Retención en la fuente

La retención en la fuente (Retefuente) es un mecanismo de recaudo del impuesto de renta, que opera mediante la retención de un porcentaje del pago de las compras de bienes o servicios a los proveedores. Para los autoretenedores, quien vende se auto-retiene este impuesto.

Si bien la retención en la fuente que realiza la empresa que compra es un anticipo de impuesto de renta para quien vende, es requerido por ley emitir certificados de la retención que el comprador pagó a la DIAN para que el proveedor pueda descontar esas retenciones.

Forma de recaudo

Quien compra retiene un porcentaje de la base de la factura de su proveedor y paga ese impuesto a la DIAN. Para el vendedor este impuesto es un anticipo del impuesto de renta del año.

Formulario de impuestos

Para declarar este impuesto, la DIAN dispone el formulario no. 350. En este formulario se unen la declaración de retención en la fuente, autorretenciones en la fuente y las retenciones por IVA. Aquí se visualiza el formulario no. 350 publicado por la DIAN https://www.dian.gov.co/atencionciudadano/formulariosinstructivos/Formularios/2020/Formulario_350_2020.pdf

Toda la información que se condensa en esta página es del formulario no. 350

Retención en la fuente en Numera

Radicar Liquidación de impuestos

Ingresa aquí para ver el proceso de radicación de impuestos

Responsabilidad

Numera identifica que una empresa o persona natural es responsable de retención en la fuente cuando su RUT porque en la casilla no.53, tienen la responsabilidad. “07- Retención en la fuente a título de rent”

Para todas las empresas que tengan esta responsabilidad y que desde el home de la empresa activen el botón de liquidar impuestos, Numera calculará la propuesta de impuesto y la auditoria de impuestos el primer día del mes de vencimiento, a partir de la información del software contable de la empresa. Mientras el estado del impuesto no cambie de Preparado se volverá a calcular diariamente en función de los cambios que tenga el periodo de cálculo.

Estado de un impuesto

Revisa aquí cuales con los estados de los impuestos.

Lectura de impuestos

En Numera hemos automatizado la lectura del formulario de retención en la fuente. Con ella validaremos los datos presentados en los formularios de impuestos para que la gestión de impuestos sea en línea y completamente documentada. Los usuarios deben cargar a Numera los formularios de impuestos de Retención en la fuente una vez han sido presentados en la DIAN.

Intellectio recibirá el radicado del usuario e identificará la información del impuesto. Con esta información del formulario radicado se revisará el estado en la DIAN y la congruencia con la propuesta de impuesto realizada por Numera.

Numera lee estos datos en las liquidaciones de impuestos:

Declarante

Numera identifica los datos de quien presentó el impuesto validando el NIT y el Dígito de verificación que se encuentra en la casilla no. 5 del formulario no. 350

Periodicidad y Periodo

Los impuestos los hemos dividido de acuerdo a su periodicidad, es decir, cada cuándo se presenta el impuesto en el año. Como la retención en la fuente sólo tiene un lapso de periodicidad la hemos denominado "RETENCION EN LA FUENTE MENSUAL".

El periodo indica el no. de vez en la que se presenta un impuesto, de acuerdo a la periodicidad. La retención en la fuente como es mensual, tiene 12 periodos. Numera identifica el periodo de un formulario de retención en la fuente de acuerdo a las casillas no. 1 y 3, que detallan el año y el periodo respectivamente.

Comparación de casillas

En la lectura de los formularios validamos que el impuesto preparado por Numera sea consistente con el impuesto presentado. Este proceso lo hacemos comparando los valores reportados en las casillas 25 a 87 del formulario no. 350 presentado en la DIAN. El resultado es un reporte de auditoría con las diferencias.

Lectura de estados de impuestos en la DIAN

En Numera pretendemos documentar todo el proceso de liquidación con revisiones y análisis de diferentes roles dentro del proceso contable. Para ello recibimos en la VURV los formularios en todos las etapas que la DIAN tiene disponible para los contribuyentes. Al radicar Intellectio lee el estado que tiene el impuesto en la DIAN y lo cruza contra el estado que tiene en Numera, informando a el Contador de los inconsistencias en los mismos.

Preparado

Consideramos un impuesto preparado cuando está liquidado automáticamente por Numera.

Borrador

Cuando el impuesto preparado se diligencia y guarda en la plataforma de la DIAN, se genera un "borrador", y si se habilitan las firmas queda "en trámite firmas". El impuesto no es el definitivo y está sujeto a cambios.

