Tercero

Los terceros se refieren a las entidades con las cuales se realizan transacciones en una empresa. Hay tres tipos de terceros, están: los clientes, los empleados y los proveedores. Los terceros pueden pertenecer a más de un tipo, por ejemplo un empleado puede ser cliente de la compañía. Los terceros pueden ser nacionales o terceros del exterior.

Gestión de terceros

En Numera los terceros son el primer pilar por el que ingresa la información a la contabilidad. Los terceros inicialmente se crean desde los documentos que ingresan a Numera. Sin embargo, como necesitarás crear terceros desde Odoo, por ejemplo cuando realizas un anticipo a un tercero que no existía en la contabilidad, también puedes crear terceros desde Odoo y se sincronizarán a Numera. Es decir, los terceros que crees desde el sistema contable se actualizarán en Numera, y viceversa.

Base compartida de terceros

En Numera somos unos convencidos del uso de herramientas para mejorar la gestión y los procesos de nuestros usuarios. Para ello, hemos construido una herramienta de gestión de terceros y esperamos tener una base de datos centralizada de las empresas activas en el comercio en Colombia que pueda ser de uso y consulta permanente, siempre pensando en como optimizar los procesos mecánicos. Esta base permite que la información de los terceros pueda ser útil para varias empresas que adquieran bienes o servicios de un mismo proveedor, y evitar que tenga que re-digitar información que ya existe. Es decir, si Juanita S.A.S compra bienes en Pedro S.A.S, cuando tú recibas una factura de venta de Pedro S.A.S no tendrás que crear y re-digitar los datos públicos como NIT, direcciones, entre otros, de ese tercero, porque Numera reconoce que ese tercero ya existe y te facilitará los datos.

Lo anterior no implica que se pierda la privacidad de los terceros, porque la información que se comparte de los terceros es sólo la pública (información que encontrarías en internet), pero que Numera lo hará por ti.

Consultas

SARLAFT

Hoy en el mundo la gestión contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo es una obligación para los actores del mercado. Así las cosas nuestros usuarios tendrán a disposición un estudio de SARLAFT para todos los terceros con los que realicen transacciones. Este estudio consulta a cada tercero por lo menos una vez al año en las Listas restrictivas determinadas por la Superfinanciera y otras listas disponibles en el mundo para gestionar de la mejor manera este riesgo.

Hoy la consulta se hace en dos momentos:

1. En el momento de la creación del tercero.
2. Una vez al año de manera masiva.

Si alguien sale reportado es informado vía Slack en el canal #revolucionando-la-contabilidad

Los usuarios con versión premium.......

Proveedores Ficticios

Hoy en día la mayoría de empresas a final de año revisan los terceros con los que tuvieron operaciones y con fórmulas de excel revisan si alguno coincide con los terceros de la lista de la DIAN. Hacerlo periódicamente, aunque es una buena medida de control, se vuelve inútil porque ya han pasado varios meses y la DIAN ya lo identificó a usted como comprador de proveedores ficticios Por ello, Numeratiene la base de datos de Proveedores Ficticios reportada por la DIAN y evalúa los terceros en el momento en el que hace la compra y la radica en Numera. Esta base se actualiza cada una vez al año de manera masiva.

Terceros en Odoo

Datos mínimos de los terceros

Todos los terceros que se creen como nuevos en Numera y en Odoo requirán:

• Nombre: Razón social o nombre
• Posición fiscal : Tipo de contribuyente
• Document Type: Tipo de documento como c.c, NIT, etc.
• NIF: no. de documento
• Tipo de compañía: Compañía o persona.
• Ciudad
• Estado
• Cuenta a pagar: cuenta contable de pagos
• Cuenta por cobrar: cuenta contable de cobros
• Empleado: detallar si lo es.
• Es Cliente: detallar si lo es.
• Es un Proveedor: detallar si lo es.

Búsqueda de terceros

Los filtros y agrupaciones de terceros son una herramienta que permite encontrar terceros o crear reportes. Ingresa aquí, desde el minuto 00:50 te enseñamos como

Terceros históricos

Al utilizar Odoo por primera vez puedes subir los terceros que tenías en antiguos sistemas contables. Numera te pedirá que como mínimo le indiques:

• Nombre
• Document Type / Tipo de documento
• NIF
• Tipo de compañía (si es tipo de documento es NIT o ID Exterior tomará "Compañía", de lo contrario tomará "Individual")
• Cuenta a pagar
• Cuenta por cobrar
• Empleado
• Es Cliente
• Es un Proveedor

Datos disponibles

Los terceros en Odoo tienen los siguientes campos disponibles:

