Difference between revisions of "Migrare"

From Numera Wiki
Jump to navigation Jump to search
Line 11: Line 11:
  
 
El archivo que se debe cargar debe estar en formato [[CSV]] y tener la siguiente estructura de columnas:  
 
El archivo que se debe cargar debe estar en formato [[CSV]] y tener la siguiente estructura de columnas:  
 +
 +
{| class="wikitable"
 +
!  !! Código !! Nombre de la Cuenta
 +
|-
 +
| ¿Qué es? || Código contable  || Nombre
 +
|-
 +
| Obligatorio || Si || Si
 +
|}
  
 
Un ejemplo del archivo siguiendo esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/1.+Cuentas+tipo.csv
 
Un ejemplo del archivo siguiendo esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/1.+Cuentas+tipo.csv
Line 17: Line 25:
 
El cargue de terceros es definitivo para poder construir la historia y facilitar el futuro registro en el sistema contable. Para ello creamos una herramienta que recibe los terceros, revisa si están en nuestra base de datos y los crea en el sistema [[Odoo]]. Con este proceso habilitamos que la empresa que esta migrando a hacer uso de [[Numera]] pueda incluir su historia sin perder información.
 
El cargue de terceros es definitivo para poder construir la historia y facilitar el futuro registro en el sistema contable. Para ello creamos una herramienta que recibe los terceros, revisa si están en nuestra base de datos y los crea en el sistema [[Odoo]]. Con este proceso habilitamos que la empresa que esta migrando a hacer uso de [[Numera]] pueda incluir su historia sin perder información.
  
El archivo que se debe cargar debe estar en formato [[CSV]] y tener la siguiente estructura de columnas:
+
El archivo que se debe cargar debe estar en formato [[CSV]] y tener la siguiente estructura de columnas :
 +
 
 +
{| class="wikitable"
 +
! Activo !! Calle !! Ciudad !! Correo electrónico !! Cuenta a pagar !! Cuenta por cobrar !! Document Type !! Empleado !! Es Cliente !! Es un Proveedor !! Es una compañia !! Móvil !! NIF o NIT !! Nombre !! Nombre de la compañía !! Notas !! País !! Posición Fiscal !! Sitio web !! Teléfono
 +
|-
 +
| Es tercero está activo o inactivo? Digite 1 para sí, 0 para no || Dirección || Ciudad || Correo electrónico || Cuenta contable por pagar para utilizar en los registros de ese tercero. Nosotros asignaremos la cuenta por pagar en caso que usted no la digite || Cuenta contable por cobrar para utilizar en los registros de ese tercero. Nosotros asignaremos la cuenta por cobrar en caso que usted no la digite || "Tipo de documento del tercero, puede elegir:
 +
|-
 +
| NIT
 +
|-
 +
| Cédula de ciudadanía
 +
|-
 +
| Tarjeta de Identidad
 +
|-
 +
| Pasaporte
 +
|-
 +
| Cédula Extranjera
 +
|-
 +
| ID del Exterior
 +
|-
 +
| Carné Diplomático
 +
|-
 +
| Salvoconducto de Permanencia
 +
|-
 +
| Registro Civil
 +
|-
 +
| Cédula" || Detalle si es un empleado. Digite 1 para sí y 0 para no || Detalle si es un cliente. Digite 1 para sí y 0 para no || Detalle si es un proveedor. Digite 1 para sí y 0 para no || Detalle si es una compañía o empresa (persona jurídica) Digite 1 para sí y 0 para no || Digite el celular || Indique el número de documento || Indique el nombre del tercero || Indique, si desea ,un nombre adicional comercial o sigla || Datos adicionales que desee ver en el tercero || País del tercero || "Indique el tipo de contribuyente:
 +
|-
 +
| PERSONA JURIDICA
 +
|-
 +
| PERSONA JURÍDICA AUTORRETENEDOR
 +
|-
 +
| RÉGIMEN SIMPLE DE TRIBUTACIÓN
 +
|-
 +
| GRAN CONTRIBUYENTE
 +
|-
 +
| GRAN CONTRIBUYENTE AUTORRETENEDOR
 +
|-
 +
| ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO
 +
|-
 +
| ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO DEL RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL
 +
|-
 +
| PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA
 +
|-
 +
| PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA Y DECLAR. DE RENTA
 +
|-
 +
| PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA, DECLAR. DE RENTA Y RETENEDOR
 +
|-
 +
| PERSONA NATURAL RESP. DE IVA Y DECLAR. DE RENTA
 +
|-
 +
| PERSONA NATURAL RESP. DE IVA, DECLAR. DE RENTA Y RETENEDOR
 +
|-
 +
| INSTITUCIONES DEL ESTADO PUBLICOS Y OTROS
 +
|-
 +
| TERCERO DEL EXTERIOR
 +
|-
 +
|
 +
|-
 +
| " || Págin web || Teléfono del tercero
 +
|-
 +
| No || No || No || No || No || No || Si || No || No || No || Si || No || Si || Si || No || No || No || No || No || No
 +
|}
  