La diferencia entre un impuesto en "borrador" y "en trámite firmas", es que el "borrador" contiene una marca de agua con la denominación "Borrador" y el impuesto en trámite de firmas contiene una marca de agua con la denominación "en trámite firmas", y un número en la casilla no. 996 "Espacio para el número interno de la DIAN / Adhesivo". Ambos formularios los hemos incluído en el estado "Borrador".

El usuario radica en Numera el PDF del formulario no. 350 descargado de la DIAN como una liquidación de impuestos, y Numera identifica que la retención en la fuente está en estado "borrador" con las siguientes validaciones:

1. Ell NIT y el Dígito de verificación de la empresa que se encuentra en la casilla no. 4 del formulario no. 350 son consistentes con el NIT de la empresa.
2. El periodo de presentación en las casillas 1 y 3 del formulario no. 350 corresponde al periodo del impuesto preparado
3. La casilla no. 997 "Espacio exclusivo para el sello de la entidad recaudadora" del formulario, está vacía.

El no. de formulario de este borrador (casilla 4 del formulario no. 350) es el que almacenamos como no. de formulario del impuesto, y que será base para identificar otros estados de los impuestos.

Presentado

Cuando el impuesto se presenta en la DIAN, con o sin firmas, pasa a presentado. Se evidencia en el formulario porque tiene la marca de agua “recibido”.

El usuario radica en Numera el PDF del formulario no. 350 descargado de la DIAN como una liquidación de impuestos, y Numera identifica que un impuesto está en estado "presentado" con estas validaciones:

1. Ell NIT y el Dígito de verificación de la empresa que se encuentra en la casilla no. 4 del formulario no. 350 son consistentes con el NIT de la empresa.
2. El periodo de presentación en las casillas 1 y 3 del formulario no. 350 corresponde al periodo del impuesto preparado
3. El no. de formulario de la casilla no. 4 del formulario no. 350 es igual al no. de formulario del borrador cargado en el estado anterior.
4. La casilla no. 997 "Espacio exclusivo para el sello de la entidad recaudadora" tiene sobre puesto un logo que indica que el impuesto se encuentra "Firmado" y contiene una "Fecha Acuse de Recibido". La fecha que refleja esta casilla corresponde a la fecha en la que se presentó el impuesto, que servirá para que Numera compruebe si el impuesto se presentó oportunamente.

1. El reporte Consulta Firmas Documento generado desde la DIAN indica que está "Firmado" en la columna "Acuse".

Pagado

Una vez se presenta el impuesto, se debe generar un recibo de pago (formulario no. 490) que habilita los pagos pse, TIDIS (Título de devolución de impuesto) o en ventanilla de bancos (si el impuesto generó valor a pagar en la casilla no. 88). Aquí se visualiza el formulario no. 490 de la DIAN https://www.dian.gov.co/atencionciudadano/formulariosinstructivos/Formularios/2020/Formulario_490_2020.pdf. La retención en la fuente se realiza por medio de dos pagos, uno por retención en la fuente y otro por retención de iva. En Numera permitimos que se carguen varios pdf de pago y sumamos los valores pagados

El usuario radica en Numera el PDF del formulario no. 350 descargado de la DIAN como una liquidación de impuestos y Numera

1. Identifica un pago de retención en la fuente siguiendo estos pasos en el formulario no. 490:
   1. Valida que el pago ha sido efectuado a nombre de la empresa, comparando el NIT y el Dígito de verificación que se encuentra en la casilla no. 5.
   2. Comprueba que efectuó un pago de retención en la fuente, cuando la casilla no. 2 tiene el concepto 62.
   3. Valida el periodo pagado en la casilla no. 1 y 3 de año y periodo del año respectivamente.
   4. Identifica qué el "no. de formulario" de la casilla no. 29 del formulario no. 490, corresponda al "no. de formulario" que se evidencia en la casilla no. 4 del formulario no. 350 del mismo periodo.
   5. Comprueba que el valor de la casilla no. 36 del formulario no. 490, corresponda a ca silla no. 78 del formulario no. 350
2. Identifica un pago de retención de iva siguiendo estos pasos en el formulario no. 490:
   1. Valida que el pago ha sido efectuado a nombre de la empresa, comparando el NIT y el Dígito de verificación que se encuentra en la casilla no. 5.
   2. Comprueba que efectuó un pago de retención en la fuente, cuando la casilla no. 2 tiene el concepto 61.
   3. Valida el periodo pagado en la casilla no. 1 y 3 de año y periodo del año respectivamente.
   4. Identifica qué el "no. de formulario" de la casilla no. 29 del formulario no. 490, corresponda al "no. de formulario" que se evidencia en la casilla no. 4 del formulario no. 350 del mismo periodo.
   5. Comprueba que el valor de la casilla no. 36 del formulario no. 490, corresponda a ca silla no. 82 del formulario no. 350