Orden	Nombre del campo	¿Para qué sirve?	Datos que permite	Es obligatorio
0	Nombre	Nombre del tercero	Cualquier dato	sí
1	Posición fiscal	Es el tipo de contribuyente, llamada posición fiscal en Odoo	Ver tipo de contribuyente	sí
2	Document Type	Tipo del documento de identificación del tercero	Ver documento de identificación	sí
3	NIF	Documento de identificación del tercero	Cualquier dato	sí
4	Tipo de compañía	Identifica si es una empresa o una persona natural	Individual / Compañía	sí
5	Calle	Dirección principal	Cualquier dato	no
6	Ciudad	Ciudad / municipio / pueblo de la dirección principal	Cualquier dato	sí
7	Estado	Ciudad de la dirección principal (desde lista predeterminada Odoo)	'Ver estados	sí
8	Cuenta a pagar	Todas las transacciones de pago del tercero se llevaran a esa cuenta contable	Cuenta contable que tiene como tipo de cuenta "por pagar"	sí
9	Cuenta por cobrar	Todas las transacciones de cobro del tercero se llevaran a esa cuenta contable	Cuenta contable que tiene como tipo de cuenta "por cobrar"	sí
10	Empleado	El tercero es un empleado	sí / no	sí
11	Es Cliente	El tercero aparecerá en "ventas" sólo sí tiene esta cualidad	sí / no	sí
12	Es un Proveedor	El tercero aparecerá en "compras" sólo sí tiene esta cualidad	sí / no	sí
13	Activo	Permite que el tercero esté activo o inactivo (no es obligatorio porque por defecto lo toma "sí")	sí / no	no
14	Canales	Identifica los canales por el cual se pueden importar o editar terceros	general / OdooBoot	no
15	Additional Info	Detallar información variada que se quiera tener del proveedor	Cualquier dato	no
16	Adjuntos principales	Permite adjuntar información del proveedor	Cualquier archivo	no
17	C.P.	Código postal	Cualquier dato	no
18	Calle2	Dirección secundaria	Cualquier dato	no
19	Compañía	Nombre de la empresa en la que se creará en tercero (no es obligatorio porque por defecto lo carga en la empresa en la que se importa	Nombre de la empresa	no
20	Correo electrónico	e-mail principal (a éste se enviarán comunicados desde Odoo)	Cualquier dato	no
21	Empresa relacionada	Se puede asociar otro tercero al tercero que se está creando	Nombre de la empresa relacionada	no
22	Equipo de Ventas	Terceros que son del equipo de ventas de ese cliente	Nombre de los usuarios	no
23	Etiquetas	Etiquetas que clasifican a terceros	Cliente / Socio	no
24	Grado de confianza para este deudor	Confianza de recaudo de cuentas por cobrar (Buen deudor, deudor normal, deudor incobrable)	Good Debtor / Normal Debtor / Bad Debtor	no
25	Idioma	Idioma en el que manejarán comunicados del tercero	English / Spanish (CO) / Español (CO) / Italian / Italiano	no
26	Lista de Precios	Permite crear una lista de precios especial para el tercero	Lista creada por la empresa	no
27	Mensaje para el pedido de venta	Observación que se mostrará en el pedidos de venta	Aviso / mensaje de bloqueo	no
28	Mensaje para factura	Observación que se mostrará en la factura de venta	Aviso / mensaje de bloqueo	no
29	Móvil	Número de celular	Cualquier dato	no
30	Notas	Detallar información variada que se quiera tener del proveedor	Cualquier dato	no
31	País	País de la dirección principal (desde lista predeterminada Odoo)	Ver país	no
32	Plazo de pago de cliente	Utilizada para fechas de vencimiento en ventas e informes	Contado / 30 días / 60 días / 90 días	no
33	Puesto de trabajo	Para personas define qué cargo tiene en la empresa	Cualquier dato	no
34	Referencia interna	Código que se puede asignar al tercero	Cualquier dato	no
35	Responsable	Usuarios responsables del tercero	Usuarios	no
36	Resumen de la siguiente actividad	Describe a qué se dedica el tercero como actividad secundaria(s)	Cualquier dato	no
37	Sector	Divide un tercerosegún su actividad económica	Ver sector económico	no
38	Siguiente tipo de actividad	Descripción de actividades secundarias del tercero	Cualquier dato	no
39	Sitio web	Página web del tercero	Cualquier dato	no
40	Teléfono	Teléfono del tercero	Cualquier dato	no
41	Términos de Pago	Utilizada para fechas de vencimiento en compras e informes	Contado / 30 días / 60 días / 90 días	no
42	Tipo de dirección	Detalla el tipo de dirección principal (contacto, de ventas, de despacho, otra o privada)	Contact / Invoice address / Shipping address / Other address / Private Address	no
43	Título	Es un pronombre dado al tercero para envío de e-mails	Doctor / Profesor / Señor / Sra. / Srta	no
44	Vendedor	Usuario responsables de ventas del tercero	Nombre del usuario	no
45	Actividades	Describe a qué se dedica el tercero	Cualquier dato	no
46	Bancos	Detalla el banco que tiene el tercero	Ver bancos	no
47	Contactos	Usuarios contacto del tercero de esa empresa (Ejemplo: Contador, Gerente, Administrador)	Usuarios	no
48	Mensajes	Planillas de mensajes que se pueden crear para el tercero (después de la importación del tercero)		no
49	Mensajes del sitio web	Planillas de mensajes que se pueden crear para el tercero (después de la importación del tercero)		no
50	Orden de Venta	Observación que se mostrará en las órdenes de venta	Aviso / mensaje de bloqueo	no

Terceros obligatorios en asientos contables

Para configurar que los terceros sean obligatorios para contabilizar un asiento se debe seguir el siguiente proceso (en la suscripción actual de Numera a Odoo ya hemos realizado este ajuste)

1. Ir a Ajustes > dar click en modo desarrollador
2. Ir a Ajustes > Tecnico > Vistas
3. Buscar la vista de formulario account.move.form
4. En la sección para el campo partner_id poner el atributo required="1"

En un ejemplo especifico dentro de la sección de Journal Items se cambiaría la linea:

<field name="partner_id" domain="['|', ('parent_id', '=', False), ('is_company', '=', True)]"/>

por

<field name="partner_id" required="1" domain="['|', ('parent_id', '=', False), ('is_company', '=', True)]"/>