten agrupar o filtrar saldos, proveedores, valores, etc.
11. Ver actividades planificadas por cada factura

Requisitos de recepción de las facturas de proveedores

En Numera estamos desarrollando un algoritmo que valide que las facturas recibidas cumplan con los requisitos que exige la ley, y le brinde alertas para que usted tome la desición del registro. Esperamos tener esta función para agosto de 2020. Dentro de las validaciones tenemos en cuenta que de acuerdo al Art 617 Estatuto tributario y a la Resolución DIAN_000055_14_07_2016 los requisitos mínimo de una factura de venta son:

a. Decir expresamente que es una factura de venta b. Datos vendedor: Apellidos y nombre o razón social y NIT. c. Datos comprador Apellidos y nombre o razón social y NIT, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Consecutivo: Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de expedición. f. Concepto: descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación e iva h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura (software por ejemplo que lo imprimió). i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas (responsable o no responsable de IVA). j. Resolución de facturación k. Tipo de Régimen (Numera debe buscar si en la factura hay algo parecido a lo que está en las posiciones fiscales de Odoo) l. Fecha de vencimiento m. Dirección, ciudad, teléfono n. Forma de pago o. Valor en letras