Nómina electrónica

Qué es?

La nómina electrónica es un documento digital que contiene los datos de la nómina de empleados. La diferencia con la nómina que llevas actualmente consiste en que la nómina electrónica se envía a la DIAN en un archivo electrónico (de tipo XML). En este link te explicamos cómo hacemos el Reporte de nómina electrónica a la DIAN

La DIAN también creó un documento electrónico llamado Nomina electrónica de ajuste que permite enviar ajustes de anteriores nóminas electrónicas.

Numera, en su oferta de nómina inteligente incluye el envío de la Nómina electrónica a la DIAN, a través de proveedor tecnológico Facture.

Proceso de habilitación

Definimos el siguiente proceso para que utilices la nómina electrónica con Numera:

1. Habilitar a Facture como proveedor tecnológico: Con este proceso se "da de alta" un proveedor tecnológico para la empresa para iniciar las pruebas. Es el medio para informarle a la DIAN cómo se enviará la nómina electrónica.

Aquí te explicamos cómo realizas la habilitación. Una vez recibamos la información, en máximo 2 días te confirmaremos que el proceso fué exitoso para iniciar pruebas.

2. Pruebas: Numera se encarga de realizar las pruebas. Necesitaremos que tengas creadas nóminas con 4 documentos de nómina (4 empleados, si tienes una nómina de 2 empleados serían 2 nóminas). Después de confirmarte la habilitación nos tomaremos 1 semana para realizar pruebas. Te estaremos confirmando por e-mail el éxito o sugerencias.

3. Producción: Con las pruebas listas la empresa puede empezar a enviar su nómina electrónica. Para Activar nómina electrónica en producción es necesario que sigas este paso a paso

Con la sincronización, ya puedes realizar el Envío de nómina electrónica a la DIAN con Numera

Te recomendamos iniciar el proceso de habilitación (ver arriba punto 1) 15 días hábiles antes de las fechas de envío de primera nómina. Es un tiempo prudente para que puedas gestionar los documentos de habilitación y para que Numera realice las pruebas necesarias.

Cualquier duda contáctanos a nomina@esnumera.com

Fechas de envío

Las nóminas deben ser enviadas máximo los 10 primeros días hábiles del mes siguiente a la vinculación del empleado

Envío de nómina electrónica a la DIAN con Numera

Aquí te explicamos como es el Envío de nómina electrónica a la DIAN con Numera

Campos que se pueden reportar en nómina electrónica

De acuerdo a la Resolución 0013 que puedes consultar aquí, lo que debes reportar es:

