Migrare

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La parametrización de los sistemas contable es el principal dolor de cabeza de una empresa cuando está empezando a registrar contablemente. Para solucionar este problema en Numera hemos mapeado todas las opciones que puede tener un registro entre dos entidades en Colombia.

La solución tecnológica de Numera toma la información registrada por el usuario y pobla (llena) las tablas que parametrizan Odoo. Esto lo hace de manera automática y a partir de este proceso las empresas podrán hacer sus registros cubriendo impuestos y reconocimientos contables.

Nuestro objetivo con este proceso es que la empresa tenga todos los asientos contables en el nuevo software, como si siempre los hubiese registrado allí.

Para cargar la información ingrese a https://esnumera.com/companies/ y busque la compañía que desea migrar. Dé click en ver y en la parte inferior encontrará la información que se puede subir a Migrare, que se describe a continuación:

Plan de Cuentas

Esta información se carga para ser homologada contra el PUC o Plan de cuentas universal que hemos determinado usaremos en Numera ver aquí el plan de cuenta estándar de Numera. En Numera entendemos por "homologación" que vamos a tomar cada una de las cuentas del PUC actual y las vamos a relacionar con las del PUC Numera.

Al realizar este proceso, la inteligencia de Numera habilitará la historia ligada a unas cuentas originales para que se lleve a el nuevo PUC que se ha generado en Odoo de manera automática. El resultado aproximado de homologación es el 50% de cuentas

El archivo que se debe cargar debe estar en formato CSV y tener la siguiente estructura de columnas:

Código Nombre de la Cuenta
¿Qué es? Código contable Nombre
Obligatorio Si Si

Un ejemplo del archivo siguiendo esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/1.+Cuentas+tipo.csv

Terceros

El cargue de terceros es definitivo para poder construir la historia y facilitar el futuro registro en el sistema contable. Para ello creamos una herramienta que recibe los terceros, revisa si están en nuestra base de datos y los crea en el sistema Odoo. Con este proceso habilitamos que la empresa que esta migrando a hacer uso de Numera pueda incluir su historia sin perder información.

El archivo que se debe cargar debe estar en formato CSV y tener la siguiente estructura de columnas :

Activo Calle Ciudad Correo electrónico Cuenta a pagar Cuenta por cobrar Document Type Empleado Es Cliente Es un Proveedor Es una compañia Móvil NIF o NIT Nombre Nombre de la compañía Notas País Posición Fiscal Sitio web Teléfono
¿Qué es? Es tercero está activo o inactivo? Digite TRUE para sí, FALSE para no Dirección Ciudad Correo electrónico Cuenta contable por pagar para utilizar en los registros de ese tercero. Nosotros asignaremos la cuenta por pagar en caso que usted no la digite Cuenta contable por cobrar para utilizar en los registros de ese tercero. Nosotros asignaremos la cuenta por cobrar en caso que usted no la digite "Tipo de documento del tercero (revisa debajo de esta tabla los tipos de documento que tenemos disponible) No debe contener puntos, comas, espacios, ni �[dígito de verificación] Detalle si es un empleado. Digite 1 TRUE para sí, FALSE para no Detalle si es un cliente. Digite TRUE para sí, FALSE para no Detalle si es un proveedor. Digite TRUE para sí, FALSE para no Detalle si es una compañía o empresa (persona jurídica) Digite TRUE para sí, FALSE para no Digite el celular Indique el número de documento Indique el nombre del tercero Indique, si desea ,un nombre adicional comercial o sigla Datos adicionales que desee ver en el tercero País del tercero Indique el tipo de contribuyente (revisa debajo de esta tabla las posiciones fiscales que tenemos disponible) Págin web Teléfono del tercero
Obligatorio No No No No No No Si No No No Si No Si Si No No No No No No

Un ejemplo del archivo siguiendo esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/2.+Terceros+tipo.csv

Los tipos de datos aceptados son:

  • Tipo de documento:
    • NIT
    • Cédula de ciudadanía
    • Tarjeta de Identidad
    • Pasaporte
    • Cédula Extranjera
    • ID del Exterior
    • Carné Diplomático
    • Salvoconducto de Permanencia
    • Registro Civil
    • Cédula
  • Posiciones fiscales : Los tipos de contribuyente los hemos agrupado así
    • PERSONA JURIDICA
    • PERSONA JURÍDICA AUTORRETENEDOR
    • PERSONA JURÍDICA DEL RÉGIMEN SIMPLE DE TRIBUTACIÓN
    • GRAN CONTRIBUYENTE
    • GRAN CONTRIBUYENTE AUTORRETENEDOR
    • ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO
    • ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO DEL RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL
    • PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA
    • PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA Y DECLAR. DE RENTA
    • PERSONA NATURAL NO RESP. DE IVA, DECLAR. DE RENTA Y RETENEDOR
    • PERSONA NATURAL RESP. DE IVA Y DECLAR. DE RENTA
    • PERSONA NATURAL RESP. DE IVA, DECLAR. DE RENTA Y RETENEDOR
    • INSTITUCIONES DEL ESTADO PUBLICOS Y OTROS
    • TERCERO DEL EXTERIOR

Puntos clave del formato del archivo

# Ningún campo del archivo debe contener "enter". Para buscar en que celdas existen "enter" presione en el archivo de excel Ctrl + L y en la ventana de buscar presione Ctrl + J. Puede buscar los "enter" y quitarlos uno por uno, o reemplazarlos por un espacio o un guión.

