Solución tecnológica

La solución tecnológica de Numera ha sido diseñada bajo un arquitectura en la nube y sigue la siguiente forma:

Gestión documental

En Numera encontramos que la partida para poder gestionar de manera automatizada y efectiva la información parte de tener los documentos y la data organizada. Por ello desarrollamos un sistema que usa lo mejor de los servicios que se ofrecen en la nube para estructurar los datos y que podamos convertirlos en información. Para ello tenemos varias funcionalidades que se describen a continuación.

Radicar

Creamos una Ventanilla Virtual o la VURV para remplazar la gestión de la recepción física de los documentos. Con esta herramienta le permitimos a los usuarios recibir todos los documentos que requiere una organización y administrar su gestión a través de un radicado con un código único usando un UUID.

El sistema permite agregar anexos al radicado, tiene un home de radicado y tiene un sistema de notificaciones para informar al usuario de los cambios que sufre en el proceso el documento y sus soportes.

Aprobar

La gestión de los documentos y fundamentalmente los que representan compras o salidas de dinero requieren de una aprobación por parte de actores que no están en los equipos contables. Para ello hemos creado una funcionalidad basada en roles y permisos que permite aprobar o rechazar los documentos y con esto llevar un control de los estados del mismo.

En esta funcionalidad hemos agregado un estado del documento que representa que ha sido reconocido contablemente para ello hemos creado el estado causado.

Consulta y estado de documentos

Hemos creado un sistema de los para darle estados y gestión a los procesos administrativos de los documentos. Con estos logramos que el usuario pueda controlar como va su operación y generar reportes para los líderes de los procesos.

Terceros

Las relaciones que tienen las Empresas que usan Numera son definitivas en lograr tener una gestión integral del proceso contable. En Numera diseñamos toda una herramienta de gestión de terceros en donde el sistema determina las relaciones entre unos y otros y le permite al usuario compartir con el ecosistema información crítica: el Rut, la CCB, etc. Con esta información logramos tener la mejor de las información posible para que sea utilizada en el momento del registro.

Con tecnología OCR leemos estos documentos y sin intervención humana extraemos datos críticos para el proceso. El ejemplo más influyente es la lectura de las responsabilidades fiscales desde el RUT, con la cuales determinamos el tipo de contribuyente y las retenciones que se deben hacer en cada transacción económica.

Reportes

Al solucionar el problema con el que viven las empresas por tener los soportes contables dispersos con la VURV el siguiente paso era habilitar un sistema de reportes que permitiera gestionar los estados de la información. Para ello hemos conectado nuestra base de datos con el sistema de reportes de AWS: Quicksight y en donde estamos constantemente entregando a los usuarios acceso en línea al estado de la operación.

Registro contable automático

Lectura de documentos

Este modulo se alimenta del radicado del documento por el usuario y lo envia a través de un sistema de colas a un sistema de inteligencia artificial OCR. Estamos usando el de AWS que se llama Textract. El objetivo es poder leer la factura sin intervención humana.

El resultado del proceso en Textract es un archivo en formato JSON que devuelve: Tipo de texto, largo, ubicación en coordenadas, el texto en sí. A partir de esta información hemos creado un algoritmo que separa los textos y los pinta por línea en la herramienta de Interpretación de documentos.

Para realizar la lectura del documento hemos realizado una interpretación con Torque Mecánico en la que hemos mapeado la información desde el JSON a como la necesitamos para reconocerla contablemente. A partir de esa interpretación hemos guardado un Esquema de factura para cada tercero. Este guarda la ubicación de los ítems del Textract para el tercero sin los textos. Esto tiene como objetivo que el próximo documento recibido de este tercero por un usuario de Numera sea interpretado a partir del esquema y que se pinte en la herramienta de Interpretación de documentos

El flujo de trabajo es el siguiente por rol:

• Auxiliar Contable: Este rol además de Radicar puede hacer la interpretación de documentos. El flujo es el siguiente:
  • Seguir el proceso realizado por el rol Recepcionista si va a radicar
  • Entrar a la tabla de documentos y buscar en los filtros documentos sin interpretación.
  • Entrar al documento que se va a procesar y realizar la Interpretación de documentos. En esta pantalla es posible que se requiera ver el tercero, la compañía que recibió el documento o ir a radicar de nuevo. También debería tener un botón de compartir.

• Contador: Este rol será el encargado de validar que Intellectio esta leyendo bien la factura. Para ello ingresará en los documentos que tienen la Interpretación de documentos completa e ingresan a aprobar los mismos.

Parametrización

Desde que se inició el proyecto de Numera se identificó la falencia que tienen los sistemas contables para ser parametrizados de manera eficaz. Entendemos que la mayoría de las empresas no parametrizan los sistemas contables en los que trabajan.

Crear empresa

Esta herramienta la hemos llamado Migrare en Numera. El objetivo que cumple es que los usuarios puedan crear empresas listas para recibir registros contables. Las empresas creadas pueden recibir documentos y se parametrizan en Odoo de manera automática.

En Numera se debe ir a la opción crear empresa y llenar el formulario. Con esta información el sistema creará una versión Fremium en Odoo para pruebas por 15 días. La parametrización se hará con varios pasos:

1. Subir RUT y determinar que tipo de Posición fiscal se tiene. La información del RUT se extrae con OCR y se organiza en la tabla de la base de datos de Empresas clientes.
2. Subir PUC: se debe subir el PUC que será homologado por Numera para crear las cuentas pendientes y para traducir el PUC del cliente al estándar de Numera. Esta homologación se realizará con Inteligencia Artificial.
3. Subir información bancaria: Para el proceso contable es definitivo hacer un seguimiento de la conciliación bancaria para encontrar movimientos. En Numera pretendemos que el banco este conciliado todo el tiempo. Para ello los usuarios deben crear las cuentas bancarias que tienen y que serán creadas en Odoo de manera automática.
4. Subir la historia de la empresa: Cuando construimos esta funcionalidad encontramos que era muy valioso mantener la historia de la empresa en Odoo para mantener los reportes y el análisis completo. Hemos habilitado un sistema de cargue de la historia para que se replique en el nuevo sistema la historia sin perder movimientos. El objetivo que buscamos es que se puedan hacer comparaciones contra el pasado desde la perspectiva gerencial. En este proceso recibimos la historia desde la información que trae su sistema contable. A partir de ello homologaremos los diarios y las cuentas contables a los parametrizados en Odoo.

Datos mínimos para cargar la historia

• Consecutivo del diario (incluido el diario)
• Fecha (especificar el formato de la fecha ejemplo: (12-dec-20 o 12-12-20)
• Cuenta contable (el número de la cuenta contable)
• Tercero (preferiblemente el numero de NIT o cédula)
• Débito
• Crédito
• Numero único interno del programa que se esta exportando

La información adicional será escrita en la nota de cada asiento contable

Cargue de historia

Homologación de PUC, Banco, Terceros, movimientos