 
Un ejemplo del archivo siguiendo esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/2.+Terceros+tipo.csv
 
Un ejemplo del archivo siguiendo esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/2.+Terceros+tipo.csv
Line 31: Line 99:
 
Con la recepción de la [[Historia]] realizaremos la verificación de la calidad de los procesos en cada uno de los asientos contables y recopilaremos un set de errores que podrán ser corregidos en ver [[histórico de errores]]. Si no surgen errores se registrará toda la historia en [[Odoo]] para revisión y validación del [[contador]].
 
Con la recepción de la [[Historia]] realizaremos la verificación de la calidad de los procesos en cada uno de los asientos contables y recopilaremos un set de errores que podrán ser corregidos en ver [[histórico de errores]]. Si no surgen errores se registrará toda la historia en [[Odoo]] para revisión y validación del [[contador]].
  
Numera requiere que cargue 3 archivos para subir su historia:
 
 
#Asientos contables históricos
 
#Terceros
 
#Plan de cuentas
 
 
===[[Asientos contables históricos]]===
 
 
Corresponde a todos los registros contables que causó en su antiguo sistema, registro por registro.
 
 
El archivo que se debe cargar debe estar en formato [[CSV]] y tener la siguiente estructura de columnas:
 
El archivo que se debe cargar debe estar en formato [[CSV]] y tener la siguiente estructura de columnas:
  
Line 51: Line 110:
  
 
Un ejemplo del archivo puedes descargarlo en esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/NUM+200825+DKH+Baes+cargue+de+historia.csv
 
Un ejemplo del archivo puedes descargarlo en esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/NUM+200825+DKH+Baes+cargue+de+historia.csv
 
===[[Terceros]]===
 
 
Son todos los [[terceros]] (clientes, empleados, proveedores, y otros) con los que se han registrado asientos contables. El archivo que se debe cargar debe estar en formato [[CSV]] y tener la siguiente estructura de columnas:
 
  
 
===Ver errores===
 
===Ver errores===

Revision as of 22:39, 1 September 2020

La parametrización de los sistemas contable es el principal dolor de cabeza de una empresa cuando se está empezando a registrar contablemente. Para solucionar este problema en Numera hemos mapeado todas las opciones que puede tener un registro entre dos entidades en Colombia.

La solución tecnológica de Numera toma la información registrada por el usuario y pobla (llena) las tablas que parametrizan Odoo. Esto lo hace de manera automática y a partir de este proceso las empresas podrán hacer sus registros cubriendo impuestos y reconocimientos contables.

La información que se puede subir a Migrare se describe a continuación:

Plan de Cuentas

Esta información se carga para ser homologada contra el PUC o Plan de cuentas universal que hemos determinado usaremos en Numera. En Numera entendemos por homologada que vamos a tomar cada una de las cuentas del PUC actual y las vamos a relacionar con las del PUC Numera.

Al realizar este proceso, la inteligencia de Numera habilitará la historia ligada a unas cuentas originales para que se lleve a el nuevo PUC que se ha generado en Odoo de manera automática.

El archivo que se debe cargar debe estar en formato CSV y tener la siguiente estructura de columnas:

Código Nombre de la Cuenta
¿Qué es? Código contable Nombre
Obligatorio Si Si

Un ejemplo del archivo siguiendo esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/1.+Cuentas+tipo.csv

Terceros

El cargue de terceros es definitivo para poder construir la historia y facilitar el futuro registro en el sistema contable. Para ello creamos una herramienta que recibe los terceros, revisa si están en nuestra base de datos y los crea en el sistema Odoo. Con este proceso habilitamos que la empresa que esta migrando a hacer uso de Numera pueda incluir su historia sin perder información.