Una vez termine el archivo ingrese a la empresa y en la parte inferior encontrará el panel de terceros ( https://app.esnumera.com/companies/ )

Bancos

Esta herramienta la hemos creado para poder crear los diarios de cada uno de los bancos con los que cuenta la empresa y con esto habilitar al usuario a hacer conciliación bancaria de manera efectiva. Odoo tiene una herramienta que permite que los usuarios carguen sus movimientos conectándose al banco y así permitir una conciliación en tiempo real y eficiente. En Numera estamos trabajando con Inellectio para leer los extractos bancarios y facilitar el proceso. Así esperamos no solo cargar los movimientos del extracto sino ademas cruzarlos con inteligencia artificial contra pagos de proveedores previamente cargados en la VURV.

Para crear los bancos el usuario requiere el nombre del banco, el tipo de cuenta y el número de la misma. Al recibir esta infomración crearemos las cuenta contables de manera automática y validaremos el diario para llevar a cabo el proceso cómo se describió en el primer párrafo.

Historia contable

Este es el proceso final con este paso el sistema recibirá la información histórica de la empresa que se esta migrando a Odoo para uso full en Numera y tomará la información que hemos capturado desde los datos recibidos en Plan de cuentas, Bancos y Terceros.

Con la recepción de la Historia realizaremos la verificación de la calidad de los procesos en cada uno de los asientos contables y recopilaremos un set de errores que podrán ser corregidos en ver histórico de errores. Si no surgen errores se registrará toda la historia en Odoo para revisión y validación del contador.

El archivo que se debe cargar debe estar en formato CSV y tener la siguiente estructura de columnas:

Autonumerico Pertenece A Fecha Cuenta Contable Debito Credito Tabla Rete Fte NIF o NIT Tercero Externo Sucursal Vencimiento Abona A Documento Forma De Pago Nota Cheque Numero Centro de Costos Verificado Activo Fijo Banco_Cheque Abona_Cheque PorcRet Vendedor AbonaADocumento IdDocumentoDetalle Iva Al Costo BaseRet Clasificación Tercero Fondo o Banco Excluir_NIIF NoDeducible
¿Qué es? Id o código que diferencia cada registro. Puede colocar el número 1 para el registro más antiguo, luego el 2, 3, 4 y así sucesivamente Detalle el tipo de diario o comprobante contable de su sistema y el número; por ejemplo recibo de caja 56 Fecha de contabilización del documento. Se admite una sola fecha por cada diario o comprobante contable Cuenta contable de registro Valor débito del movimiento Valor crédito del movimiento Valor de retención No. de documento del tercero (NIT, cc, etc) Nombre del tercero Puede detallar si el registro es de una sucursal específica Detalle fecha de vencimiento si aplica Detállele no. de documento que pagó si aplica Detalle forma de pago si aplica Descripción de la transacción Detalle el centro de costo si aplica Si maneja la revisión previa de documentos, detalle la marca Si el movimiento corresponde a un activo, detalle qué activo es (nombre o código) Si maneja cheques, detalle el banco Si maneja cheques, detalle el no. Del cheque Si es una cuenta de impuestos, detalle el porcentaje de retención Datos propios de abono de su sistema Datos propios de documento de su sistema Detalle si el registro procede de un IVA que se llevó al costo y no descontable Si es una cuenta de impuestos, detalle la base de retención Si manejó en su sistema libro NIIF y fiscal detalle TRUE si el registro aplicó para NIIF o FALSE para no Para las cuentas del gasto, detalle si es deducible en renta. Marque TRUE para sí, FALSE para no.
Obligatorio Si Si Si Si Si Si No Si Si No No No No Si No No No No No No No No No No No No No No No No

Un ejemplo del archivo puedes descargarlo en esta dirección: https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/3.+Movimientos+tipo.csv

Tipos de documentos en la columna "Pertenece a"

En la columna 2 del csv "Pertenece a", los nombre de los diarios deben corresponder a:

  • Comprobante de Egreso
  • Cuenta de Cobro
  • Cancelacion Cuentas
  • Depreciación
  • Factura de Compra
  • Factura de Venta
  • Nomina de Empleados
  • Nota Crédito de Proveedores
  • Nota Crédito para Clientes
  • Nota de Contabilidad
  • Recibo de Caja
  • Saldos Iniciales

