Migrare

La parametrización de los sistemas contable es el principal dolor de cabeza de una empresa cuando está empezando a registrar contablemente. Para solucionar este problema en Numera hemos mapeado todas las opciones que puede tener un registro entre dos entidades en Colombia.

La solución tecnológica de Numera toma la información registrada por el usuario y pobla (llena) las tablas que parametrizan Odoo. Esto lo hace de manera automática y a partir de este proceso las empresas podrán hacer sus registros cubriendo impuestos y reconocimientos contables.

Nuestro objetivo con este proceso es que la empresa tenga todos los asientos contables en el nuevo software, como si siempre los hubiese registrado allí.

Para cargar la información ingrese a https://esnumera.com/companies/ y busque la compañía que desea migrar. Dé click en ver y en la parte inferior encontrará la información que se puede subir a Migrare, que se describe a continuación:

Plan de Cuentas

Esta información se carga para ser homologada contra el PUC o Plan de cuentas universal que hemos determinado usaremos en Numera ver aquí el plan de cuenta estándar de Numera. En Numera entendemos por "homologación" que vamos a tomar cada una de las cuentas del PUC actual y las vamos a relacionar con las del PUC Numera.

Al realizar este proceso, la inteligencia de Numera habilitará la historia ligada a unas cuentas originales para que se lleve a el nuevo PUC que se ha generado en Odoo de manera automática. El resultado aproximado de homologación es el 50% de cuentas

El archivo que se debe cargar debe estar en formato CSV y tener la siguiente estructura de columnas:

	Código	Nombre de la Cuenta
¿Qué es?	Código contable	Nombre
Obligatorio	Si	Si

Un ejemplo del archivo siguiendo esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/1.+Cuentas+tipo.csv

Terceros

El cargue de terceros es definitivo para poder construir la historia y facilitar el futuro registro en el sistema contable. Para ello creamos una herramienta que recibe los terceros, revisa si están en nuestra base de datos y los crea en el sistema Odoo. Con este proceso habilitamos que la empresa que esta migrando a hacer uso de Numera pueda incluir su historia sin perder información.

El archivo que se debe cargar debe estar en formato CSV y tener la siguiente estructura de columnas :

	Activo	Calle	Ciudad	Correo electrónico	Cuenta a pagar	Cuenta por cobrar	Document Type	Empleado	Es Cliente	Es un Proveedor	Es una compañia	Móvil	NIF o NIT	Nombre	Nombre de la compañía	Notas	País	Posición Fiscal	Sitio web	Teléfono
¿Qué es?	Es tercero está activo o inactivo? Digite TRUE para sí, FALSE para no	Dirección	Ciudad	Correo electrónico	Cuenta contable por pagar para utilizar en los registros de ese tercero. Nosotros asignaremos la cuenta por pagar en caso que usted no la digite	Cuenta contable por cobrar para utilizar en los registros de ese tercero. Nosotros asignaremos la cuenta por cobrar en caso que usted no la digite	"Tipo de documento del tercero (revisa debajo de esta tabla los tipos de documento que tenemos disponible) No debe contener puntos, comas, espacios, ni �[dígito de verificación]	Detalle si es un empleado. Digite 1 TRUE para sí, FALSE para no	Detalle si es un cliente. Digite TRUE para sí, FALSE para no	Detalle si es un proveedor. Digite TRUE para sí, FALSE para no	Detalle si es una compañía o empresa (persona jurídica) Digite TRUE para sí, FALSE para no	Digite el celular	Indique el número de documento	Indique el nombre del tercero	Indique, si desea ,un nombre adicional comercial o sigla	Datos adicionales que desee ver en el tercero	País del tercero	Indique el tipo de contribuyente (revisa debajo de esta tabla las posiciones fiscales que tenemos disponible)	Págin web	Teléfono del tercero
Obligatorio	No	No	No	No	No	No	Si	No	No	No	Si	No	Si	Si	No	No	No	No	No	No

Un ejemplo del archivo siguiendo esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/2.+Terceros+tipo.csv