Campo	Descripción Resolución
Devengado/DiasTrabajados	Cantidad de días laborados durante el Periodo de Pago.
Devengado/SueldoTrabajado	Valor Base o Sueldo del trabajador según lo estipulado en su contrato. Corresponde al Sueldo Trabajado por los días laborados.
Devengados/Dotacion	Valor que el trabajador recibe para compra de vestimenta apropiada y de acorde al medio laboral.
Devengados/ApoyoASostenimiento	Corresponde al valor no salarial que el patrocinador paga de forma mensual como ayuda o apoyo economía al aprendiz o practicante universitario durante su etapa lectiva y fase práctica.
Devengados/Teletrabajo	Valor que debe ser pagado al trabajador cuyo contrato indica expresamente que puede laborar mediante teletrabajo.
Devengados/Retiro	Valor establecido por mutuo acuerdo por retiro del Trabajador.
Devengados/Indemnizacion	Valor de indemnización establecido por ley.
Devengados/Reintegro	Valor que le regresa la empresa al trabajador por una deducción mal realizada en otro pago de nómina.
Devengados/Transportes/Transporte/AuxilioTransporte	Valor de Auxilio de Transporte que recibe el trabajador por ley, según aplique
Devengados/Transportes/Transporte/ViaticoSalarial	Valor de viáticos, Manutención y Alojamiento de carácter Salarial.
Devengados/Transportes/Transporte/ViaticoNoSalarial	Valor de viáticos, Manutención y Alojamiento de carácter No Salarial.
Devengados/HorasExtrasDiarias/HED/Cantidad	Cantidad de Horas Extra Diurna.
Devengados/HorasExtrasDiarias/HED/Pago	Es el valor pagado por el tiempo que se trabaja adicional a la jornada legal o pactada contractualmente.
Devengados/HorasExtrasNocturnas/HEN/Cantidad	Cantidad de Horas Extra Nocturna.
Devengados/HorasExtrasNocturnas/HEN/Pago	Es el valor pagado por el tiempo que se trabaja adicional a la jornada legal o pactada
Devengados/HorasRecargosNocturnos/HRN/Cantidad	Cantidad de Horas Recargo Nocturno.
Devengados/HorasRecargosNocturnos/HRN/Pago	Es el valor pagado por el tiempo que se trabaja adicional a la jornada legal o pactada contractualmente.
Devengados/HorasExtrasDiarasDominicalesYFestivas/HEDDF/Cantidad	Cantidad de Horas Extras Diurnas Dominical y Festivos.
Devengados/HorasExtrasDiarasDominicalesYFestivas/HEDDF/HRN/Pago	Es el valor pagado por el tiempo que se trabaja adicional a la jornada legal o pactada contractualmente.
Devengados/HorasRecargosDiariasDominicalesYFestivas/HRDDF/Cantidad	Cantidad de Horas Recargo Diurno Dominical y Festivos.
Devengados/HorasRecargosDiariasDominicalesYFestivas/HRDDF/Pago	Es el valor pagado por el tiempo que se trabaja adicional a la jornada legal o pactada contractualmente.
Devengados/HorasExtrasNocturnasDominicalesYFestivas/HENDF/Cantidad	Cantidad de Horas Extras Nocturna Dominical y Festivos.
Devengados/HorasExtrasNocturnasDominicalesYFestivas/HENDF/Pago	Es el valor pagado por el tiempo que se trabaja adicional a la jornada legal o pactada contractualmente.
Devengados/HorasRecargoNocturnoDominicalesYFestivas/HRNDF/Cantidad	Cantidad de Horas Recargo Nocturno Dominical y Festivos.
Devengados/HorasRecargoNocturnoDominicalesYFestivas/HRNDF/Pago	Es el valor pagado por el tiempo que se trabaja adicional a la jornada legal o pactada contractualmente.
Devengados/VacacionesComunes/VC/Cantidad	Número de días que el trabajador estuvo inactivo durante el mes por vacaciones. Nota: debe ser la diferencia entre FechaInicio y FechaFin.
Devengados/VacacionesComunes/VC/Pago	Corresponde al valor pagado al trabajador, por el descanso remunerado que tiene derecho por haber trabajado un determinado tiempo. (Vacaciones SÍ disfrutadas)
Devengados/VacacionesCompensadas/VCP/Cantidad	Número de días que el trabajador estuvo inactivo durante el mes por vacaciones.
Devengados/VacacionesCompensadas/VCP/Pago	Corresponde al valor pagado al trabajador, por el descanso remunerado que tiene derecho por haber trabajado un determinado tiempo. (Vacaciones NO disfrutadas)
Devengados/Primas/Cantidad	Cantidad de Días a los cuales corresponde el pago de la Prima legal.
Devengados/Primas/Pago	Pagos por el reconocimiento del logro o cumplimiento por parte del trabajador en el desarrollo de sus labores, de condiciones definidas expresamente entre las partes.
Devengados/Primas/PagoNoSalarial	Son valores pagados al trabajador de forma ocasional y por mera liberalidad o los pactados entre las partes de forma expresa como pago no salarial.
Devengados/Cesantias/Pago	Valor Pagado por Cesantías otorgado por Ley.
Devengados/Cesantias/Porcentaje	Porcentaje de Interés de Cesantías.
Devengados/Cesantias/PagoIntereses	Valor pagado de Interés de Cesantías.
Devengados/Incapacidades/Incapacidad/Cantidad	Cantidad de Días de incapacidad. Nota: debe ser la diferencia entre FechaInicio y FechaFin.
Devengados/Incapacidades/Incapacidad/Pago	Valor Pagado por Incapacidad con respecto a Cantidad de Días.
Devengados/Licencias/LicenciasMaternidadOPaternidad/LMP/Cantidad	Número de días que el trabajador estuvo inactivo por licencia de maternidad o paternidad.
Devengados/Licencias/LicenciasMaternidadOPaternidad/LMP/Pago	Valor Pagado por Licencia de Maternidad o Paternidad con respecto a Cantidad de Días.
Devengados/Licencias/LicenciasRemuneradas/LR/Cantidad	Número de días que el trabajador efectivamente estuvo inactivo por permiso o licencia pero que le fueron reconocidos en su pago.
Devengados/Licencias/LicenciasRemuneradas/LR/Pago	Valor Pagado por Licencia Remunerada con respecto a Cantidad de Días.
Devengados/Licencias/LicenciasNoRemuneradas/LNR/Cantidad	Número de días que el trabajador efectivamente estuvo inactivo por suspensión, permiso o licencia y que NO le fueron reconocidos en su pago.