Puntos clave del formato del archivo

  1. Recuerde que el formato de las celdas D, E, F y H debe ser "Número"
  2. Las celdas E y F de débito y crédito no pueden estar vacías, en tal caso debe poner cero 0
  3. Los valores débito y crédito no pueden ser negativos
  4. Los valores débito y crédito deben tener como máximo 6 decimales.
  5. La suma de los valores débito y crédito de cada diario o comprobante contable debe ser iguales
  6. Cada comprobante deben tener una sola fecha (ejemplo, el Recibo de caja no. 1 debe tener sólo una fecha)
  7. Ningún campo del archivo debe contener "enter". Para buscar en que celdas existen "enter" presione en el archivo de excel Ctrl + L y se abrirá la ventana de buscar y reemplazar. En "buscar" presione Ctrl + J. Puede buscar los "enter" y quitarlos uno por uno, o reemplazarlos por un espacio o un guión. *Esta opción no está disponible para Mac*
  8. Ningún campo del archivo debe contener ";". Para buscar desde Windows en que celdas existe un punto y coma presione en el archivo de excel Ctrl + L y se abrirá la ventana de buscar y reemplazar. En "buscar" digite ";" y reemplacelos por un espacio o un guión. Si utiliza Mac esta opción no está disponible.
  9. Todas las celdas deben tener un "tercero", "pertenece a", "cuenta contable" y "fecha"
  10. La columna NIT sólo admite números, no debe incluir caracteres especiales o letras
  11. Verifique que todos los terceros que se relacionan en las columnas NIT y nombre del tercero, existan en el archivo de terceros cargado a Numera.
  12. Debe verificar que el formato de la fecha de los asientos (columna C) debe ser inglés estadounidense. Para aplicar este formato seleccione toda la columna C y dé click derecho a su mouse.

Seleccione "formato de celdas" y en fecha escoja el formato inglés (Estados Unidos).

Cambiarfechaainglés.png

Ver errores

Numera genera un listado de errores, con cuentas o diarios pendientes por homologar (que Numera no homologó automáticamente y que generalmente son el 30%). Diríjase a la empresas y dé click en "ver"

Ir a empresas.jpg

Ver datos empresa.jpg

Le aparecerá toda la imformación de la empresa, diríjase al final de la página y encontrará el histórico de errores

Ver histórico errores historia.jpg

Puede ver los errores que se generaron al cargar la historia con la fecha de cargue, tipo de error, la descipción y si ya está resuelto.

Resolver errores

Para solucionar los errores, dé click en resolver.

Click en resolver errores.jpg

Los 3 tipos de error son los siguientes:

1.account (cuenta contable): La cuenta que cargó en la historia no pudo ser homologada a una cuenta ya existente en el plan contable de Numera. Seleccione una cuenta de la lista desplegable para enviar los saldos de esa cuenta a una cuenta existente en Numera (puede buscar por nombre o código). Si la cuenta tiene unas características especificas y no se relaciona con ninguna de las ya existentes, la puede crear; sin embargo, recomendamos en lo posible utilice una cuenta del plan de cuentas estándar de Numera. La última opción es crear la cuenta contable.

Dar solucion al error cuenta.jpg

Una vez empareje la cuenta contable, dé click en enviar y Numera le confirmará que quedó solucionado el error. En la tabla de errores aparecerá resuelto.

Solucionado Error cuenta.JPG

2. accounting_entries (asientos contables: Existen diferencias en los débitos y créditos o fechas de un diario o comprobante contable. En la columna "Descripción" revise qué diario tiene el error y efectúe la corrección. Numera le pedirá que cargue nuevamente la información de ese diario. Debe realizarlo en esta plantilla https://s3.amazonaws.com/dev.esnumera.com/3.+Movimientos+tipo.csv y enviarlo.

Dar solución al error saldos diarios.JPG


3. journal (diario o comprobante contable): Algún diario o comprobante contable que cargó no pudo ser homologado a un diario ya existente en Numera. Seleccione el diario de la lista desplegable de diarios ya existente en Numera. Si el diario no se relaciona con ninguno de los existentes, lo puede crear.


Revisión del cargue

Una vez resueltos los errores puede revisar si la historia está "conciliada" con los informes del sistema contable anterior. Puede comprobar los saldos comparando el valor de los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos del sistema anterior vs los que evidencia Odoo.

Para ver los saldos de Odoo revise los informes de Balance de Situación y Ganancias y pérdidas de Odoo (para ver cómo generarlos ingrese [aquí https://wiki.esnumera.com/wiki/Estados_Financieros]. Recuerde que los saldos cargados a Odoo quedan en estado "borrador", entonces en las Opciones de los informes debe incluir las entradas en borrador (no asentadas)

Empezar a registrar en Odoo

Consecutivos de los comprobantes contables

Es indispensable que una vez su historia esté cargada debe ir a Odoo a Contabilidad / Configuración / Diarios y en cada diario e indicar el no. de consecutivo desde el cual se debe registrar en Odoo. Por ejemplo si su consecutivo en el anterior sistema para facturas de compras era 4567, deberá colocar 4568.

Registro diario

Puede ingresar [aquí https://wiki.esnumera.com/wiki/Odoo] para ver el plan de capacitación en Odoo.