El archivo que se debe cargar debe estar en formato CSV y tener la siguiente estructura de columnas :

Activo Calle Ciudad Correo electrónico Cuenta a pagar Cuenta por cobrar Document Type Empleado Es Cliente Es un Proveedor Es una compañia Móvil NIF o NIT Nombre Nombre de la compañía Notas País Posición Fiscal Sitio web Teléfono
Es tercero está activo o inactivo? Digite 1 para sí, 0 para no Dirección Ciudad Correo electrónico Cuenta contable por pagar para utilizar en los registros de ese tercero. Nosotros asignaremos la cuenta por pagar en caso que usted no la digite Cuenta contable por cobrar para utilizar en los registros de ese tercero. Nosotros asignaremos la cuenta por cobrar en caso que usted no la digite "Tipo de documento del tercero, puede elegir:
NIT
Cédula de ciudadanía
Tarjeta de Identidad
Pasaporte
Cédula Extranjera
ID del Exterior
Carné Diplomático
Salvoconducto de Permanencia
Registro Civil
Cédula" Detalle si es un empleado. Digite 1 para sí y 0 para no Detalle si es un cliente. Digite 1 para sí y 0 para no Detalle si es un proveedor. Digite 1 para sí y 0 para no Detalle si es una compañía o empresa (persona jurídica) Digite 1 para sí y 0 para no Digite el celular Indique el número de documento Indique el nombre del tercero Indique, si desea ,un nombre adicional comercial o sigla Datos adicionales que desee ver en el tercero País del tercero "Indique el tipo de contribuyente:
PERSONA JURIDICA
PERSONA JURÍDICA AUTORRETENEDOR
RÉGIMEN SIMPLE DE TRIBUTACIÓN
GRAN CONTRIBUYENTE
GRAN CONTRIBUYENTE AUTORRETENEDOR
ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO
ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO DEL RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL
PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA
PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA Y DECLAR. DE RENTA
PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA, DECLAR. DE RENTA Y RETENEDOR
PERSONA NATURAL RESP. DE IVA Y DECLAR. DE RENTA
PERSONA NATURAL RESP. DE IVA, DECLAR. DE RENTA Y RETENEDOR
INSTITUCIONES DEL ESTADO PUBLICOS Y OTROS
TERCERO DEL EXTERIOR
" Págin web Teléfono del tercero
No No No No No No Si No No No Si No Si Si No No No No No No

Un ejemplo del archivo siguiendo esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/2.+Terceros+tipo.csv

Bancos

Esta herramienta la hemos creado para poder crear los diarios de cada uno de los bancos con los que cuenta la empresa y con esto habilitar al usuario a hacer conciliación bancaria de manera efectiva. Odoo tiene una herramienta que permite que los usuarios carguen sus movimientos conectándose al banco y así permitir una conciliación en tiempo real y eficiente. En Numera estamos trabajando con Inellectio para leer los extractos bancarios y facilitar el proceso. Así esperamos no solo cargar los movimientos del extracto sino ademas cruzarlos con inteligencia artificial contra pagos de proveedores previamente cargados en la VURV.

Para crear los bancos el usuario requiere el nombre del banco, el tipo de cuenta y el número de la misma. Al recibir esta infomración crearemos las cuenta contables de manera automática y validaremos el diario para llevar a cabo el proceso cómo se describió en el primer párrafo.

Historia contable

Este es el proceso final con este paso el sistema recibirá la información histórica de la empresa que se esta migrando a Odoo para uso full en Numera y tomará la información que hemos capturado desde los datos recibidos en Plan de cuentas, Bancos y Terceros.

Con la recepción de la Historia realizaremos la verificación de la calidad de los procesos en cada uno de los asientos contables y recopilaremos un set de errores que podrán ser corregidos en ver histórico de errores. Si no surgen errores se registrará toda la historia en Odoo para revisión y validación del contador.