Liquidación

A partir de la información en el software contable y los registros recibidos por en Numera se liquida cada una de las casillas de la Retención en la fuente. La lógica esta ligada a parametrización. Los software contables que tienen esta funcionalidad vigente son: - Odoo

Auditoría de impuestos

En Numera hemos comprobado que las validaciones que hacen actualmente los seres humanos, pueden ser realizadas por máquinas. Construimos auditorías por cada casillas del formulario, que son reportadas como alarmas en la parte inferior del home del impuesto.

Estas auditorías excluyen cualquier registro realizado en el diario "cierre de impuestos", a menos que en la descripción indiquen lo contrario. Se esquematiza así para que la auditoría no tome como movimientos los "cruces" de cuentas de impuestos, por ejemplo el traslado de cada subcuenta a una cuenta de pago (cuenta contable 23659501). Realizar dos registros permitirá que la cuenta de pago sean un tipo de cuenta "a pagar", y el informe de cuentas por pagar incluirá las deudas a la autoridad tributaria.

En un futuro cercano pretendemos realizar automáticamente el registro del pago del impuesto; es decir: (1) el "cruce" de impuestos (en el diario cierre de impuestos) cuando el impuesto pase a estado "presentado y (2) el registro del pago (en el diario de bancos) cuando el impuesto pase a estado "pagado".

Las auditorías que realizamos son:

Código de la auditoría	Descripción
audit_42_49	Compara el valor llevado a las casillas 42 al 49 con el movimiento neto del periodo del grupo de cuentas 4,
audit_52	Compara el valor llevado a la casilla 52 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23670501 23670502,
audit_54	Compara el valor llevado a la casilla 54 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23651501 23651502,
audit_55	Compara el valor llevado a la casilla 55 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23652001 23652002,
audit_56	Compara el valor llevado a la casilla 56 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23651503 23651504 23652501 23652502 23652503 23652504 23652505 23652506 23652507 23652508 23652509,
audit_57	Compara el valor llevado a la casilla 57 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23653501 23653502 23653503,
audit_58	Compara el valor llevado a la casilla 58 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23653001 23653002,
audit_59	Compara el valor llevado a la casilla 59 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23657090,
audit_60	Compara el valor llevado a la casilla 60 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23651001,
audit_61	Compara el valor llevado a la casilla 61 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23654001 23654002 23654003 23654004 23654005 23654101 23654102 23654103 23654104,
audit_63	Compara el valor llevado a la casilla 63 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23654105,
audit_65	Compara el valor llevado a la casilla 65 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23654501,
audit_67_74	Compara el valor llevado a las casillas 67 al 74 con el movimiento neto del periodo del grupo de cuentas 2365,
audit_75_76	Compara el valor llevado a las casillas 75 al 76 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23655001 23655002 23655004 23655005 23655006 23655007 23655008 23655009,
audit_77	Compara el valor llevado a la casilla 77 con el movimiento debito del periodo del grupo de cuentas 2365,
audit_78	Compara el valor llevado a la casilla 78 con el movimiento neto del periodo del grupo de cuentas 2365,
audit_79	Compara el valor llevado a la casilla 79 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23671501 23671502 23671503 23671504 23671505 23671506,
audit_80	Compara el valor llevado a la casilla 80 con los créditos del periodo de las cuentas contables 23670501 23670502,
audit_81	Compara el valor llevado a la casilla 81 con los débitos del periodo del grupo de cuentas 2367,
audit_82	Compara el valor llevado a la casilla 82 con el movimiento neto del periodo del grupo de cuentas 2367,
audit_87_1	Compara el valor llevado a la casilla 87 con el movimiento neto del periodo del grupo de cuentas 2367 y 2365,
audit_87_2	Comparar el valor llevado a la casilla 87 con el saldo del grupo de cuentas 2367 y 2365 (sin excluir diario cierre de impuestos)