Solución tecnológica

La solución tecnológica de Numera ha sido diseñada bajo un arquitecturaen la nube y sigue la siguiente forma:

Gestión documental

Radicar

Este modulo se encarga de recibir del usuario la factura o documento desde un archivo PDF o de imagen, almacenarla en S3 y entregar un radicado. Lo hemos bautizado como Ventanilla Única de Radicación Virtual o VURV. El flujo de trabajo en este módulo esta ligado al tipo de rol y proceso que se esta haciendo. Los flujos son los siguientes:

• Recepcionista: Este rol es el principal encargado de recibir y radicar en Numera a través de la VURV los documentos recibidos. El flujo que sigue es
  • Log in.
  • Dashboard: Entra directamente a un home que le permite ir a radicar, ver un listado de estadísticas, tareas, o un buscar un filtro en la lista de documentos.
  • Radicar: Es la pantalla por la cual radica, si es que está en alguna parte del sistema y decide ir a hacer el radicado de un nuevo documento. Entra directamente debe estar de fácil acceso en la pantalla.
  • Documentos Es la pantalla en la que gestiona el radicado de sus documentos. A esta pantalla llega cada vez que hace un radicado, o si hace un filtro en el dashboard.

Terceros

Lectura rut

Registro contable automático

Lectura de documentos

Este modulo se alimenta del radicado del documento por el usuario y lo envia a través de un sistema de colas a un sistema de inteligencia artificial OCR. Estamos usando el de AWS que se llama Textract. El objetivo es poder leer la factura sin intervención humana.

El resultado del proceso en Textract es un archivo en formato JSON que devuelve: Tipo de texto, largo, ubicación en coordenadas, el texto en sí. A partir de esta información hemos creado un algoritmo que separa los textos y los pinta por línea en la herramienta de Interpretación de documentos.

Para realizar la lectura del documento hemos realizado una interpretación con Torque Mecánico en la que hemos mapeado la información desde el JSON a como la necesitamos para reconocerla contablemente. A partir de esa interpretación hemos guardado un Esquema de factura para cada tercero. Este guarda la ubicación de los ítems del Textract para el tercero sin los textos. Esto tiene como objetivo que el próximo documento recibido de este tercero por un usuario de Numera sea interpretado a partir del esquema y que se pinte en la herramienta de Interpretación de documentos

El flujo de trabajo es el siguiente por rol:

• Auxiliar Contable: Este rol además de Radicar puede hacer la interpretación de documentos. El flujo es el siguiente:
  • Seguir el proceso realizado por el rol Recepcionista si va a radicar
  • Entrar a la tabla de documentos y buscar en los filtros documentos sin interpretación.
  • Entrar al documento que se va a procesar y realizar la Interpretación de documentos. En esta pantalla es posible que se requiera ver el tercero, la compañía que recibió el documento o ir a radicar de nuevo. También debería tener un botón de compartir.

• Contador: Este rol será el encargado de validar que Intellectio esta leyendo bien la factura. Para ello ingresará en los documentos que tienen la Interpretación de documentos completa e ingresan a aprobar los mismos.

Parametrización

Crear empresa

Esta herramienta la hemos llamado Migrare en Numera. El objetivo que cumple es que los usuarios puedan crear empresas listas para recibir registros contables. Las empresas creadas pueden recibir documentos y se parametrizan en Odoo de manera automática.

En Numera se debe ir a la opción crear empresa y llenar el formulario. Con esta información el sistema creará una versión Fremium en Odoo para pruebas por 15 días. La parametrización se hará con varios pasos:

1. Subir RUT y determinar que tipo de Posición fiscal se tiene. La información del RUT se extrae con OCR y se organiza en la tabla de la base de datos de Empresas clientes.
2. Subir PUC: se debe subir el PUC que será homologado por Numera para crear las cuentas pendientes y para traducir el PUC del cliente al estándar de Numera. Esta homologación se realizará con Inteligencia Artificial.
3. Subir información bancaria: Para el proceso contable es definitivo hacer un seguimiento de la conciliación bancaria para encontrar movimientos. En Numera pretendemos que el banco este conciliado todo el tiempo. Para ello los usuarios deben crear las cuentas bancarias que tienen y que serán creadas en Odoo de manera automática.
4. Subir la historia de la empresa: Cuando construimos esta funcionalidad encontramos que era muy valioso mantener la historia de la empresa en Odoo para mantener los reportes y el análisis completo. Hemos habilitado un sistema de cargue de la historia para que se replique en el nuevo sistema la historia sin perder movimientos. El objetivo que buscamos es que se puedan hacer comparaciones contra el pasado desde la perspectiva gerencial. En este proceso recibimos la historia desde la información que trae su sistema contable. A partir de ello homologaremos los diarios y las cuentas contables a los parametrizados en Odoo.

Datos mínimos para cargar la historia

• Consecutivo del diario (incluido el diario)
• Fecha (especificar el formato de la fecha ejemplo: (12-dec-20 o 12-12-20)
• Cuenta contable (el número de la cuenta contable)
• Tercero (preferiblemente el numero de NIT o cédula)
• Débito
• Crédito
• Numero único interno del programa que se esta exportando

La información adicional será escrita en la nota de cada asiento contable

Cargue de historia

Homologación de PUC, Banco, Terceros, movimientos