Devengados/Bonificaciones/Bonificacion/BonificacionSalarial	Valor pagado al trabajador en forma de incentivo o recompensa por la contraprestación directa del servicio.
Devengados/Bonificaciones/Bonificacion/BonificacionNoSalarial	Valor de incentivos pagados al trabajador de forma ocasional y por mera liberalidad o los pactados entre las partes de forma expresa como pago no salarial.
Devengados/Auxilios/Auxilio/AuxilioSalarial	Son beneficios, ayudas o apoyos económicos, pagados al trabajador de forma habitual o pactados entre las partes como factor salarial.
Devengados/Auxilios/Auxilio/AuxilioNoSalarial	Son beneficios, ayudas o apoyos económicos, pagados al trabajador de forma ocasional y por mera liberalidad o los pactados entre las partes de forma expresa como pago no salarial.
Devengados/HuelgasLegales/HuelgaLegal/Cantidad	Número de días en los que el trabajador estuvo inactivo por huelga legalmente declarada.
Devengados/OtrosConceptos/OtroConcepto/ConceptoSalarial	Valor Pagado por Conceptos Salariales. Por ejemplo, pagos fijos o variables realizados al trabajador que remuneren en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte.
Devengados/OtrosConceptos/OtroConcepto/ConceptoNoSalarial	Valor Pagado por Conceptos No Salariales. Por ejemplo, pagos que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio.
Devengados/Compensaciones/Compensacion/CompensacionOrdinaria	Valor Pagado por Compensaciones Ordinarias.
Devengados/Compensaciones/Compensacion/CompensacionExtraordinaria	Valor Pagado por Compensaciones Extraordinarias.
Devengados/BonosEPCTV/Bono/PagoSalarial	Valor que el trabajador recibe como contraprestación por el trabajo realizado, por medio de bonos electrónicos, recargas, cheques, vales. Es decir, todo pago realizado en un medio diferente a dinero en efectivo o consignación de cuenta bancaria.
Devengados/BonosEPCTV/Bono/PagoNoSalarial	Valor que el trabajador recibe como concepto no salarial, por medio de bonos electrónicos, recargas, cheques, vales. Es decir, todo pago realizado en un medio diferente a dinero en efectivo o consignación de cuenta bancaria.
Devengados/BonosEPCTV/Bono/PagoAlimentacionSalarial	Valor que el trabajador recibe como concepto no salarial, por medio de bonos electrónicos, recargas, cheques, vales. Es decir, todo pago realizado en un medio diferente a dinero en efectivo o consignación de cuenta bancaria para Alimentación Salarial.
Devengados/BonosEPCTV/Bono/PagoAlimentacionNoSalarial	Valor que el trabajador recibe como concepto no salarial, por medio de bonos electrónicos, recargas, cheques, vales. es decir, todo pago realizado en un medio diferente a dinero en efectivo o consignación de cuenta bancaria.
Devengados/Comisiones/Comision/ValorPagado	Valor pagado al trabajador usualmente del área comercial, y de forma regular se liquida con un porcentaje sobre el importe de una operación, también se presenta como incentivo por el logro de objetivos.
Devengados/PagosTerceros/PagoTercero/ValorPagado	Beneficios en cabeza del Trabajador que se pagan a un proveedor o tercero.
Devengados/Anticipos/Anticipo/ValorPagado	Valor pagado por Anticipos de Nómina.
Deducciones/PensionVoluntaria	Valor Pagado correspondiente al ahorro que hace el trabajador para complementar su pensión obligatoria o cumplir metas específicas.
Deducciones/RetencionFuente	Valor Pagado correspondiente a Retención en la Fuente por parte del trabajador.
Deducciones/AFC	Valor Pagado correspondiente a AFC (Ahorro Fomento a la contruccion) por parte del trabajador.
Deducciones/Cooperativa	Valor Pagado correspondiente a Cooperativas por parte del trabajador. Corresponde a las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente.
Deducciones/EmbargoFiscal	Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado.
Deducciones/PlanesComplementarios	Valor de planes complementarios de salud al que el trabajador se encuentran afiliado, siempre que medie autorización del empleado.
Deducciones/Educacion	Valor de servicios educativos que el trabajador autorice descuento.
Deducciones/Reintegro	Valor que le regresa la empresa al trabajador por una deducción mal realizada en otro pago de nómina.
Deducciones/Deuda	Valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito.
Deducciones/Salud/Deduccion	Valor Pagado correspondiente a Salud por parte del trabajador. Nota: el trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5% .
Deducciones/Pension/Deduccion	Valor Pagado correspondiente a Pensión por parte del trabajador.Nota: El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado.
Deducciones/FondoSeguridadPensional/DeduccionSeguridadPensional	Valor Pagado correspondiente a Fondo de Solidaridad Pensional por parte del trabajador. Nota: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos,
Deducciones/Sanciones/Sancion/ValorSancionPublica	Valor Pagado correspondiente a Sanción Pública por parte del trabajador. Nota: corresponde al valor por el incumplimiento de una regla o norma de conducta obligatoria.
Deducciones/Sanciones/Sancion/ValorSancionPrivada	Valor Pagado correspondiente a Sanción Privada por parte del trabajador. Nota: corresponde al valor por el incumplimiento de una regla o norma de conducta obligatoria.
Deducciones/Libranzas/Libranza/Deduccion	Valor de las cuotas que el empleado paga a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado por libranza.
Deducciones /PagosTerceros/PagoTercero/ValorPagado	Valor Pagado por Pago Tercero. Nota: deducciones en cabeza del Trabajador que se pagan a un proveedor o tercero.
Deducciones /Anticipos/Anticipo/ValorPagado	Valor pagado por Anticipos de Nómina
Deducciones /OtrasDeducciones/OtraDeduccion/ValorPagado	Valor Pagado por Otra Deducción diferente a las relacionadas anteriormente.