El archivo que se debe cargar debe estar en formato CSV y tener la siguiente estructura de columnas:

Autonumerico Pertenece A Fecha Cuenta Contable Debito Credito Tabla Rete Fte Tercero Externo Sucursal Vencimiento Abona A Documento Forma De Pago Cheque Numero Nota Centro de Costos Verificado Activo Fijo Banco_Cheque Abona_Cheque PorcRet Vendedor AbonaADocumento IdDocumentoDetalle Iva Al Costo BaseRet Clasificación Tercero Fondo o Banco Excluir_NIIF NoDeducible
¿Qué es? Consecutivo que viene desde su sistema (Id que diferencia un documento de otro) Detalle el tipo de diario o comprobante contable de su sistema y el número; por ejemplo recibo de caja 56 Fecha de contabilización del documento, debe ir en formato día-fecha-año Cuenta contable de registro Valor débito del movimiento Valor crédito del movimiento Especifica si el movimiento tuvo retenciones por empleado. Colocar 1 para sí y 0 o dejar la celda vacía para no Tercero al que se asocia el registro Puede detallar si el registro es de una sucursal específica Detalle, en el caso de cuentas por cobrar o pagar, su fecha de vencimiento Detalle, en el caso de cuentas por cobrar o pagar, el no. De documento que pagó Detalle forma de pago: Crédito / Contado Descripción de la transacción Detalle el centro de costo Si su empresa maneja la revisión previa de documentos, detalle si el asiento contable se verificó. Marque 1 para sí, 0 para no Si el movimiento corresponde a un activo, detalle qué activo es Si maneja cheques, detalle el banco Si maneja cheques, detalle el no. Del cheque Si es una cuenta de impuestos, detalle el porcentaje de retención Datos propios de abono de su sistema Datos propios de documento de su sistema Detalle si el registro procede de un IVA que se llevó al costo y no descontable Si es una cuenta de impuestos, detalle la base de retención Si manejó en su sistema anterior 2 libros (libro NIIF y fiscal) detalle si el registro aplicó para NIIF. Coloque 1 para sí y 0 para no Para las cuentas del gasto, detalle si es deducible en renta. Marque 1 para sí, 0 apra no.
Obligatorio No Si Si Si Si Si No Si No No No No Si No No No No No No No No No No No No No No No

Un ejemplo del archivo puedes descargarlo en esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/NUM+200825+DKH+Baes+cargue+de+historia.csv

Ver errores

Diríjase a la empresas y dé click en "ver"

Ir a empresas.jpg

Ver datos empresa.jpg

Le aparecerá toda la imformación de la empresa, diríjase al final de la página y encontrará el histórico de errores

Ver histórico errores historia.jpg

Puede ver los errores que se generaron al cargar la historia con la fecha de cargue, tipo de error, la descipción y si ya está resuelto.

Resolver errores

Para solucionar los errores, dé click en resolver.

Click en resolver errores.jpg


Los 3 tipos de error son los siguientes (recomendamos resolverlos en este orden):

  1. accounting_entries (asientos contables: Existen diferencias en los débitos y créditos de un diario o comprobante contable. En la columna "Descripción" revise qué diario tiene el error y efectúe la corrección. Numera le pedirá que cargue nuevamente la información de ese diario. Debe realizarlo en esta plantilla https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/Movimientos+tipo.csv y enviarlo.

Dar solución al error saldos diarios.JPG


  1. journal (diario o comprobante contable): Algún diario o comprobante contable que cargó no pudo ser homologado a un diario ya existente en Numera. Seleccione el diario de la lista desplegable de diarios ya existente en Numera. Si el diario no se relaciona con ninguno de los existentes, lo puede crear.
  1. account (cuenta contable): La cuenta que cargó en la historia no pudo ser homologada a una cuenta ya existente en el plan contable de Numera. Seleccione una cuenta de la lista desplegable para enviar los saldos de esa cuenta a una cuenta existente en Numera. Si la cuenta tiene unas características especificas y no se relaciona con ninguna de las ya existentes, la puede crear.

Dar solucion al error cuenta.jpg

Una vez empareje la cuenta contable, dé click en enviar y Numera le confirmará que quedó solucionado el error. En la tabla de errores aparecerá resuelto.

Solucionado Error cuenta.JPG