Los tipos de datos aceptados son:

• Tipo de documento:
  • NIT
  • Cédula de ciudadanía
  • Tarjeta de Identidad
  • Pasaporte
  • Cédula Extranjera
  • ID del Exterior
  • Carné Diplomático
  • Salvoconducto de Permanencia
  • Registro Civil
  • Cédula

• Posiciones fiscales : Los tipos de contribuyente los hemos agrupado así
  • PERSONA JURIDICA
  • PERSONA JURÍDICA AUTORRETENEDOR
  • PERSONA JURÍDICA DEL RÉGIMEN SIMPLE DE TRIBUTACIÓN
  • GRAN CONTRIBUYENTE
  • GRAN CONTRIBUYENTE AUTORRETENEDOR
  • ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO
  • ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO DEL RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL
  • PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA
  • PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA Y DECLAR. DE RENTA
  • PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA, DECLAR. DE RENTA Y RETENEDOR
  • PERSONA NATURAL RESP. DE IVA Y DECLAR. DE RENTA
  • PERSONA NATURAL RESP. DE IVA, DECLAR. DE RENTA Y RETENEDOR
  • INSTITUCIONES DEL ESTADO PUBLICOS Y OTROS
  • TERCERO DEL EXTERIOR

Puntos clave del formato del archivo

# Ningún campo del archivo debe contener "enter". Para buscar en que celdas existen "enter" presione en el archivo de excel Ctrl + L y en la ventana de buscar presione Ctrl + J. Puede buscar los "enter" y quitarlos uno por uno, o reemplazarlos por un espacio o un guión.

Una vez termine el archivo ingrese a la empresa y en la parte inferior encontrará el panel de terceros ( https://app.esnumera.com/companies/ )

Bancos

Esta herramienta la hemos creado para poder crear los diarios de cada uno de los bancos con los que cuenta la empresa y con esto habilitar al usuario a hacer conciliación bancaria de manera efectiva. Odoo tiene una herramienta que permite que los usuarios carguen sus movimientos conectándose al banco y así permitir una conciliación en tiempo real y eficiente. En Numera estamos trabajando con Inellectio para leer los extractos bancarios y facilitar el proceso. Así esperamos no solo cargar los movimientos del extracto sino ademas cruzarlos con inteligencia artificial contra pagos de proveedores previamente cargados en la VURV.

Para crear los bancos el usuario requiere el nombre del banco, el tipo de cuenta y el número de la misma. Al recibir esta infomración crearemos las cuenta contables de manera automática y validaremos el diario para llevar a cabo el proceso cómo se describió en el primer párrafo.

Historia contable

Este es el proceso final con este paso el sistema recibirá la información histórica de la empresa que se esta migrando a Odoo para uso full en Numera y tomará la información que hemos capturado desde los datos recibidos en Plan de cuentas, Bancos y Terceros.

Con la recepción de la Historia realizaremos la verificación de la calidad de los procesos en cada uno de los asientos contables y recopilaremos un set de errores que podrán ser corregidos en ver histórico de errores. Si no surgen errores se registrará toda la historia en Odoo para revisión y validación del contador.

El archivo que se debe cargar debe estar en formato CSV y tener la siguiente estructura de columnas:

	Autonumerico	Pertenece A	Fecha	Cuenta Contable	Debito	Credito	Tabla Rete Fte	NIF o NIT	Tercero Externo	Sucursal	Vencimiento	Abona A Documento	Forma De Pago	Nota	Cheque Numero	Centro de Costos	Verificado	Activo Fijo	Banco_Cheque	Abona_Cheque	PorcRet	Vendedor	AbonaADocumento	IdDocumentoDetalle	Iva Al Costo	BaseRet	Clasificación	Tercero Fondo o Banco	Excluir_NIIF	NoDeducible
¿Qué es?	Id o código que diferencia cada registro. Puede colocar el número 1 para el registro más antiguo, luego el 2, 3, 4 y así sucesivamente	Detalle el tipo de diario o comprobante contable de su sistema y el número; por ejemplo recibo de caja 56	Fecha de contabilización del documento. Se admite una sola fecha por cada diario o comprobante contable	Cuenta contable de registro	Valor débito del movimiento	Valor crédito del movimiento	Valor de retención	No. de documento del tercero (NIT, cc, etc)	Nombre del tercero	Puede detallar si el registro es de una sucursal específica	Detalle fecha de vencimiento si aplica	Detállele no. de documento que pagó si aplica	Detalle forma de pago si aplica	Descripción de la transacción		Detalle el centro de costo si aplica	Si maneja la revisión previa de documentos, detalle la marca	Si el movimiento corresponde a un activo, detalle qué activo es (nombre o código)	Si maneja cheques, detalle el banco	Si maneja cheques, detalle el no. Del cheque	Si es una cuenta de impuestos, detalle el porcentaje de retención		Datos propios de abono de su sistema	Datos propios de documento de su sistema	Detalle si el registro procede de un IVA que se llevó al costo y no descontable	Si es una cuenta de impuestos, detalle la base de retención			Si manejó en su sistema libro NIIF y fiscal detalle TRUE si el registro aplicó para NIIF o FALSE para no	Para las cuentas del gasto, detalle si es deducible en renta. Marque TRUE para sí, FALSE para no.
Obligatorio	Si	Si	Si	Si	Si	Si	No	Si	Si	No	No	No	No	Si	No	No	No	No	No	No	No	No	No	No	No	No	No	No	No	No

Un ejemplo del archivo puedes descargarlo en esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/3.+Movimientos+tipo.csv

Auditorias del archivo

1. Los débitos y créditos de todo el archivo de movimiento deben ser iguales
2. Por precaución, recomendamos que valide si el balance de prueba de su sistema tiene los mismos saldos que el movimiento de la historia que cargará; y que
3. La suma de los valores débito y crédito de cada diario o comprobante contable debe ser iguales
4. Cada comprobante deben tener una sola fecha (ejemplo, el Recibo de caja no. 1 debe tener sólo una fecha)
5. Todas las celdas deben tener un "tercero", "pertenece a", "cuenta contable" y "fecha"
6. La columna NIT sólo admite números, no debe incluir caracteres especiales o letras
7. Verifique que todos los terceros que se relacionan en las columnas NIT y nombre del tercero, existan en el archivo de terceros cargado a Numera.

Tipos de documentos en la columna "Pertenece a"

En la columna 2 del csv "Pertenece a", los nombre de los diarios deben corresponder a:

• Comprobante de Egreso
• Cuenta de Cobro
• Cancelacion Cuentas
• Depreciación
• Factura de Compra
• Factura de Venta
• Nomina de Empleados
• Nota Crédito de Proveedores
• Nota Crédito para Clientes
• Nota de Contabilidad
• Recibo de Caja
• Saldos Iniciales

Puntos clave del formato del archivo

1. Recuerde que el formato de las celdas D, E, F y H debe ser "Número"
2. Las celdas E y F de débito y crédito no pueden estar vacías, en tal caso debe poner cero 0
3. Los valores débito y crédito no pueden ser negativos
4. Los valores débito y crédito deben tener como máximo 6 decimales.
5. Ningún campo del archivo debe contener "enter". Puede buscar los "enter" y quitarlos uno por uno o utilizar la función limpiar para la columna de concepto (Nota) (fórmula =LIMPIAR)
6. Ningún campo del archivo debe contener ";". Para buscar en que celdas existe un punto y coma presione en el archivo de excel Ctrl+L para Windows o Ctrl+B desde Mac y se abrirá la ventana de buscar y reemplazar. En "buscar" digite ";" y reemplacelos por un espacio o un guión.
7. Debe verificar que el formato de la fecha de los asientos (columna C) debe ser inglés estadounidense. Para aplicar este formato seleccione toda la columna C y dé click derecho a su mouse.

Seleccione "formato de celdas" y en fecha escoja el formato inglés (Estados Unidos).