Provision en nomina electronica

El Oficio 912416 de la Unidad Informática de Doctrina de la DIAN, conceptúa que al establecer que “el documento soporte de pago de nómina electrónica se genera en razón a: los pagos; abonos en cuenta. Dicha diferenciación tiene su fundamento en el concepto de devengo” el devengo en una norma contable establece que las transacciones o hechos económicos se registran en el momento que ocurren, independientemente de su fecha de pago.

Y continúa “En consecuencia, la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado. Lo anterior, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero.

Así las cosas, el reporte de las cesantías deberá efectuarse atendiendo al concepto de devengo, en todo caso, será el sujeto obligado el que deberá determinar el periodo en el que se realiza dicho gasto para proceder con la generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica.”

De lo anterior, entendemos que al ser las provisiones hechos económicos que surgen de forma mensual y al ser tratados como abonos en cuenta, la empresa puede escoger la misma periodicidad para crear el gasto y generar la transmisión de este.

Pero, a diferencia del oficio, la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN establece que solo de deben realizar transmisiones de lo efectivamente pagado o causado.

En consecuencia, te sugerimos realizar la transmisión de los gastos de cesantías, intereses de cesantías, primas de servicio y prima de vacaciones una vez sean causados, no sin antes consultarlo con tu contador.