En algunos casos excel no permite cambiar el formato de la fecha, Numera no entiende la razón pero encontramos que puede utilizar la fórmula de convertir fecha a numero para solucionarlo (=FECHANUMERO)

Errores

Ver errores

Numera genera un listado de errores, con cuentas o diarios pendientes por homologar (que Numera no homologó automáticamente y que generalmente son el 30%). Diríjase a la empresas y dé click en "ver"

Le aparecerá toda la imformación de la empresa, diríjase al final de la página y encontrará el histórico de errores

Puede ver los errores que se generaron al cargar la historia con la fecha de cargue, tipo de error, la descipción y si ya está resuelto.

Resolver errores

Para solucionar los errores, dé click en resolver.

Los 3 tipos de error son los siguientes:

1.account (cuenta contable): La cuenta que cargó en la historia no pudo ser homologada a una cuenta ya existente en el plan contable de Numera. Seleccione una cuenta de la lista desplegable para enviar los saldos de esa cuenta a una cuenta existente en Numera (puede buscar por nombre o código). Si la cuenta tiene unas características especificas y no se relaciona con ninguna de las ya existentes, la puede crear; sin embargo, recomendamos en lo posible utilice una cuenta del plan de cuentas estándar de Numera. La última opción es crear la cuenta contable.

Una vez empareje la cuenta contable, dé click en enviar y Numera le confirmará que quedó solucionado el error. En la tabla de errores aparecerá resuelto.

2. accounting_entries (asientos contables: Existen diferencias en los débitos y créditos o fechas de un diario o comprobante contable. En la columna "Descripción" revise qué diario tiene el error y efectúe la corrección. Numera le pedirá que cargue nuevamente la información de ese diario. Debe realizarlo en esta plantilla https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/3.+Movimientos+tipo.csv y enviarlo.

3. journal (diario o comprobante contable): Algún diario o comprobante contable que cargó no pudo ser homologado a un diario ya existente en Numera. Seleccione el diario de la lista desplegable de diarios ya existente en Numera. Si el diario no se relaciona con ninguno de los existentes, lo puede crear.

Revisión y registro de la historia

La historia escrita por Numera en Odoo queda escrita Borrador en desde el panel de Asientos contables

Revisión del cargue

Puede revisar si la historia está "conciliada" con los informes del sistema contable anterior. Puede comprobar los saldos comparando el valor de los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos del sistema anterior vs los que evidencia Odoo.

Para ver los saldos de Odoo revise los informes de Balance de Situación y Ganancias y pérdidas de Odoo (para ver cómo generarlos ingrese [aquí https://wiki.esnumera.com/wiki/Estados_Financieros]). Recuerde que los saldos cargados a Odoo quedan en estado "borrador", entonces en las Opciones de los informes debe incluir las entradas en borrador (no asentadas)

Contabilización de la historia

Para contabilizar su historia dirijase a Asientos contables desde el Asesor del módulo de contabilidad de Odoo

Siga estos 3 pasos:

1. Filtre según su necesidad lo que desea contabilizar, por ejemplo, puede quitar el filtro de "operaciones varias" y agregar como filtro la fecha de corte de la historia y los registros sin contabilizar. Dé click en aplicar.

2. Odoo por defecto muestra 80 diarios (1-80). Seleccione la cantidad total de comprobantes para que. al seleccionarlos, tome todos.

3. Seleccione todos los comprobantes y dé click en Acción/Contabilizar asientos. Odoo se tomará unos minutos mientras realiza el proceso

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Empezar a registrar en Odoo

Consecutivos de los comprobantes contables

Es indispensable que una vez su historia esté cargada debe ir a Odoo a Contabilidad / Configuración / Diarios y en cada diario e indicar el no. de consecutivo desde el cual se debe registrar en Odoo. Por ejemplo si su consecutivo en el anterior sistema para facturas de compras era 4567, deberá colocar 4568.

Registro diario

Puede ingresar [aquí https://wiki.esnumera.com/wiki/Odoo] para ver el plan de capacitación en Odoo.